Assistant Administratif

Il y a 6 mois

Marseille, France Aix-Marseille Université Temps plein

**Employeur**:
Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels,

122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France.

Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

**Mission**:
**Missions d'assistance à la cheffe de cabinet**:

- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (Personnels) et externes (Usagers) du Doyen
- Organiser la gestion de la salle du conseil (ouverture de la salle, lancement des visioconférences, en binôme avec l'agent polyvalent)
- Superviser l'activité de l'Agent Polyvalent affecté au Cabinet (encadrement fonctionnel)
- Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances
- Assurer la gestion courante de la messagerie du Doyen
- Répondre aux demandes d'informations des différentes structures internes (Ecoles, Unités de Recherche, services, présidence AMU,...) et institutionnelles (AP-HM, ARS, Région Sud, Conférence des Doyens de Médecine,... )
- Sélectionner/ Traiter et diffuser de l'information en interne et en externe
- Organiser, alimenter et mettre à jour les bases de données
- Rédiger et mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, dossiers thématiques),
- Retranscrire des informations orales à l'écrit selon une procédure associée
- Planifier, organiser et rendre-compte sur certains dossiers

**Mission de gestion de l'occupation du domaine public**:

- Gérer [es autorisations d'accès au site et assurer la transmission des décisions en lien avec le service logistique
- Gérer des plannings événementiels
- Participer aux réunions évènementielles
- Instruire les dossiers en vérifiant la recevabilité administrative et financière vis-à-vis d'une procédure dédiée

**Missions de gestion financière**:

- Réaliser les missions de déplacement du décanat
- Gérer quotidiennement les opérations de dépenses de la carte achat
- Emettre les titres de recette de l'occupation du domaine public selon la procédure dédiée

**Missions annexes**:

- Préparer des évènements et examens récurrents en rapport direct entre le cabinet du doyen et les professeurs (habilitation pédagogique, révisions des effectifs, assemblée générale)
- Gestion des CVEC : convocation, participation aux réunions préparatoires, élaboration des dossiers du Doyen
- Participer aux examens et événementiels de l'UFR (élections, assemblée générale...) en fonction des besoins
- Préparer les dossiers RDV du doyen
- Gérer en l'absence de l'assistante de la Direction Administrative, les dossiers et courriers : réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité
- Positionnement hiérarchique : Sous la responsabilité de la cheffe de cabinet_

**Profil**:
**COMPETENCES REQUISES**:
**Connaissances**:

- Connaissance des modes de fonctionnement des administrations publiques, et plus particulièrement des EPSCP
- Connaissance de l'organisation générale, des règles administratives d'AMU et de ses composantes
- Très bonne connaissance des techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Très bonne connaissance des techniques de communication

**Savoir-faire**:

- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir rendre compte
- Accueillir les usagers et personnels, communiquer en faisant preuve de pédagogie
- Analyse des conventions et documents juridiques
- Travailler en équipe
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (pack office, sifac web, messagerie)

**Savoir-être**:

- Sens de l'organisation, savoir planifier et hiérarchiser les priorités
- Capacité d'adaptation
- Rigueur professionnelle exigée
- Discrétion professionnelle et Confidentialité exigées
- Sens relationnel
- Bonne maîtrise de soi et capacité à gérer son stress

**ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL**:
L'UFR des Sciences médicales et Paramédicales représente près de 18 000 étudiants, offre environ 225 formations universitaires. Elle est structurée autour de cinq Ecoles : Médecine, Médecine dentaire, Maïeutique, Sciences de la Réadaptation, Sciences Infirmières, et d'un département des masters et de 28 UMR.

Sous l'autorité du Doyen et responsabilité de la cheffe de cabinet, le poste implique une disponibilité en fonction de l'agenda du Doyen, des astreintes pendant les congés, et des périodes de présence obligatoires (examens, élections notamment). La proximité avec la Direction Administrative implique des échanges réguliers avec la Direction Administrative et ses équipes, avec le service logistique en charge de la gestion opérationnelle des événementiels et le service de la communication.

**Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un env

  • Assistant Administratif

    Il y a 6 mois

    Marseille, France Pôle Emploi Temps plein

    Agence immobilière renforce son équipe et recrute un/une assistant/assistante administrative expérimenté/expérimentée. Vous êtes polyvalent/polyvalente sur vos missions: Gestion administrative: répondre aux mails, fichiers sur tableaux Excel, Vous avez une bonne maîtrise du pack office et une bon rédactionnel, vous êtes en charge du courrier, et...

  • Assistant Administratif

    Il y a 6 mois

    Marseille, France Pôle Emploi Temps plein

    Agence immobilière renforce son équipe et recrute un/une asssitant/assistante administrative expérimenté/expérimentée. Vous êtes polyvalent/polyvalente sur vos missions: Gestion administrative: répondre aux mails, fichiers sur tableaux Excel, Vous avez une bonne maîtrise du pack office et une bon rédactionnel, vous êtes en charge du courrier, et...

  • Assistant Administratif

    Il y a 6 mois

    Marseille, France Pôle Emploi Temps plein

    Je recherche un assistant administratif /une assistante administrative avec de l'expérience, dynamique et pouvant travailler en autonomie. La personne sera en charge de gérer les tâches administrative de la société gestion des plannings, les mails entrants, faire des devis et factures, aussi de répondre à des appels d'offres. -...

  • Assistant Administratif

    Il y a 6 mois

    Marseille, France Pôle Emploi Temps plein

    Vous serez en charge du poste d'Assistant administratif / Assistante administrative dans le secteur de la fabrication de pain industriel. Vos principales missions: - accueil téléphonique et physique - gestion des commandes - gestion des appels d'offres - gestion agenda - gestion du courrier - **Qualification**:Employé non qualifié - **Profil...

  • Assistant Administratif

    Il y a 6 mois

    Marseille, France Pôle Emploi Temps plein

    Pour son ouverture Le Château de Théoule (06), maison du groupe Millésime 5 étoiles, recrute Assistant administratif / Assistante administrative et comptable (H/F) - **Qualification**:Employé qualifié - **Profil recherché**: - **Expérience**:3 ans - **Compétences recherchées**: - Logiciels comptables - Codifier une facture - Codifier un mandat -...

  • Assistant Administratif

    Il y a 2 mois

    Marseille, France beBee Professionals Temps plein 25 000 € - 35 000 €

    Assistant AdministratifbeBee Professionals recherche un Assistant Administratif pour renforcer notre équipe à Marseille 08, France.ResponsabilitésAccueil téléphonique et gestion des courriels entrantsPréparation et suivi des dossiers administratifsOrganisation de réunions et gestion des agendasSaisie de données et mise à jour des bases...

  • Assistant Administratif

    Il y a 2 mois

    Marseille, Provence-Alpes-Côte d'Azur, France beBee Professionals Temps plein 25 000 € - 35 000 €

    beBee Professionals recherche un professionnel pour renforcer son équipe à Marseille, France. En tant qu'assistant administratif, vous serez un support essentiel pour la bonne gestion des tâches administratives quotidiennes.Responsabilités :Accueil téléphonique et gestion des courriels entrants.Préparation et suivi des dossiers...

  • Assistant Administratif

    Il y a 6 mois

    Marseille, France La Sécu recrute Temps plein

    **ASSISTANT ADMINISTRATIF / ASSISTANTE ADMINISTRATIVE (CDD)**: - CDD - Marseille - NIVEAU 4 - Télétravail possible - NVHADD75277 **URSSAF CAISSE NATIONALE**: **Avec vous, agir pour une protection sociale durable et solidaire.** Depuis plus de 60 ans, le réseau des Urssaf est un acteur essentiel de la solidarité nationale. Chaque jour, nous pilotons la...

  • Assistant Administratif Expérimenté

    Il y a 2 mois

    Marseille, France beBee Professionals Temps plein 25 000 € - 35 000 €

    Assistant Administratif - Un Poste à PartagerbeBee Professionals recherche un Assistant Administratif pour rejoindre son équipe à Marseille 09, France. En tant qu'Assistant Administratif, vous serez un membre essentiel de l'équipe pour la gestion des tâches administratives quotidiennes.Compétences requisesMaîtrise des outils bureautiques...

  • Assistant Administratif

    Il y a 6 mois

    Marseille, France temporis Temps plein

    L'agence Temporis de la Joliette recherche pour un client spécialisé dans le transport international un(e)Assistant(e) Administratif (ve) ! ???? Êtes-vous organisé(e), polyvalent(e) ? Êtes-vous à l'aise avec les tâches administratives et aimez-vous travailler dans un environnement dynamique ? Si oui, cette opportunité est faite pour vous ! Nous...

  • Assistant administratif principal

    il y a 4 semaines

    Marseille, Provence-Alpes-Côte d'Azur, France Département des Bouches-du-Rhône Temps plein

    **Description du poste :**Nous recherchons un Assistant administratif principal pour rejoindre l'équipe du Département des Bouches-du-Rhône.**Fonctions principales :**L'Assistant administratif principal aura la responsabilité de soutenir le Chef de Service dans ses attributions et travaillera en lien direct avec lui. Il/Elle sera chargé...

  • Assistant Administratif

    Il y a 2 mois

    Marseille, France Espritek Temps plein

    Notre société est spécialisée dans la prestation de services en informatique, télécom et électricité recherche un(e) assistant(e) administrative. Vous possédez une connaissance de base en gestion des règlements (clients et fournisseurs) et en facturation. Vos principales qualités pour réussir dans ce poste sont: - Rigueur et organisation avec...

  • Assistant administratif spécialisé

    Il y a 2 mois

    Marseille, France beBee Professionals Temps plein 25 000 € - 35 000 €

    beBee Professionals recherche un Assistant administratif spécialisé pour renforcer son équipe à Marseille 08, France. En tant qu'Assistant administratif spécialisé, vous serez un support essentiel pour la bonne gestion des tâches administratives quotidiennes.Responsabilités :Gestion des courriels entrants et accueil téléphonique.Préparation et...

  • Assistant Administratif

    Il y a 6 mois

    Marseille, France temporis Temps plein

    La team Temporis de la Joliette recherche pour son client, entreprise de location de matériels techniques pour l'audiovisuel, le cinéma et la publicité, un(e) Assistant(e)Administratif(ve). Rattaché(e) au Directeur de l’agence, vos principales missions seront les suivantes: - Accueil téléphonique et physique - Traitement administratif des dossiers -...

  • Assistant administratif expérimenté

    Il y a 2 mois

    Marseille, France beBee Professionals Temps plein 25 000 € - 35 000 €

    beBee Professionals recherche un assistant administratif expérimenté pour renforcer son équipe à Marseille. En tant qu'assistant administratif, vous serez chargé de la gestion des tâches administratives quotidiennes, notamment l'accueil téléphonique, la préparation et le suivi des dossiers administratifs, ainsi que l'organisation de...

  • Assistant Administratif Expérimenté

    Il y a 2 mois

    Marseille, France beBee Professionals Temps plein 25 000 € - 35 000 €

    beBee Professionals recherche un Assistant Administratif Expérimenté pour renforcer son équipe à Marseille. En tant qu'Assistant Administratif, vous serez chargé de la gestion des tâches administratives quotidiennes, notamment l'accueil téléphonique, la gestion des courriels, la préparation et le suivi des dossiers administratifs, ainsi que...

  • Assistant Administratif

    Il y a 6 mois

    Marseille 6e, France Cabinet Hazan Temps plein

    Descriptif du poste Dans le cadre d'un remplacement, nous cherchons notre Assistant Administratif ou notre Assistante Administrative. Rattaché à la Direction, vos missions sont les suivantes: - Organiser votre planning autour de la gestion administrative du cabinet - Gestion des contrats d'assurance - Gestion des dossiers clients - Gestion des...

  • Assistant administratif de copropriété

    il y a 1 mois

    Marseille, Provence-Alpes-Côte d'Azur, France LE CABRH Temps plein

    Résumé du posteLe CabRH recrute un assistant administratif de copropriété pour gérer les dossiers assurance sinistres et les dossiers contentieux.La principale mission de l'assistant de copropriété consiste à rédiger les convocations pour les assemblées générales, à réaliser les appels téléphoniques et à gérer les courriers et dossiers.Le...

  • Assistant(E) Administratif(Ve)

    Il y a 6 mois

    Marseille, France Demo160: Core Template TEMC Temps plein

    **Qui sommes-nous?**: L'assistant administratif joue un rôle crucial dans le soutien des opérations de l'organisation en s'acquittant efficacement de diverses tâches administratives. Ce poste requiert une personne polyvalente capable d'effectuer plusieurs tâches à la fois et de maintenir un environnement de travail bien organisé. Les principales...

  • Assistant Administratif

    Il y a 6 mois

    Marseille, France SERVIMO MEDITERRANNEE Temps plein

    Présentation de l'entreprise: SERVIMO est un réseau national de sociétés spécialisées dans les domaines de l’assainissement, de la plomberie, de l’électricité, au service des régies, des collectivités publiques et privées, et des particuliers. Mission du poste: Pour renforcer ses équipes, SERVIMO Méditerranée souhaite intégrer Un (e)...