Secrétaire Administratif

L’AVSEA _(Association Vosgienne pour la Sauvegarde de l’Enfance, de l’Adolescence et des Adultes) _est une association ayant pour objet l’accompagnement des personnes en situation de handicap. Elle se compose de 28 établissements et services présents sur l’ensemble du département des Vosges et emploie près de 450 collaborateurs.

**Description du poste**:
**Le Dispositif Adultes et Handicap **a pour mission d’accompagner et d’insérer par le travail, l’habitat et la vie sociale des personnes en situation de handicap au service de leur pleine inclusion.

**Le service d'accompagnement médico-social pour adultes handicapés (SAMSAH) **est un dispositif médico-social destiné aux personnes adultes en situation de handicap vivant à domicile. Il contribue à la réalisation du projet de vie par un accompagnement adapté favorisant les liens familiaux, sociaux, scolaires, universitaires ou professionnels. Il favorise l’autonomie des personnes et facilite aussi leur accès à l'ensemble des services offerts par la collectivité.

**MISSIONS**:

- ** Gestion administrative**:

- Gérer les courriers entrés et sortis
- Participer aux enquêtes des différents financeurs ou organismes publics
- Rédiger des comptes-rendus de réunion
- Rédiger des documents administratifs
- Gérer les courriers entrés et sortis
- Créer et gérer les dossiers, archivage
- Créer et suivre des outils de gestion administrative
- Mettre à jour les affichages, y compris les affichages obligatoires conformément aux obligations légales de l'employeur
- Réaliser des tâches diverses de secrétariat
- **Accueil**:

- Accueillir, renseigner et/ou orienter toutes personnes extérieures à l’AVSEA, les salariés de l’Association, les personnes accompagnées, les partenaires, les familles, les bénévoles, etc.
- ** Logistique organisationnelle et matérielle**:

- Participer à l’organisation des réunions, des rencontres et évènements divers
- Gérer les stocks de consommables
- ** Gestion administrative des personnes accompagnées**:

- Traiter les notifications CDAPH reçues par courrier et via le logiciel Via Trajectoire, renseignements ou créations dans le logiciel des dossiers des usagers
- Gérer administrativement les situations à l'issue des réunions de coordination
- Organiser des dates du diagnostic médical pour les personnes sans notification par téléphone, confirmation par courrier
- Saisir et envoyer des différents courriers de convocation, de début et de fin de prise en charge, des comptes-rendus
- Remplir les données administratives du contrat d'accueil
- Etre le garant de la complétude et de la tenue du dossier
- ** Hygiène et sécurité**:

- Assurer la tenue de la pharmacie du SAMSAH, des commandes et du réassort avec le Cadre Coordinateur, Référent sécurité des trousses d'urgence (F/H)
- Informer les référents d’éventuels dysfonctionnements au sein de la structure (hygiène, sécurité, informatique, logistique, etc.)

**Profil recherché**:

- ** Compétences requises**:

- Savoirs:

- Connaître les techniques de classement et d'archivage
- Connaître les techniques de prise de notes
- Connaître les techniques de numérisation
- Connaître le droit du travail
- Connaître la législation sociale
- Connaître les valeurs Associatives
- Savoir-faire:

- Savoir veiller à l’amélioration constante de la qualité du service
- Savoir utiliser les logiciels métiers
- Savoir rendre compte
- Savoir utiliser les outils bureautiques
- Savoir utiliser les systèmes d’information métier
- Avoir des capacités rédactionnelles
- Savoir travailler en équipe
- Savoir véhiculer les valeurs Associatives
- Savoir-être:

- Savoir-être discret et confidentiel
- Savoir-être réactif
- Savoir-être autonome
- Savoir-être rigoureux
- Savoir-être adaptable et polyvalent
- Savoir-être un bon communiquant
- ** Diplôme et formation**: Diplôme de Niveau 5 (BTS / DUT)
- ** Expérience**: Débutant accepté