Ou Un Assistant de La Direction Général

Il y a 6 mois


Strasbourg, France Collectivité européenne d'Alsace Temps plein

Missions

Dans le cadre des assistantes de direction rattachées au secrétaire général, il ou elle apporte une assistance solide et permanente en matière d'organisation professionnelle du DGS et des différents DGA.

Chaque assistante de direction assure ses missions avec polyvalence pour permettre une fluidité et une continuité du service en cas d'absence.

Fonction

**Dans le cadre d'un fonctionnement général, garantissant la continuité et la fluidité du service, les assistantes de direction ont en charge trois missions communes**:
**1. Secrétariat**:

- Commande FIDUCIAL
- A partir d'informations écrites ou orales, rédige quelques courriers simples
- Saisit et met en forme les courriers et documents de formes et contenus divers à destination interne ou externe : courriers, notes, tableaux, diaporamas etc...
- Assure la gestion de courrier sous Elise (enregistrement, ventilation)
- Assure la circulation des parapheurs, courriers, notes...
- Tient à jour le classement du Directeur Général des Services, la mise à jour de bases de données et de fichiers Vérification grammaticale et orthographique des parapheurs I-parapheur courrier, vérification forme et vérification grammaticale

**2. Accueil/Communication**:

- Assure un accueil téléphonique et physique de qualité
- Filtre les appels et oriente les interlocuteurs en donnant des premiers éléments de réponse ou en s'assurant de relayer la demande à l'interlocuteur en capacité de les fournir
- Assure la circulation de l'information entre la Direction Générale et les différents services ainsi qu 'avec le Cabinet. Dispense au réseau des assistantes de la collectivité, les différents changements en matière de circuits et procédures administratives (charte de correspondance etc...)

**3 - Gestion des RH**:

- Coordonne les retours d'informations à la DRH lors des grèves
- Elaboration des fiches congés/RTT
- Saisie des absences (maladie, garde d'enfants) dans l'outil Astre RH
- Dans le cadre du réseau constitué au sein de la collectivité, assure la mission de référent(e) accueil pour les nouveaux arrivants du service / de la direction : commande le matériel, bureau, informatique, etc. ; accueille avec le N+1 le nouvel arrivant et remet les informations nécessaires ; dans les jours suivants, informe et guide.

**4- Animation du réseau des assistantes et formation charte de correspondance**:

- Apporte assistance et conseil en terme d'organisation et de gestion administrative, organise régulièrement des réunion du réseau
- Assure un soutien technique au bon usage d'Elise

**Au titre de ses fonctions d'assistante dédiée à un DGA/DGS, elle assume deux missions spécifiques**:
**1. Assistanat**
- Organise l'agenda et la prise de RDV en fonction des priorités du Directeur Général Adjoint /DGS
- Organise les déplacements du Directeur Général Adjoint/DGS
- Rappelle les informations importantes et transmet les messages
- Intègre les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités (connaissance des dossiers)
- Assure la logistique des réunions et des séminaires (réservation de dates et de salles, convocation, prestations...)
- Assure la collecte des éléments auprès des services pour la préparation des réunions et la constitution des dossiers
- Participe au CODIR de la DGA, prend des notes, rédige les projets de comptes rendus et les diffuse
- Tenir des outils de gestion de l'équipe (tableau de suivi...)

**2. La gestion de dossiers spécifiques**
- Assure la gestion de l'agenda de la DGA/DGS et la préparation de la revue de calendriers hebdomadaires
- Prépare en amont l'ensemble des dossiers d'évaluation
- Gère l'organisation matérielle des séminaires des cadres et des encadrants

Profil recherché

**Savoir**:

- Maîtrise des outils informatique : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Internet, Intranet
- Connaissance du logiciel de courrier Elise
- Connaissance des circuits et procédures administratives
- Connaissance du fonctionnement de la collectivité (organigramme, missions)
- Fonctionnement et compétences des autres collectivités territoriales et de l'Etat
- Procédures internes en lien avec l'activité
- Connaissance de la langue et de la culture régionale

**Savoir-faire**:

- Maîtriser les techniques d'assistanat, de secrétariat et de communication
- Savoir gérer les priorités, respecter les délais et gérer les urgences
- Assurer une bonne transmission de l'information
- Savoir travailler de manière autonome
- Savoir prendre des initiatives
- Produire un travail rapide, fiable et de qualité
- Savoir respecter les procédures
- Posséder des qualités d'organisation et de classement
- Savoir prendre des notes, rédiger des courriers et des comptes rendus
- Faire preuve de capacité de synthèse
- Savoir s'adapter à la diversité des tâches et des interlocuteurs
- Participer à la valorisation de l'image de la collectivité

**Savoir-être**:

- Sens du travai



  • Strasbourg, France Eurométropole de Strasbourg Temps plein

    Les actions menées par la Direction Solidarités, Santé, Jeunesse visent à favoriser le vivre ensemble, le bien-être et la cohésion sociale et ainsi lutter contre les inégalités pour donner à chacun une place pleine et entière à travers un ensemble de services et d’actions de proximité adaptée aux enjeux de territoire. Activités...


  • Strasbourg, France LHH Recruitment Solutions Temps plein

    **Votre mission**: LHH Recruitment Solutions, cabinet de conseil en recrutement, intérim spécialisé, management de transition, et évaluation d'expert.e.s, cadres et dirigeant.es recrute pour son client, un**_ Assistant de Direction Générale _**H/F en **CDD** basé à **Bulgnéville** (88). **Contexte: **Sous la responsabilité de la Direction...


  • Strasbourg, France FTRECAL Temps plein

    **Le Groupe ERMITAGE**, groupe indépendant de plus de 1000 salariés, implanté dans les Vosges et en Franche-Comté, fabrique et commercialise une très large gamme de fromages à forte notoriété nationale et internationale. Nous sommes une coopérative présente sur le territoire depuis plus de 90 ans, en constante évolution, où les valeurs humaines...


  • Strasbourg, France Lynx RH Temps plein

    Lynx RH Strasbourg, cabinet spécialisé dans le recrutement de professionnels dans les métiers de la Gestion Financière et Commerciale, recherche pour son client, acteur majeur de l'efficacité énergétique solidement implanté en Centre Alsace, un Assistant de Direction Générale ( H/F). Vos missions Au sein de cette société leader national sur ses...


  • Strasbourg, France Eurométropole de Strasbourg Temps plein

    Au sein de la direction générale adjointe Transformation Écologique et Économique du Territoire (TEET), la direction Transitions Énergie Climat (DTEC) est composée de 33 agents-es répartis-es en trois services : Énergie et Territoire, Pilotage et Finance Climat, Coopération et Animation des Transitions. Elle porte le développement des énergies...


  • Strasbourg, France Eurométropole de Strasbourg Temps plein

    **Activités principales**: **Activités de secrétariat**: - Assurer l’accueil physique et téléphonique. - Réceptionner, traiter et veiller à la bonne circulation de divers documents (courriers, notes, abonnements, revues ). - Enregistrer et gérer les courriers ainsi que ceux de la boîte aux lettres électronique (enregistrement des courriers,...


  • Strasbourg, France Eurométropole de Strasbourg Temps plein

    Organiser les agendas, prendre des rendez-vous et gérer les conflits d’agendas en fonction des priorités du-de la directeur-directrice et du-de la directeur-directrice adjoint-e. - Rappeler des informations importantes et transmettre des messages. - Assurer l’accueil téléphonique et physique du secrétariat. - Recevoir, filtrer et transmettre les...


  • Strasbourg, France FROMAGERIE DE L’ERMITAGE Temps plein

    Le Groupe ERMITAGE_, groupe indépendant de plus de 1000 salariés, implanté dans les Vosges et en Franche-Comté, fabrique et commercialise une très large gamme de fromages à forte notoriété nationale et internationale._ - Nous sommes une coopérative présente sur le territoire depuis plus de 90 ans, en constante évolution, où les valeurs humaines...


  • Strasbourg, France Pôle Emploi Temps plein

    En tant qu'Assistant / Assistante de Direction, vous assurez le coordination administrative et logistique en lien avec la Direction, de l'ensemble de l'équipe administrative, dans le respect des procédures qualité, afin de garantir la satisfaction clients, la continuité de service et la cohésion d'équipe. Vous assurez un rôle clé d'interface entre...


  • Strasbourg, France Eurométropole de Strasbourg Temps plein

    Les actions menées par la Direction Solidarités, Santé, Jeunesse visent à favoriser le vivre ensemble, le bien-être et la cohésion sociale et ainsi lutter contre les inégalités pour donner à chacun-e une place pleine et entière à travers un ensemble de services et d’actions de proximité adaptés aux enjeux de territoire. **Activités...


  • Strasbourg, France temporis Temps plein

    ASSISTANT(E) DE DIRECTION GENERALE H/F Devenez le bras droit de la Direction Générale d’un groupe à forte notoriété nationale et internationale, où les valeurs humaines de solidarité, partage et authenticité prennent tout leur sens. Afin de faciliter la gestion des activités et des contacts internes et externes, vos principales missions...


  • Strasbourg, Grand Est, France Crédit Mutuel Temps plein

    Résumé du posteNous recherchons un assistant(e) de direction générale pour renforcer notre équipe et apporter une expertise en organisation. Vous travaillerez étroitement avec nos dirigeants pour gérer leur agenda, organiser les déplacements et préparer les réunions internes et externes.Compétences requisesMaitrise des outils bureautiques tels que...


  • Strasbourg, France Association diaconat Bethesda Temps plein

    L’assistant(e) ou secrétaire de direction est le collaborateur direct du directeur général. Il/elle dispose d'un mission d’assistanat auprès de ce dernier. Il ou elle est chargé(e) d’assister dans la gestionet l’organisation administrative de la direction générale et permet donc de faciliter le travail de son supérieur...


  • Strasbourg, France FROMAGERIE DE L’ERMITAGE Temps plein

    Alternance- Vosges**Site de Bulgnéville** (à 10 min de Vittel, 45 min d'Epinal et 50 min de Nancy)Entreprise Le Groupe ERMITAGE, groupe indépendant de plus de 1000 salariés, implanté dans les Vosges et en Franche-Comté, fabrique et commercialise une très large gamme de fromages à forte notoriété nationale et internationale. Nous sommes une...


  • Strasbourg, France Eurométropole de Strasbourg Temps plein

    Parmi les compétences de l’Eurométropole mises en œuvre auprès des habitant-es des 33 communes qui la composent, rattachée à la Direction générale adjointe à la Transformation écologique et économique du territoire, la Direction Eau et risques environnementaux assure: - le pilotage de la politique de l’eau dans tous ses usages ; - la gestion...


  • Strasbourg, France FVDP Temps plein

    Au Siège de la Fondation Vincent de Paul, vous assistez et accompagnez le Président et le Directeur général de la Fondation dans la réalisation de leurs missions avec l’objectif d’en faciliter l’exercice et d’en permettre l’efficience. Vous êtes amené à assurer l’organisation et le fonctionnement harmonieux du siège de la Fondation en...


  • Strasbourg, France Fromages Ermitage Temps plein

    Rattaché(e) à la Directrice Générale du Groupe Ermitage, vous agissez en véritable bras droit administratif et organisationnel afin de faciliter la gestion de ses activités et de ses contacts internes et externes. **Vos missions**: Dans le cadre de vos fonctions, vous aurez pour principales missions de: - Préparer les supports de présentation...


  • Strasbourg, France CABINET DE RECRUTEMENT SUPPLAY STRASBOURG Temps plein

    **Votre Mission**: Nous accompagnons l'un de nos clients basé à Strasbourg pour l'embauche, en CDI de son futur Assistant(e) de Direction Trilingue FR/ANG/ALL H/F. Vous maîtrisez trois langues (français, anglais, allemand) et vous cherchez une opportunité où vos compétences linguistiques et organisationnelles seront pleinement valorisées ? Vous...


  • Strasbourg, France Grand E-Nov+ Temps plein

    Grand E-Nov+ est l’agence d’innovation et de prospection internationale du Grand Est, née sous l’impulsion et avec le soutien de la Région Grand Est et de la Chambre de Commerce et d’Industrie du Grand Est. L’agence contribue au développement et au rayonnement de la région Grand Est en France comme à l’international en guidant les...


  • Strasbourg, France Eurométropole de Strasbourg Temps plein

    Au sein de la Direction Générale Adjointe à la Transformation Écologique et Économique du Territoire, qui regroupe l’ensemble des directions mobilisées dans l’aménagement et la gestion du territoire métropolitain, la Direction du Développement économique et de l’Attractivité (DDEA) est en charge de l’élaboration, la mise en œuvre, le...