Assistant.e de Direction

Description du poste

Métier

Direction - Autre métier Direction générale - Dir. Filiale

Intitulé du poste

de Direction - Département Collecte et production F/H

Contrat

CDI

Temps de travail

Temps complet

Date de prise de poste envisagée

Dès que possible

Rémunération

Selon profil

Description de la mission

L'EFS Hauts-de-France - Normandie recherche :

UN(E) ASSISTANT(E) DE DIRECTION 

Département Collecte et production 

Sous la Responsabilité de la Directrice adjointe de l'établissement, vous optimisez l'organisation du département Collecte et Production à travers le suivi de l'activité (indicateurs, tableaux de bord) ainsi que le traitement et la diffusion d'informations et de documents. Vous organisez les rendez-vous, les déplacements, les réunions et assurez l'actualisation des modes opératoires.

Vos missions : 

- Concevoir des outils de suivi d'activité, des tableaux de bord, des indicateurs, des plans d'action, les suivre et les mettre à jour ;

- Assurer le suivi de dossiers spécifiques ou de projets selon les besoins de votre département.

- Gérer la planification collective, les agendas et les déplacements professionnels du personnel du département et de la Directrice ;

- Préparer et organiser les réunions : convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, compte rendu, plan d'action et suivi ;

- Filtrer les appels téléphoniques, assurer l'accueil et l'orientation des visiteurs/personnels ;

- Assurer la gestion du courrier : rédaction, distribution, suivi des réponses et des échéances associées ;

- Centraliser et réaliser les commandes de matériel et fournitures nécessaire au département et vérifier la conformité des livraisons ;

- Rédiger des supports de communication internes : rapport, compte rendu, note, support de présentation ;

- Assurer la diffusion des informations en interne : décision, notes ;

- Assurer l'actualisation des modes opératoires et des procédures ;

- Assurer le classement l'archivage.

Vous aurez également ponctuellement à remplacer votre doublon dans le pool d'Assistants(es) de département lors de ses absences.

Profil

Vous êtes titulaire d'un diplôme en Assistanat (commerciale, marketing ou assistanat de direction) ou disposez d'une expérience avérée dans un poste avec des missions de suivi d'activité.

Sur des tâches diversifiées avec une grande polyvalence, vous devez faire preuve de réactivité, d'une grande capacité d'adaptation, d'un esprit d'initiative et de résistance au stress ce qui vous permettra de remplir les missions qui vous seront confiées.

Vous êtes reconnu(e) pour votre côté organisationnel et savez prioriser vos tâches.

Vous avez le sens de la discrétion.

Vous avez une grande aisance relationnelle, le sens de la diplomatie, et une excellente expression orale et écrite qui vous permet de communiquer de façon claire et précise.

Une maitrise de l'outil Excel est primordiale pour la tenue du poste (tableaux croisés dynamiques, recherche V, mise en forme

Candidat recherché

Niveau d'études min. requis

Bac+2

Diplôme

DEUG / BTS / DUT

Niveau d'expérience min. requis

de 3 à 6 ans

Atouts et conditions de travail

Avantages

Œuvres sociales du Comité Sociale et Economique

28 jours congés payés

JRTT

Organisation de travail

Hybride (2 jours de télétravail possible / semaine)

Notre politique handicap

À compétences égales, la politique de recrutement de l'EFS vise à encourager la représentation des personnes en situation d'handicap. Les candidatures des bénéficiaires d'une RQTH ou assimilés sont les bienvenues.

Localisation du poste

Localisation du poste

France, Nord-Pas de Calais, Nord (59)

Lieu