Secrétaire Facturation

Il y a 6 mois


Paris, France AFRIPE Temps plein

Gestion du dossier commercial
- Effectuer les démarches auprès du service commercial pour collecter les informations nécessaires à la facturation.
- Analyser, dans la base de données clients ou le CRM, les composantes du compte client : historique des différents contacts, bon de commande, contrat, CGV (conditions générales de vente).
- Collecter l’ensemble des données générales et les informations spécifiques impactant le contenu de la facture.
- Détecter les éventuelles anomalies ou incohérences, les corriger en liaison avec les services concernés, rédiger le rapport d’anomalies.

Gestion de la facturation et suivi
- Établir la facture conformément au process interne : saisie, codification, édition, rattachement des documents annexes (devis, avoir, bon d’expédition non facturé, avis de paiement, document technique ou douanier ).
- Vérifier la stricte conformité des données aux dispositions légales, faire valider la facture par la force de vente.
- Assurer son émission au client et sa bonne réception, suivre la créance, relancer le client (par téléphone, mail, courrier).
- Contrôler le délai de règlement, suivre et saisir l’encaissement.

Suivi des relations clients
- Traiter et enregistrer les éventuelles réclamations ou litiges liés à la facturation en s’appuyant sur les services concernés, analyser leur contexte, rechercher les causes imputables.
- Suivre les différents en-cours, établir un échéancier de facturation.
- Saisir le règlement client et l’encaissement.
- Maintenir un bon relationnel avec le client.

Suivi comptable et reporting
- Calculer les provisions de clôture mensuelle (FAE [facture à établir]).
- Transmettre au service comptable les informations liées aux encaissements et nécessaires au lettrage.
- Exploiter la balance âgée (document comptable regroupant les clients par dates d’échéance des encaissements).
- Suivre et mettre à jour la base de données clients (adresses, historique des contacts, créances ), classer et archiver tous les documents contractuels et administratifs rattachés.
- Participer aux améliorations du process pour réduire le délai de paiement et sécuriser le mode opératoire (PAF [piste d’audit fiable]).

ACTIVITÉS ÉVENTUELLES
- Gérer un portefeuille mixte de clients consommateurs (B2C) et entreprises (B2B) ou composé exclusivement de fournisseurs entreprises (B2B).
- Participer à l’amélioration des process généraux du service administration des ventes quand il y est rattaché, assurer des relations privilégiées en B2B par des visites ponctuelles.
- Participer à une procédure de recouvrement en contentieux en versant au dossier des éléments qualitatifs.
- Assurer l’assistanat de son manager : gestion du courrier, du planning, des réunions et leurs comptes rendus, mise en forme de documents.
- Dans une entreprise exerçant en libéral : gérer les honoraires des intervenants, refacturer aux clients leurs frais professionnels, gérer les feuilles de temps (transfert de temps, correction des erreurs d’imputation ).

Type d'emploi : Temps plein, Temps partiel, CDD, CDI
Durée du contrat : 6 mois

Rémunération : 2 097,00€ à 2 201,00€ par mois

Nombre d'heures : pas plus de 35 par semaine

Avantages:

- Crèche d'entreprise
- Intéressement et participation
- Prise en charge du transport quotidien
- Réductions tarifaires
- Restaurant d'entreprise

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Flextime
- Heures supplémentaires
- Période de travail de 8 Heures
- Travail en journée

Lieu du poste : En présentiel


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