Assistant.e de Direction

Entreprise
L’Université Sorbonne Paris Nord (USPN) constitue un pôle majeur d’enseignement et de recherche situé au nord de Paris. Elle compte cinq campus, répartis sur les deux départements de la Seine-Saint-Denis et du Val-d’Oise : Villetaneuse, Bobigny, Saint-Denis, la Plaine Saint-Denis et Argenteuil.
L’Université Sorbonne Paris Nord est une université pluridisciplinaire dont l’offre de formation est structurée autour de cinq grands domaines : droit, sciences politiques et sociales / sciences économiques et de gestion / sciences et technologie / santé, médecine, biologie, sports / lettres, langues, sciences de l’homme et société, culture et communication.
Elle compte aujourd’hui plus de 25 000 étudiants en formation initiale ou continue, répartis sur ses 5 campus, au sein de 9 composantes (5 UFR, 3 IUT, 1 institut).
La recherche est développée au sein de 30 unités de recherche, certaines associées au CNRS ou à l’Inserm, des structures fédératives de recherche, des plateformes de recherche, 2 écoles doctorales, 2 écoles universitaires de recherche (EUR PNGS M&CS et EUR SIePS) ; plusieurs LabEx et EquipEx complètent le dispositif.
Poste
Identification du poste
**Intitulé du poste**: Assistant.e de direction - F/H
**Catégorie**: B
**Quotité d’affectation sur le poste**: 100%
**Branche d’Activité Professionnelle (BAP)**: J « Gestion et Pilotage »
**Famille d’Activité Professionnelle**: Administration et pilotage
**Correspondance statutaire**: Technicien.ne (TECH) / Diplôme minimum règlementaire exigé : Baccalauréat
**Groupe fonctions (RIFSEEP)**: G3
Contexte de travail
**Site d’affectation**: Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Villetaneuse
**Composante / Service**: Direction de la recherche
**Composition du service (effectifs)**: 30
**Fonction d’encadrement**: non
**Rattachement hiérarchique**: Directrice de la recherche
**Description du poste**: missions et activités
Assister la directrice de la recherche et la vice-présidence recherche
- Assister la directrice dans la gestion des projets et des activités de la direction
- Gérer les agendas, organiser les rendez-vous et les déplacements, préparer les réunions, les dossiers et les suivre, etc.), contrôler les échéances
- Assurer l’interface avec les partenaires extérieurs et les différents services de l’établissement
- Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
- Préparer les dossiers pour les rendez-vous de la directrice et de la vice-présidence recherche
- Saisir et mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, comptes-rendus, etc.)
- Gérer et suivre les commandes pour la direction ainsi que les missions de la directrice et de la vice-présidence recherche
- Assurer le soutien logistique de la direction, des événements institutionnels et des manifestations organisées par la direction (conférences, réunions, séminaires, colloques, etc.)
- Assurer l’accueil téléphonique et physique : filtrer, renseigner, orienter et prendre les messages.
- Prise de notes et élaboration des comptes-rendus
- Réceptionner, distribuer et assurer la traçabilité du courrier
- Alimenter des tableaux de bord
- Classer et archiver les documents et informations
- En complément, l’assistant.e peut être amené.e à effectuer d’autres tâches de gestion de la direction

Qualité
- Participer au bon fonctionnement du service
- Appliquer la politique de qualité et respecter les procédure qualité
- Chercher régulièrement à améliorer l’organisation du service
- Le pôle administration de la recherche, le pôle études doctorales et les deux écoles doctorales étant certifiées ISO 9001, l’assistant.e de direction s’engage à appliquer et respecter la politique qualité du service

Outils spécifiques à l’activité
**Utiliser les logiciels courants de la bureautique**: Word, Excel, Powerpoint.
**Logiciels spécifiques du domaine géré**: HyperPlanning, Google Agenda, I-Parapheur (formation assurée), SIFAC (formation assurée)
Liens avec d’autres postes ou services / Nature du lien
La Directrice de la recherche / Hiérarchique
La vice-présidente de la commission recherche / Fonctionnel
Direction de la recherche / Fonctionnel
Les unités de recherche de l’université / Collaboratif
Les composantes de l’université / Collaboratif
La direction générale des services / Collaboratif
Le cabinet de la présidence / Collaboratif
La direction de la vie universitaire / Collaboratif
La direction de la formation / Collaboratif
La direction des relations internationales / Collaboratif
La bibliothèque universitaire / Collaboratif
L’agence comptable / Collaboratif
Les partenaires extérieurs (Ministère, financeurs, Organismes nationaux de recherche ) / Collaboratif
Modalités de recrutement
Poste à pourvoir le plus rapidement possible.
Poste ou