Gestionnaire Du Planning, Des Examens Et

Entreprise
L’Université Sorbonne Paris Nord (USPN) constitue un pôle majeur d’enseignement et de recherche situé au nord de Paris. Elle compte cinq campus, répartis sur les deux départements de la Seine-Saint-Denis et du Val-d’Oise : Villetaneuse, Bobigny, Saint-Denis, la Plaine Saint-Denis et Argenteuil.
L’Université Sorbonne Paris Nord est une université pluridisciplinaire dont l’offre de formation est structurée autour de cinq grands domaines : droit, sciences politiques et sociales / sciences économiques et de gestion / sciences et technologie / santé, médecine, biologie, sports / lettres, langues, sciences de l’homme et société, culture et communication.
Elle compte aujourd’hui plus de 25 000 étudiants en formation initiale ou continue, répartis sur ses 5 campus, au sein de 9 composantes (5 UFR, 3 IUT, 1 institut).
La recherche est développée au sein de 30 unités de recherche, certaines associées au CNRS ou à l’Inserm, des structures fédératives de recherche, des plateformes de recherche, 2 écoles doctorales, 2 écoles universitaires de recherche (EUR PNGS M&CS et EUR SIePS) ; plusieurs LabEx et EquipEx complètent le dispositif.
Poste
Identification du poste
**Intitulé du poste**: Gestionnaire du planning, des examens et référent.e handicap des étudiant.e.s - F/H
**Catégorie**: B
**Quotité d’affectation sur le poste**: 100%
**Branche d’Activité Professionnelle (BAP)**: J « Gestion et Pilotage »
**Famille d’Activité Professionnelle**: Administration et pilotage
**Correspondance statutaire**: TECH
**Groupe RIFSEEP**: G3
Contexte de travail
**Site d’affectation**: Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Villetaneuse
**Composante / Service**: UFR Lettres, Langues Sciences humaines et des Sociétés (LLSHS)
**Composition du service (effectifs)**: 40
**Fonction d’encadrement**: non
**Rattachement hiérarchique**: Directrice administrative UFR LLSHS
Missions principales et description du poste
Organisation des sessions d’examens
Établissement des plannings des examens/seconde chance dans le cadre d’un portefeuille dédié (2 agents) : 4 mentions de licence/8 ; 5 mentions de master/11, en collaboration avec les directeurs des départements, responsables d’année, gestionnaires pédagogiques (11)
Mise à jour des tableaux supports et des coordonnées des enseignants titulaires, contractuels et vacataires
Réservation des salles et saisie dans le logiciel Hyper planning
Suivi des commandes et préparation des sujets d’examens
Gestion et suivi d’un formulaire pour les demandes de copies (CC) en ligne
Gestion des sujets d’examens - reprographie via le logiciel Imprim’en ligne
Convocation des étudiants inscrits en contrôle terminal
Organisation des examens dans d’autres lieux (ex. gymnase)
Aide au recrutement d’étudiants pour les surveillances d’examens
Participation aux réunions dédiées
Reporting régulier comprenant la gestion des difficultés
Coordination des EDT et affectation des salles de cours (portefeuille dédié)
Gestion des emplois du temps dans Hyper planning (articulation avec les enseignants responsables et les gestionnaires pédagogiques) et du prêt intercomposantes
Gestion des ajustements utiles et des demandes de changements de programmation
Gestion des annulations et/ou reprogrammations de cours dans HP
Accueil et information des publics enseignants et étudiants
Suivi de l’état des salles et des installations en lien avec le référent logistique
Référent handicap des étudiant.e.s de l’UFR (au titre du portefeuille dédié)
Référent handicap et gestion des étudiants en situation de handicap
Accueil, information, accompagnement, suivi et recensement des étudiants en situation de handicap
Planification, suivi et gestion des examens pour les étudiants ayant des besoins particuliers (prêt ordinateur, salle isolée, secrétaire d’examen, installation...)
Recrutement des étudiants secrétaires d’examens
Participation aux réunions organisées par le service handicap
Outils spécifiques à l’activité
**Logiciels spécifiques du domaine**: Apogée, Hyper Planning
**Logiciels courants de la bureautique**: Word, Excel, Power Point
Liens avec d’autres postes ou services
Directrices et directeurs des départements
Enseignants permanents et intervenants extérieurs
Gestionnaires pédagogiques de l’UFR
Responsable du service planning
Modalités de recrutement
Poste à pourvoir mi-novembre 2024.
Poste ouvert prioritairement aux titulaires, mais également ouvert aux contractuels (CDD).
Candidatures (CV et lettre de motivation) via le lien/formulaire dans les meilleurs délais.
Profil
Compétences
Connaissances / Savoir
Connaître l'organisation et le fonctionnement de l'Enseignement Supérieur
Savoir faire
Savoir élaborer des outils et concevoir des améliorations
Maîtriser les logiciels de bureautique (Word, Excel)
Savoir collaborer dans un contexte collectif et transversal
Savoir-êtr