Assistant-e de Gestion Administrative

il y a 6 jours

Grenoble, France Ville de Grenoble Temps plein

La Ville de Grenoble c’est plus d’un millier de recrutements par an, tous dispositifs confondus (postes permanents, remplacements, emplois saisonniers, apprentissage, emplois aidés, etc.). Le processus recrutement est marqué par les valeurs portées par la collectivité : éthique, égalité, diversité et transparence. Le service recrutement s’inscrit dans une démarche de modernisation en ayant à cœur de toujours faire évoluer ses pratiques (portail recrutement, exercices techniques, bureautique, mises en situations professionnelles, etc.), en lien avec les services recruteurs.

**Le secrétariat commun apporte une compétence administrative commune, support de l’ensemble des services de la direction.**

**L’assistante administrative recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif des services de la direction.**
**Elle assiste un ou plusieurs agents** **dans l'organisation du travail de la DUA.**

**Traitement des dossiers et saisie de documents**
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de documents : courriers ; comptes rendus ; procès-verbaux de réunions
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
- Gestion des courriers (enregistrement, ventilation et suivi de traitement)
- Tenir à jour les documents ou les déclarations imposées par les dispositions légales et réglementaires,
- Enregistrer ou saisir des données informatiques,
- Réponses aux notaires et aux professionnels de l’immobilier.

**Gestion de l'information, classement et archivage de documents**
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers,
- Photocopier et assembler des documents : Trier, classer et archiver des documents,
- Préparer les dossiers pour les instances,
- Identifier les sources de documentation,
- Demande de reprographie - PRINEO -Commande des impressions auprès du services repro, (via logiciel priméo)
- Gestion des abonnements revues et quotidiens de la Direction,
- Gestion des envois de la revue de presse + archivage,
- Classement et archivage des courriers
- Contribution à la mise en œuvre de l’arborescence informatique,
- Recollement des ODJ prévisionnel des réunions et instances de coordination dans le tableau de suivi d'activité du service.

**Planification et suivi**
- Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous,
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service,
- Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions, (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
- Montage de réunion et/ou visio nécessitant la mise en relation de plusieurs agendas complexes
- Réservation des salles - Gestion des déplacements des cadres de la DUA - Gestion des réservations du véhicule CITIZ, (abonnement existant pour le service)
- Commande de fournitures diverses, Suivi de la consommation et commande anticipée des consommables.

**Accueil physique et téléphonique (occasionnel)**
- Recevoir et orienter les demandes,
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages,
- Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent,
- Conseiller les usagers et agents sur les procédures,
- Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations.

**1. Connaissances du métier**
- Techniques de secrétariat, (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.)
- Règles de l'expression orale et écrite de qualité,
- Techniques de bureautique numérique, ( maîtrise LIBRE OFFICE, PACK OFFICE...)
- Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire,
- Fonctionnement de l'internet et de l'intranet,
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi,
- Standard téléphonique, annuaire internet,

**2. Compétences relationnelles**
- Sens relationnel
- Sens du travail en équipe et partage d’informations, polyvalence de tâches.
- Rigueur, sens de l’organisation, efficacité
- Vigilance et goût pour la réglementation
- Travail en équipe de 5 secrétaires
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Temps de travail hebdomadaire:

- 35h35, ouvrant droit à 4 jours de repos, avec possibilité d’organiser la semaine sur 5 ou 4,5 jours, sous réserve des nécessités de service
- et 25 jours de congés annuels et 2 jours de congés dit de fractionnement
- Possibilité de congés familiaux notamment : le congé proche aidant, le congé de présence parentale et le congé de solidarité familiale,
- Possibilité d'autorisation spéciale d'absence pour examens médicaux dans le cas de pathologie lourdes ou de règles douloureuses,
- Télétravail, 1 ou 2 jours par semaine en fonction de l'organisation du service, éligible à la prime télétravail dans la limite de 110 € par an
- Possibilité participation employeur à la mutuelle santé et prévoyance,
- Participation financière employeur aux espaces de restauration collectifs conventi

  • Assistant-e de Gestion Administrative

    Il y a 2 mois

    Grenoble, France Ville de Grenoble Temps plein

    La Ville de Grenoble c’est plus d’un millier de recrutements par an, tous dispositifs confondus (postes permanents, remplacements, emplois saisonniers, apprentissage, emplois aidés, etc.). Le processus recrutement est marqué par les valeurs portées par la collectivité : éthique, égalité, diversité et transparence. Le service recrutement...

  • Assistant(E) Administratif

    Il y a 2 mois

    Grenoble, France CCI DE GRENOBLE Temps plein

    La CCI de Grenoble recrute **un(e) assistant(e) administratif (CDI - Temps plein) **pour son établissement "Institut Supérieur du Tertiaire", situé place R. Schuman. Rattaché(e) hiérarchiquement au manager de l'administration initiale, vous intervenez en tant qu'assistante administrative en charge de la **gestion des contrats d'apprentissage et de la...

  • Assistant(E) Administratif

    Il y a 6 mois

    Grenoble, France ARCHE 5 Temps plein

    Assistant(e) Administratif CDD 35H - Poste à Grenoble Centre **Qui sommes-nous**: REDRAW regroupe ARCHE 5, CR&ON et R2K, agences d’architecture pluridisciplinaire, capitalisant plus de 40 ans d’expérience dans des programmes allant de l’hôtellerie de luxe à l’industrie de pointe en passant par le logement innovant et le tertiaire...

  • Assistant Administratif

    Il y a 6 mois

    Grenoble, France CCI DE GRENOBLE Temps plein

    La CCI de Grenoble recrute pour son établissement du Campus de l'Alternance (IMT) **un(e) assistant(e) administratif**. A ce titre, vous: La CCI de Grenoble recrute pour son établissement du Campus de l'Alternance (IMT) **un(e) assistant(e) administratif**. A ce titre, vous: Reformulez, mettez en forme et diffusez des informations relatives au Campus sur...

  • Assistant Administratif

    Il y a 3 mois

    Grenoble, France CCI DE GRENOBLE Temps plein

    La CCI de Grenoble recrute pour son établissement du Campus de l'Alternance (IMT) **un(e) assistant(e) administratif**. A ce titre, vous: La CCI de Grenoble recrute pour son établissement du Campus de l'Alternance (IMT) **un(e) assistant(e) administratif**. A ce titre, vous: Reformulez, mettez en forme et diffusez des informations relatives au Campus sur...

  • Assistant(e) de Gestion

    il y a 3 semaines

    Grenoble, France GRETA de Grenoble Temps plein

    À propos de nousLe GRETA DE GRENOBLE est l'organisme de formation continue de l'Education Nationale. Il intervient sur les champs de la Formation Continue, de l'Apprentissage et de la VAE. Avec plus de 100 salariés permanents et un chiffre d'affaires de 10.5 M €, il accueille plus de 4000 bénéficiaires chaque année. Il porte les...

  • Assistant en gestion administrative

    il y a 3 semaines

    Grenoble, Auvergne-Rhône-Alpes, France Université Grenoble Alpes Temps plein

    À l'Université Grenoble Alpes, nous recherchons un Assistant en gestion administrative pour rejoindre notre équipe dynamique.Présentation de la structureL'Institut d'Urbanisme et de Géographie Alpine (IUGA) forme des étudiants depuis 115 ans. Ce dernier forme les futures figures de la société qui seront capables de faire vivre les villes...

  • Assistant Administratif en Gestion Locative

    Il y a 5 mois

    Grenoble, France Demeco Group Temps plein

    **L'entreprise** E-MOBILIA GROUP** est une société d’**accompagnement à la mobilité géographique** des collaborateurs en mutation ou recrutement au sein d’entreprises nationales et internationales. Nos services se composent de conseil en mobilité professionnelle, de l’aide à l’installation (services dit de relocation) et du support...

  • Assistant-e Administrative

    il y a 6 jours

    Grenoble, France Ville de Grenoble Temps plein

    La Ville de Grenoble c’est plus d’un millier de recrutements par an, tous dispositifs confondus (postes permanents, remplacements, emplois saisonniers, apprentissage, emplois aidés, etc.). Le processus recrutement est marqué par les valeurs portées par la collectivité : éthique, égalité, diversité et transparence. Le service recrutement...

  • Assistant de Gestion RH

    Il y a 6 mois

    Grenoble, France CCAS DE LA VILLE DE GRENOBLE Temps plein

    Nous recherchons **un Assistant de Gestion Ressources Humaines (H/F)** pour rejoindre notre service carrière-paie au sein de la Direction des Ressources Humaines. En tant qu'Assistant(e) de Gestion, vous serez responsable de soutenir les activités quotidiennes de la direction des ressources humaines et d'assister l'équipe dans diverses tâches...

  • Assistant / Assistante Gestion Administrative

    il y a 4 semaines

    Grenoble, France Artelia Temps plein

    **Description de l'entreprise** Qui sommes-nous ?** Nous sommes un groupe d'ingénierie, acteur majeur dans les domaines du bâtiment, de l’eau, de l’énergie, de l’environnement, de l’industrie, de la mobilité et du transport. Détenu à 100% par nos managers et nos collaborateurs, nous sommes unis par une même passion, celle d’exercer un...

  • Assistant Administratif Expérimenté

    Il y a 2 mois

    Grenoble, Auvergne-Rhône-Alpes, France beBee Professionals Temps plein 25 000 € - 35 000 €

    beBee Professionals recherche un Assistant Administratif Expérimenté pour renforcer son équipe à Grenoble, France. En tant qu'Assistant Administratif Expérimenté, vous serez un support essentiel pour la bonne gestion des tâches administratives quotidiennes.Responsabilités :Gestion des courriels entrants et accueil téléphonique.Préparation et...

  • Assistant Administratif

    Il y a 6 mois

    Grenoble, France Grenoble Ecole de Management Temps plein

    **Assistant administratif (F/H) **au sein de la Direction Administrative et Financière Business School reconnue sur la scène nationale et internationale, 1ère grande école de management Société à mission, Grenoble École de Management (GEM) est plus qu’une école, c’est un Business Lab for Society. Établissement d’Enseignement Supérieur...

  • Un(E) Assistant(E) Administratif

    Il y a 6 mois

    Grenoble, France Sens Architecture Sens Montagne Temps plein

    L’agence Sens Architecture basée à Grenoble s’étend dans les montagnes avec la création de l’agence Sens Montagne située au Deux Alpes. Cette agence reprend l’ensemble de l’activité de l’agence CPL qui exerçait depuis plus de 15 ans sur le secteur de L’Oisans. Cette étape permettra à l’agence d’architecture d’apporter encore...

  • Assistant(E) Administratif(Ve)

    Il y a 2 mois

    Grenoble, France Studio Recrutement Temps plein

    Pour l'un de nos clients, une entreprise spécialisée dans les services aux entreprises, nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) pour renforcer son équipe dynamique à Grenoble. Vous jouerez un rôle essentiel dans la gestion quotidienne de l'entreprise et le soutien aux équipes internes. Vos missions incluront la gestion des agendas, la...

  • Standardiste / Assistant(E) Administratif (H/F)

    il y a 3 semaines

    Grenoble, France Geodiffusion Temps plein

    Assistant(e) Administratif(ve) H/F en CDI - Rejoignez notre agence de communication LEGROUP ! Localisation : Grenoble Type de contrat : CDI, Temps plein ou 80% LEGROUP, agence de communication 360° créative et audacieuse, est en quête d’un(e) Assistant(e) Administratif(ve) H/F pour rejoindre une équipe soudée et passionnée, au cœur de...

  • Assistant administratif

    il y a 1 mois

    Grenoble, Auvergne-Rhône-Alpes, France Hardis Group Temps plein

    Rôle et responsabilitésVous rejoindrez l'équipe administrative en tant qu'assistant(e) administratif(ve) chargé(e) de la gestion des contrats et des relations clientes pour le Business Unit Reflex de la Hardis Group. Vous serez intégré(e) à un équipe dynamique de 4 personnes.Compétences requisesRédiger les contrats et avenants et les suivre...

  • Assistant de Gestion Formation

    Il y a 6 mois

    Grenoble, France CCAS DE LA VILLE DE GRENOBLE Temps plein

    Nous recherchons **un Assistant de Gestion Formation (H/F)** pour rejoindre notre service formation au sein de la Direction des Ressources Humaines. En tant qu'Assistant(e) de Gestion, vous serez responsable de soutenir les activités quotidiennes de la direction des ressources humaines et d'assister l'équipe dans diverses tâches administratives et...

  • Assistant de Gestion Administrative

    Il y a 6 mois

    Grenoble, France Lynx RH Temps plein

    Lynx RH Grenoble, cabinet de recrutement en intérim, CDD et CDI membre de MisterTemp' Group, recherche pour l'un de ses clients, Bureau d'études Bâtiment (BET) sur Grenoble, un Assistant de gestion administrative, en CDI. Vos missions Dans un bureau d'études à taille humaine d'une vingtaine de personnes, vous travaillez sous la supervision de la...

  • Assistant(E) Commercial(E) Et Administratif(Ve)

    Il y a 6 mois

    Grenoble, France COMSOL Inc. Temps plein

    COMSOL France recherche un(e) assistant(e) commercial(e) et administratif(ve) (H/F) en CDI pour rejoindre son équipe grenobloise. Intégré(e) au groupe administration des ventes, vous participez activement au suivi commercial et administratif des affaires en cours, ainsi qu'à la détection de nouveaux projets. A l'écoute de vos interlocuteurs et de...