Secrétaire chargé des instances

L'ÉTABLISSEMENT :Les Hôpitaux de ChartresLes Hôpitaux de Chartres, établissement support du Groupement Hospitalier de territoire d'Eure et Loir, (HOPE- Hôpitaux publiques Euréliens), disposent d'une capacité de 1009 lits et couvrent l'ensemble des filières du secteur de la santé. Troisième établissement de la région Centre Val de Loire, le CH de Chartres est le 1er employeur du département avec plus de 2500 agents.L'établissement est réparti sur trois sites au sein de l'agglomération chartraine et regroupe neuf pôles de soins couvrant l'ensemble des disciplines médicales, chirurgicales, obstétriques, gériatriques, de soins de suite et de réadaptation, de psychiatrie infanto-juvénile, un pôle management (regroupant les fonctions administratives, RH, finances, logistique, restauration, la qualité et gestion des risques, les achats, le SI, etc.) et compte également un IFSI/IFAS/IFA.Dans le cadre de sa politique diversité, les postes du CH de Chartres sont ouverts aux personnes en situation de handicap.Les Hôpitaux de Chartres c'est aussi La possibilité d'accéder au statut de fonctionnaire, un accès à la formation continue et aux études promotionnelles, la possibilité de télétravail (en fonction du métier) Une crèche sur le site de Louis Pasteur et un restaurant du personnel, une cafétéria et point presse, restauration Food truck, un parking gratuit, Une association de loisirs du personnel et la présence sur site d'une correspondante CGOS (prestations sociales et loisirs.) et MNH (Mutuelle Nationale Hospitalière)La Direction de la stratégie, des coopérations et des affaires juridiques du Centre Hospitalier de Chartres est principalement en charge : du Suivi des dossiers d'autorisations d'activités sanitaires et d'équipements matériels lourds (élaboration des dossiers, rédaction des dossiers et suivi des échéances) ; du suivi des dossiers contentieux (assurances, etc.) ; du développement des coopérations :- Rédaction et suivi des conventions ;- Création de réseaux en partenariat avec des établissements publics et privés (montage des dossiers, organisation des réunions) ;- Suivi du fichier des coopérations, partagé avec le contrôle de gestion ; de l'élaboration et du suivi du projet d'établissement ; du Contrat pluriannuel d'Objectifs et de Moyens ; de l'élaboration des contrats de pôle et du suivi des avenants.LE POSTE :Activités :Secrétariat des Instances du Groupement hospitalier de Territoire d'Eure et Loir :- Organisation des réunions des différentes instances du GHT (Comité Stratégique, Commission Médicale de Groupement, Conférence Territoriale de Dialogue Social) ainsi que le suivi logistique (réservation et préparation des salles) ;- Assurer le secrétariat des instances du GHT (convocation aux réunions, envoi de l'ordre du jour, diffusion des documents, préparation des PPT) ;- Récupération des enregistrements des séances ;- Réalisation des PV des instances (COSTRAT, CMG, CTDS).- Suivi et transmission des informations et des documents afférents aux appels à projets auxquels répond le GHT d'Eure-et-Loir. Secrétariat de la F3SCT :- Récupération des enregistrements des séances ;- Réalisation des PV. Gestion administrative :- Accueil téléphonique, prise de RDV ;- Classement, diffusion des documents et rédaction de relevés de conclusions des réunions. Supervision de la gestion des archives RH - En lien avec l'adjoint administratif chargée du support aux équipes RH. Mission support :En cas d'absence de la secrétaire de la DRH, réalisation des PV du CSE.Participation à l'élaboration du RSU.Organisation du travail :Poste à 80%25 jours de congés et 14 jours de RTT (base 37h30 par semaine à temps plein sur une année complète)PROFIL RECHERCHÉ :Compétences et qualitésTechniques rédactionnelles Discrétion professionnelleBon relationnel et capacité à travailler en équipeCapacité d'écoute et de prise de paroleDiplômes et titre requis réglementaires / Expérience/ Formations requises et/ou appréciéesBac+2Connaissance des outils bureautiqueConnaissance du milieu hospitalier et de son environnement