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Assistant.e de Direction
Il y a 3 mois
Description du poste
Métier
Direction - Autre métier Direction générale - Dir. Filiale
Intitulé du poste
de Direction - Département Collecte et production F/H
Contrat
CDI
Temps de travail
Temps complet
Date de prise de poste envisagée
Dès que possible
Rémunération
Selon profil
Description de la mission
L'EFS Hauts-de-France - Normandie recherche :
UN(E) ASSISTANT(E) DE DIRECTION
Département Collecte et production
Sous la Responsabilité de la Directrice adjointe de l'établissement, vous optimisez l'organisation du département Collecte et Production à travers le suivi de l'activité (indicateurs, tableaux de bord) ainsi que le traitement et la diffusion d'informations et de documents. Vous organisez les rendez-vous, les déplacements, les réunions et assurez l'actualisation des modes opératoires.
Vos missions :
- Concevoir des outils de suivi d'activité, des tableaux de bord, des indicateurs, des plans d'action, les suivre et les mettre à jour ;
- Assurer le suivi de dossiers spécifiques ou de projets selon les besoins de votre département.
- Gérer la planification collective, les agendas et les déplacements professionnels du personnel du département et de la Directrice ;
- Préparer et organiser les réunions : convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, compte rendu, plan d'action et suivi ;
- Filtrer les appels téléphoniques, assurer l'accueil et l'orientation des visiteurs/personnels ;
- Assurer la gestion du courrier : rédaction, distribution, suivi des réponses et des échéances associées ;
- Centraliser et réaliser les commandes de matériel et fournitures nécessaire au département et vérifier la conformité des livraisons ;
- Rédiger des supports de communication internes : rapport, compte rendu, note, support de présentation ;
- Assurer la diffusion des informations en interne : décision, notes ;
- Assurer l'actualisation des modes opératoires et des procédures ;
- Assurer le classement l'archivage.
Vous aurez également ponctuellement à remplacer votre doublon dans le pool d'Assistants(es) de département lors de ses absences.
Profil
Vous êtes titulaire d'un diplôme en Assistanat (commerciale, marketing ou assistanat de direction) ou disposez d'une expérience avérée dans un poste avec des missions de suivi d'activité.
Sur des tâches diversifiées avec une grande polyvalence, vous devez faire preuve de réactivité, d'une grande capacité d'adaptation, d'un esprit d'initiative et de résistance au stress ce qui vous permettra de remplir les missions qui vous seront confiées.
Vous êtes reconnu(e) pour votre côté organisationnel et savez prioriser vos tâches.
Vous avez le sens de la discrétion.
Vous avez une grande aisance relationnelle, le sens de la diplomatie, et une excellente expression orale et écrite qui vous permet de communiquer de façon claire et précise.
Une maitrise de l'outil Excel est primordiale pour la tenue du poste (tableaux croisés dynamiques, recherche V, mise en forme
Candidat recherché
Niveau d'études min. requis
Bac+2
Diplôme
DEUG / BTS / DUT
Niveau d'expérience min. requis
de 3 à 6 ans
Atouts et conditions de travail
Avantages
Œuvres sociales du Comité Sociale et Economique
28 jours congés payés
JRTT
Organisation de travail
Hybride (2 jours de télétravail possible / semaine)
Notre politique handicap
À compétences égales, la politique de recrutement de l'EFS vise à encourager la représentation des personnes en situation d'handicap. Les candidatures des bénéficiaires d'une RQTH ou assimilés sont les bienvenues.
Localisation du poste
Localisation du poste
France, Nord-Pas de Calais, Nord (59)
Lieu
LOOS-
Responsable de site BU Santé
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