PA/Office manager

il y a 1 jour

Paris, Ile-de-France M&G plc. Temps plein
At M&G our purpose is to give everyone real confidence to put their money to work. As an international savings and investments business with roots stretching back more than 170 years, we offer a range of financial products and services through Asset Management, Life and Wealth. All three operating segments work together to deliver attractive financial outcomes for our clients, and superior shareholder returns.

Through our behaviours of telling it like it is, owning it now, and moving it forward together with care and integrity; we are creating an exceptional place to work for exceptional talent.

We will consider flexible working arrangements for any of our roles and also offer work place accommodations to ensure you have what you need to effectively deliver in your role.
The Role:

The PA Office Manager will provide high-level administrative support to the Country Head, ensuring smooth day-to-day operations of the office. This includes managing schedules, overseeing operations of the office and coordinating meetings/handling communications.

The role involves liaising with internal and external stakeholders, managing office supplies, and ensuring a well-organised and efficient work environment. The ideal candidate will be proactive, detail oriented, and capable of multitasking in a fast paced, dynamic setting.

Key Responsibilities:
  • Provide comprehensive administrative assistance to the Country Head, including managing calendars, scheduling meetings, and prioritising tasks.
  • Communication Management - handle phone calls, emails and correspondence on behalf of the Country Head, ensuring timely response and proper follow up.
  • Organise and coordinate meetings, prepare agendas and ensure logistical measures are in place.
  • Oversee daily operations, including managing office supplies, facilities, and vendor relationships to ensure a smooth and efficient working environment.
  • Plan and book travel, accommodations, and itineraries for the Country Head and other senior executives as required.
  • Draft, proofread, and edit documents, reports, presentations, and other materials as needed.
  • Serve as a point of contact between the Country Head and internal/external stakeholders, ensuring effective communication and timely follow-up.
  • Handle sensitive information with the utmost confidentiality an professionalism.
  • Project support: Assist with ad-hoc projects and initiatives as directed by the Country Head, ensuring deadlines are met and outcomes achieved.
  • Organise events, team meetings, and conferences, managing logistics and ensuring smooth execution.
  • Oversee the booking and management of meeting rooms, ensuring they are properly set up, equipped, and maintained for meetings and events.
  • Preparing invoices for accounting
  • Manage and process expenses in a timely manner, ensuring accuracy and compliance with company policies. Track and report expenditure for budgeting and financial reporting purposes.

Key Experience, Skills and Behaviours:
  • Proven experience in providing high-level administrative support, ideally within an office management or executive assistant role.
  • Ability to manage multiple tasks and priorities efficiently, ensuring deadlines are met and operations run smoothly.
  • Strong verbal and written communication skills in French and English with the ability to interact with internal and external stakeholders
  • High attention to detail, especially in document management, processing expenses, and handling confidential information.
  • An office administrator with a background in financial services is preferable. Trained paralegal or bank clerk would also be good profiles
  • Experience coordinating meetings, events and managing office logistics
  • Strong problem solving skills, discretion, and the ability to manager multiple priorities
  • Excellent knowledge of MS-Office Suite
  • Self-sufficient and proactive with the ability to demonstrate initiative and work independently
  • Team player with flexibility, adaptability, and the ability to maintain professionalism under pressure

Recruiter - Hannah Curtis
Location - Paris

We have a diverse workforce and an inclusive culture at M&G plc, underpinned by our policies and our employee-led networks who provide networking opportunities, advice and support for the diverse communities our colleagues represent. Regardless of gender, ethnicity, age, sexual orientation, nationality, disability or long term condition, we are looking to attract, promote and retain exceptional people. We also welcome those who take part in military service and those returning from career breaks.

  • Front Office Manager

    il y a 4 semaines

    Paris, Ile-de-France Vendôm Talents Temps plein

    VENDÔM – Nouvelle opportunité – Front Office Manager (H/F) – Établissement hôtelier 5* - Paris Vendôm vous propose une opportunité exceptionnelle en tant que Front Office Manager au sein d’un établissement hôtelier 5* à Paris faisant partie d’un groupe en pleine expansion.À ce poste, vous incarnez l’image de marque de cet établissement...

  • Turnaround Management Office Senior Manager

    Il y a 3 mois

    Paris, Ile-de-France Top of Minds Temps plein

    Turnaround Management Office Senior Manager at MutaresRequirements*Over 8 years of experience in relevant fieldsBusiness transformations and restructuringExperience leading cross-functional teamsStakeholder managementOrganized and analyticalMultiple openings (up to Associate Director)Fluency in English and GermanWillingness to travel 4 days a weekMutares is...

  • Back office Cash management

    Il y a 2 mois

    Paris, Ile-de-France Finance & Accounting Operation Consulting Temps plein

    Avez-vous envie de travailler au sein d'un cabinet de conseil qui prend en compte vos ambitions en répondant à votre besoin d'évolution et de flexibilité ? Fao Consulting est un cabinet de conseil implanté depuis plus de 10 ans en France et à l'international, référencé sur des grands comptes, consolidant sa croissance par la présence...

  • Personal Assistant

    il y a 4 semaines

    Paris, Ile-de-France TALENTS UNIS Temps plein

    Talents unis, expert du recrutement d'Assistant(e)s de Direction, Office Managers et profils RH, recherche pour son client, agence intervenant dans le secteur du conseil spécialisée dans le retail, un(e) Personal Assistant/Office manager. Au sein de cette structure à taille humaine (une vingtaine de personnes) et à l'atmosphère professionnelle...

  • Alternance Office Manager

    Il y a 5 mois

    Paris, Ile-de-France ISCOD Temps plein

    Alternance Office Manager - Paris (F/H) Ceci est une offre pour un contrat en ALTERNANCE. Vous devez être titulaire d’un BACCALAUREAT et remplir les critères d’éligibilité.Qui sommes-nous ?L’ISCOD, spécialiste de la formation en

  • Projects Officer

    il y a 1 mois

    Paris, Ile-de-France CEPR - Centre for Economic Policy Research Temps plein

    Full-time, permanent position €33K to €35K / £28K to £32K per annum, depending on experience Reports to Projects Lead Location: Paris | Primary working language: English Hybrid environment, three days per week on-site Overview This is an exciting moment in CEPR’s 40-year history, as we have opened a Paris office, supported by a consortium of French...

  • Office Manager

    Il y a 5 mois

    Paris, Ile-de-France Viamedis Temps plein

    L’entreprise : Maillon essentiel du système de santé en France, Viamedis accompagne les organismes complémentaires d’assurance maladie et les professionnels de santé grâce à son expertise du Tiers Payant.Depuis plus de 20 ans, Viamedis est attaché aux valeurs de l’Économie Sociale et Solidaire. Aux côtés des organismes complémentaires et des...

  • Alternance Assistant Gestion

    Il y a 3 mois

    Paris, Ile-de-France ISCOD Temps plein

    Alternance Assistant Gestion / Office Manager - Paris (F/H) Ceci est une offre pour un contrat en ALTERNANCE. Vous devez être titulaire d’un BACCALAUREAT et remplir les critères d’éligibilité.Qui sommes-nous ?L’ISCOD, spécialiste

  • Project Management Officer

    il y a 1 mois

    Paris, Ile-de-France Capital Banking Solutions Temps plein

    Activité : Capital Banking Solutions est un éditeur de solutions de front et back office, disposant de références prestigieuses et destiné au monde de la Banque et de la Gestion Privée (banques privées, compagnies d'assurance et sociétés de gestion). Capital Banking Solutions réalise 23m d'euros de Chiffre d'Affaires et compte plus de...

  • Alternance Assistant Comptabilité, RH

    il y a 4 semaines

    Paris, Ile-de-France ISCOD Temps plein

    Alternance Assistant Comptabilité, RH & Office manager - Paris (F/H) Ceci est une offre pour un contrat en ALTERNANCE. Vous devez être titulaire d’un BACCALAUREAT et remplir les critères d’éligibilité.Qui sommes-nous ?L’ISCOD, sp

  • Family Officer

    il y a 4 jours

    Paris, Ile-de-France Fed Finance Banque de Marché Temps plein

    Je suis Marie-Laure Mesclon, consultante Exécutif en recrutement au sein du cabinet Fed Finance et je suis spécialisée dans le recrutement des métiers de la Finance de marché, de l'Asset Management et du Private Equity. Je recherche aujourd'hui pour l'un de mes clients, cabinet de multi Family Office dédié à l'accompagnement des...

  • Stagiaire Office manager Académie H/F

    il y a 1 mois

    Paris, Ile-de-France KEVIN.MURPHY France Temps plein

    KEVIN.MURPHY France recrute !Dans le cadre de sa croissance, la marque KEVIN.MURPHY est à la recherche d'un(e) Office manager H/F en stage afin de rejoindre ses équipes.Ce poste sera basé à Paris.Cette offre est une offre de stage à pourvoir à compter de Janvier 2025.Les candidatures pour des alternances ne pourront être étudiées.Sous la...

  • Project Management Officer

    il y a 1 mois

    Paris, Ile-de-France setec eocen - expertise gestion de projet Temps plein

    Les missionsEn tant qu’ingénieur PMO / Project Management Officer, vous assisterez un chef de projet dans le secteur industriel. Vos responsabilités incluront :Structurer le projet et le planning : Assurer le respect des délais.Contrôler l’avancement : Suivre les délais, coûts et qualité du projet, et rédiger des comptes rendus.Suivre les...

  • Gestionnaire Middle-office OPCVM

    il y a 4 jours

    Paris, Ile-de-France Fed Finance Banque de Marché Temps plein

    Je suis Karine FAVREAU, Directrice Associée au sein de Fed Finance et je suis spécialisée dans le recrutement sur les métiers de la finance de marché, du private equity et de l'asset management. Je recherche, une belle société de gestion d'actifs, une ou un :Gestionnaire Middle-office OPCVM Au sein du Middle-office composé de 5 personnes,...

  • Chef de Cabinet H/F, Manager Administratif

    il y a 3 semaines

    Paris, Île-de-France FED OFFICE Temps plein

    Ce poste est offert par FED OFFICE, un cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux.Description du PosteVous serez chargé(e) de la gestion des agendas, des déplacements en France et à l'étranger, ainsi que de l'organisation de réunions. Vous travaillerez pour 3 partenaires sous...

  • Middle Office Référentiel Market Data

    il y a 4 jours

    Paris, Ile-de-France Grafton Temps plein

    Data Manager - Gestionnaire Market Data Administration H/F Lieu : Paris 9eme Type de contrat : Intérim Durée : 6 mois renouvelable Salaire : 40-50 K selon expérience Début : Janvier 2025 Expérience : Expérience en back middle office idéalement société de gestion, bonne connaissance des providers, Anglais courant indispensable. Vous avez une...

  • Office Manager

    il y a 4 semaines

    Paris, Île-de-France Lynx RH Paris Ouest Temps plein

    Office ManagerRejoignez Lynx RH Paris Ouest et découvrez notre offre de travail en tant qu'Office Manager !Vous serez chargé de la gestion administrative du bureau, en coordonnant les activités quotidiennes et en veillant à ce que tout fonctionne comme il faut. Vous travaillerez en étroite collaboration avec l'équipe de recrutement pour assurer la...

  • Project Manager Officer

    il y a 1 mois

    Paris, Ile-de-France MIGSO-PCUBED Temps plein

    À propos de MIGSO-PCUBEDLeader mondial du conseil en gestion de projets, programmes et portefeuilles, MIGSO-PCUBED accompagne des entreprises prestigieuses à travers l'industrie pour transformer leurs idées en succès.Vos missions :Participer à la création et mise à jour des plannings en équipes pluridisciplinaires.Piloter les coûts et délais,...

  • Middle officer private equity

    Il y a 2 mois

    Paris, Ile-de-France Finance & Accounting Operation Consulting Temps plein

    Dans le cadre de notre développement, nous recherchons nos futur(e)s Middle Officer sur du Private Equity et plus particulièrement sur du contrôle financier sur des fonds d'investissement. Votre mission La mission principale sera d'assurer le suivi de la vie du fonds de la constitution jusqu' à la liquidation. Cela passera par une...

  • Pricing officer H/F

    il y a 4 jours

    Paris, Ile-de-France SAFIR CONSULTING Temps plein

    Équipe en croissance de plus de 50 collaborateurs, Safir Consulting, est un cabinet de Conseil en Management et Systèmes d'information dédié aux secteurs de la Banque, de la Finance ; depuis plus de 10 ans nous accompagnons nos clients dans leurs projets stratégiques de transformation. Notre équipe est composée de consultants expérimentés et...