Administrative Officer

Il y a 2 mois

Calais, France Ambassade de Grande Bretagne Temps plein

Administrative Officer ( Border Force Juxtaposed Operational Services Unit)

**Job Description (Roles and Responsibilities)**

**Who we are**:
The Border Force Europe operations are complex, with over 1000 staff deployed to both immigration and frontline duties, covering nine different ports across our European countries, working 365 days a year with 24/7 coverage.

The BF Europe command is looking for an **Administrative Officer** to join its Juxtaposed Operational Support Unit (JOSU) at Port of Calais, France.

The job holder will be expected to provide a good level of written and oral communication in both French and English. The ability to work independently as well as a team is an essential requirement for this role. The post holder must be able to meet deadlines and work well under pressure, so good time management is essential. There is no line management responsibility.

The core working hours are between 9:00 and 17:00 CET, however there may be a need to deploy flexibly, and the post holder is therefore expected to manage their own hours effectively to meet all elements of the contract.

**The role encompasses**:

- Coordinating with Port Authorities, Contractors, Corporate Services, Operational frontline officers to ensure effective and efficient control operations.
- Oversee and report on accommodation, health and safety and fire safety matters, ensuring all requirements meet both French and UK standards.
- Support Senior Management by liaising with external agencies and stakeholders and providing translation services at meetings with French-speaking stakeholders.
- Monitoring office resources, including equipment, stationery, and uniform items, and liaising with managers, suppliers, and UK based teams, following processes and procedures effectively.
- Ensure compliance with site security protocols and arrange secure access for Border Force members of staff, stakeholders and contractors.
- Flexibility to undertake other duties that may reasonably be required, within the grading and core competences of the job.
- Working at pace to meet the varied business demands.
- To support the Business Support operation as a whole.

**Essential qualifications, skills and experience**
- Proficiency in written and spoken English and French (C1 level according to the Common European Framework of Reference for Languages).
- Provision of written and spoken translation services.
- Excellent customer facing orientation, organisational skills, accuracy and attention to detail.
- Manage time effectively under own direction and prioritise tasks.
- Demonstrate strong teamwork skills.
- Flexibility and multi-tasking.
- Full, valid driving license.

**Desirable qualifications, skills and experience**

**Good to have**:

- Strong people skills and diplomacy.
- Experience within an Anglo/French working environment.
- Good local knowledge and understanding of French law enforcement agencies.
- Willingness to travel
- Flexibility to undertake travel to other Border Force juxtaposed locations dependent on business needs.

**Required behaviours **Changing and Improving, Delivering at Pace, Managing a Quality Service, Working Together

**Application deadline **3 November 2024

**Grade **Administrative Officer (AO)

**Type of Position **Permanent

**Working hours per week **35

**Region **Europe, Eastern Europe & Central Asia

**Country/Territory **France

**Location (City) **Calais

**Type of Post **British Embassy

**Number of vacancies **1

**Salary Currency **EUR

**Salary **3681 (Gross)

**Type of Salary **monthly

**Start Date **4 November 2024

**Other benefits and conditions of employment**

This is a full-time and permanent position of 35 hours gross per week. The position is based in the UKBF office at Port of Calais, France.

The successful applicant will have access to a wide range of learning and development opportunities through the FCDO platforms.

Please note that it is your responsibility to ensure you meet the legal requirements to live and work in this country.

**Learning and Development opportunities**:There will be many opportunities to attend trainings on First Aid, Fire Safety and learn Sharepoint.

The successful applicant will be encouraged to be actively involved in the corporate life of the British Embassy, contributing to the wider objectives of the British Government’s through the France network and supporting the British Embassy’s positive working environment.

**Working Pattern**: The UKBF office at Port of Calais has fixed working hours of 09:00 - 16:30 with no weekend working.

**Other information**:

- The France Network and UKBF are a rewarding and exciting place to work, offering:

- Much scope for personal and professional development: Excellent networks and opportunities for support, including mentoring, coaching, job shadowing and secondments.
- Strong offer for learning and development, including dedicated L&D days.
- An equal, diverse and engaged workplace.
- Opportunities to actively

  • Assistant Back Office

    Il y a 2 mois

    Calais, France GROUPE RESTALLIANCE Temps plein

    Nous recrutons un Assistant Back office (H/F) en **CDI temps partiel à 50%** rattaché(e) au Directeur d'une cuisine centrale basée à **Calais**. **Au quotidien**: Rattaché(e) au Directeur de la cuisine centrale l’assistant(e) back office assure la gestion administrative. Vos principales missions seront: - Saisie de factures - Rédaction de plan...

  • Assistant back office HF

    il y a 21 heures

    Calais, France GROUPE RESTALLIANCE Temps plein

    Nous recrutons un Assistant Back office(H/F) en CDI temps partiel 50% rattach(e) au Directeur dune cuisine centralebase Calais.Au quotidien: Rattach(e) au Directeur de la cuisine centralelassistant(e) back office assure la gestion administrative.Vos principales missions seront : Saisie de facturesRdaction de plan dactionsSaisie de bons de livraisonsVous...

  • Assistant back office

    Il y a 2 mois

    Calais, France Restalliance Temps plein

    Nous recrutons un Assistant Back office (H/F) en CDI temps partiel à 50% rattaché(e) au responsable de secteur, vous travaillerez en lien avec le responsable d'intervention de la cuisine centrale basée à Calais. La cuisine centrale engage des travailleurs handicapés. Dans le cadre de vos missions opérationnelles vous serez amenés à collaborer...

  • Agent Administratif

    il y a 3 semaines

    Calais, France ASN Calais Temps plein

    **L'entreprise** **We connect the word,** **We connect People.** Avec plus de 700 000 km de systèmes sous-marin optiques déployés dans le monde, chez Alcatel Submarine Networks, carrière rime avec aventure, et quotidien avec innovation. Grâce à la synergie de nos équipes, nous concevons des solutions innovantes de haute technologie et développons...

  • Agent administratif F/H

    il y a 3 semaines

    Calais, France ASN Calais Temps plein

    L'entreprise We connect the word,We connect People. Avec plus de 700 000 km de systèmes sous-marin optiques déployés dans le monde, chez Alcatel Submarine Networks, carrière rime avec aventure, et quotidien avec innovation. Grâce à la synergie de nos équipes, nous concevons des solutions innovantes de haute technologie et développons des...

  • Je réalise un soutien administratif

    il y a 1 mois

    Cambrai, Nord-Pas-de-Calais, 59400, Cambrai, France API Engagement Temps plein

    RésuméJe réalise un soutien administratif (à l'échelle de la Délégation), 59400 Cambrai, Bénévolat.Secteur : solidarite-insertionFonction : taches-administrativesStructure d'accueil : Secours Catholique 59Description du postePlusieurs missions sont possibles : • Prise en charge des appels téléphoniques, prise de message, • Mise à jour...

  • Assistant Administratif Service Client

    il y a 3 semaines

    Pas-de-Calais, France ADECCO Temps plein

    Votre missionADECCO ARRAS Tertiaire recrute un Assistant ADV H/F pour l'un de ses clients, spécialisé dans la logistique de produits pharmaceutiques pour les laboratoires, basé à Wancourt, au Sud d'Arras.Mission d'intérim à temps plein, à pourvoir rapidement pour 3 mois.Salaire : SMIC + ticket restaurantHoraires : 08H/16H, 09H/17H du lundi au...

  • Conseiller Clientèle Retraite

    Il y a 3 mois

    Calais, France CARSAT Hauts de France Temps plein

    La CARSAT HAUTS-DE-FRANCE est un organisme de Sécurité Sociale qui remplit 3 grandes missions de service public : la préparation et le paiement de la retraite, la prévention et la tarification des risques professionnels, l'aide et l'accompagnement des assurés en difficultés. 3 missions au service d'une grande idée : la solidarité. La CARSAT des...

  • Conseiller Clientèle Retraite

    Il y a 3 mois

    Calais, France CARSAT HAUTS DE FRANCE Temps plein

    **Conseiller clientèle retraite H/F - Site de Calais**: - CDI - Calais - 26 848 € par an - NIVEAU 4 - NVHADD98285 **CARSAT HAUTS DE FRANCE**: La CARSAT HAUTS-DE-FRANCE est un organisme de Sécurité Sociale qui remplit 3 grandes missions de service public : la préparation et le paiement de la retraite, la prévention et la tarification des risques...

  • Conseiller Association

    il y a 3 semaines

    Calais, France URSSAF NORD-PAS-DE-CALAIS Temps plein

    **Conseiller association**: - CDD - Arras, Calais - 1 808 € par mois - NIVEAU 3 - Télétravail possible - NVHADD100830 **URSSAF NORD-PAS-DE-CALAIS**: **Rejoignez notre collectif et donnez du sens à votre carrière !** L'Urssaf (Union de recouvrement des cotisations de Sécurité sociale et d'allocations familiales) est un organisme de droit privé...

  • Chargé de comptabilité et RH H/F

    il y a 6 jours

    Calais, France GEIQ Emploi et Handicap Temps plein

    Le GEIQ Emploi et Handicap est un regroupement associatif d'employeurs régional et multisectoriel. Comme son nom l'indique, sa mission est d'agir en faveur des personnes ayant un handicap. En partenariat avec nos entreprises adhérentes, nous facilitons et sécurisons l'intégration des travailleurs handicapés via des parcours de montée en compétences...

  • Assistant maîtrise d'ouvrage

    Il y a 5 mois

    Pas-de-Calais, France L’Union sociale pour l’habitat Temps plein

    Description de la missionDans le cadre d'un accroissement temporaire d'activité, nous recherchons notre futur(e) Assistant(e) Maitrise d'Ouvrage au sein de notre pôle Réalisation de Lens en CDD jusque début janvier .Vous serez en charge de la gestion administrative des opérations de maitrise d'ouvrage, tout en assistant l'équipe de Chargés...

  • Assistant ADV H/F

    Il y a 6 mois

    Pas-de-Calais, France Howdens Cuisines Temps plein

    Description de la mission CDD 6 mois dans le cadre d'un remplacement d'un congé maternité En tant qu' assistant ADV et SAV H/F , vous serez en charge de la gestion d'un portefeuille dépôts sur les deux périmètres ADV et SAV, en lien avec l'exécution des missions suivantes :  Prise en charge des demandes : Réception des demandes par...

  • Adjoint à la Responsable RH H/F

    il y a 3 semaines

    Pas-de-Calais, France L'ARCHE LES TROIS FONTAINES (62 164) Temps plein

    Description du poste Intitulé du poste Adjoint à la Responsable RH H/F Contrat 1 - Contrat à Durée Indéterminée - CDI Temps de travail Temps partiel Fourchette de salaire 25-35 k€ Description de la mission La communauté des 3 Fontaines compte différents lieux de vie (7 maisonnées) et de travail (l’ESAT) et...

  • [STAGE] Administrateur.trice Infrastructures

    il y a 3 jours

    Arras, Pas-de-Calais, France Urssaf Temps plein

    Administrateur Infrastructures (H/F) L'Urssaf (Union de recouvrement des cotisations de Sécurité sociale et d'allocations familiales) est un organisme de droit privé chargé d'une mission de service public. Clé de voûte du système de protection sociale français, elle collecte les cotisations et contributions sociales qui sont ensuite redistribuées...

  • Administrateur Infrastructures

    il y a 3 jours

    Arras, Pas-de-Calais, France Urssaf Temps plein

    Administrateur Infrastructures (H/F) Contexte Rejoignez notre collectif et donnez du sens à votre carrière ! L'Urssaf (Union de recouvrement des cotisations de Sécurité sociale et d'allocations familiales) est un organisme de droit privé chargé d'une mission de service public. Clé de voûte du système de protection sociale...