Office Manager
il y a 1 mois
UpSlide is the number one productivity solution provider for financial services. Our software dramatically improves the functionality of PowerPoint, Word, Excel, and Power BI and enables users at firms like Citi, KPMG, and BNP Paribas to focus on high-value tasks rather than formatting or copy-pasting. We’re scaling up with 160+ employees across our offices in New York, London, Paris (HQ), Singapore, and Berlin.
**Our values ✨**:
Our values guide our approach to work and are at the heart of our recruitment process. To join our team, we look for individuals who value:
- **Excellence**: _We think that every detail counts, and we place great importance on the quality of our deliverables._
- **Trust**: _We are passionate, committed, and free to act with autonomy._
- **Happiness at work**: _We enjoy looking on the bright side and we share our enthusiasm with our colleagues and clients._
**The team ****: Lilia, our Office Manager, who never misses an opportunity to kickoff a karaoke
Dieynaba, our Senior Sales Admin, fan of reading Anne, our CFO, dance fan Hocine, our Finance assistant, fan of director Christopher Nolan's films
**Team rituals**:
- Monthly team lunch + every special occasion
- A team update every Monday
- One team-building day a year
Your role? Alongside Lilia, ensure the smooth running of the Paris office.
**Your responsibilities ️**:
**Office Excellence**
- Guarantor of management and well-being in the office:
- Be the primary contact for our landlord
- Proactively ensure office maintenance (e.g., working furniture, cleanliness, storage, shared calendar)
- Own our internal office intranet base with key information (e.g., local restaurants)
- Prioritize initiatives that will improve office wellness (e.g., internal benefit reminders, developing wellness tips)
- Manage the unexpected and ad hoc office situations (e.g., fire alarms)
- Inventory Shopping Confidence:
- Anticipate and monitor orders for snack pantry and office supplies
- Reception and centralization of purchasing requests from our employees (e.g., headphones)
- Proactively conduct purchases optimized to minimize spend and consideration of our sustainability values (e.g., budget policy management, volume discounts, subletting unused space)
**Be a Trusted Point of Contact**
- Go-to office contact for internal and external office requests:
- Represent the office reception (e.g., calls, requests)
- Facilitate access for visitors (e.g., job interviewees, international employees, partners)
- Receive and process internal requests related to office maintenance, office life, or event organization
- Assist with client events and travel (e.g., dinners, flights, hotels, workshops)
- Aid in local people initiatives:
- Assist in onboarding/offboarding (e.g., building access, IT, preparing working area, benefits support)
- Help implement eNPS initiatives alongside the HR team
- Research and ensure that local labor laws are met (e.g., safety protocol, labour notices, safety protocol, fire wardens, first-aid training)
- Proactively build warm and trust-based relationships with everyone in the office so that they feel comfortable coming to you with their questions and needs
**Inspire the Team**
- Be a member of our culture and sustainability committees:
- Assist with logistics and purchasing where appropriate
- Attend meetings and create a bridge with the Finance department
- Team building:
- Organize office celebrations and help with logistics for the Teaminar (team training)
- Take the initiative to identify other potential cost-effective team-building events (e.g., in-office yoga, catered lunch sometimes, birthday celebrations)
**Your goals**:
- Integrate into local and global UpSlide culture and ensure our office is an inspiring and productive work environment that is set up for a high-performance and happy team
- Demonstrate proactivity and problem-solving to enhance the day-to-day at the office
**You are a great fit if you have**:
- Excellent verbal and written communication skills in **English (min. C1)** & **French (min. C2)**:
- A customer service approach, with the ability to build trust-based relationships and be proactive
- Multi-tasking skills (e.g. time management and familiarity with a fast-paced environment)
- Strong organizational, problem-solving, and project management skills with a keen eye for detail
- A positive ‘can do’ attitude
**We’d love it if**:
- You have a good knowledge of Microsoft Office (especially Excel)
- You have experience with Notion
**Recruitment process***:
- Interview with Andrea, Talent Acquisition Specialist [30' video call]
- At-home work task to evaluate your written communication and project management skills [To prepare in 2 days]
- Interview with your future manager, Lilia, Office Manager, as well as Anne, CFO [1h in-person meeting]
- Final interview with a C-level executive [30’ video call]
- We'll conduct a reference check to learn how to help you thrive_
- _O
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Office Manager
Il y a 6 mois
Paris, France FED Office Temps plein**Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients, dans le domaine des cosmétiques Bio, situé à Paris 16ème, un.e Office Manager. Ce poste est à proximité du métro Boissière. (75016) Vous êtes prêt.e à rejoindre dynamique, des...
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Office Manager
il y a 1 semaine
Paris, France Perles Office Temps pleinJuvisé Pharmaceuticals est une entreprise pharmaceutique française indépendante, reconnue pour sa mission de rendre des traitements essentiels accessibles dans le monde entier. Avec un portefeuille de produits matures en oncologie, gastroentérologie, cardiologie, et neurologie. L'entreprise commercialise ses spécialités pharmaceutiques dans plus de 80...
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Office Manager
Il y a 6 mois
Paris 8e, France FED Office Temps plein**Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients, situé à Paris 8ème, un Office Manager H/F. Quelques mots sur mon client : Petite structure associative de 6 salariés** **Votre fonction**: En tant qu'Office Manager H/F, vous assurez...
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Office Manager
Il y a 2 mois
Paris, France Perles Office Temps pleinEntreprise dynamique en pleine croissance évoluant dans le conseil en stratégie ; notre client recherche son ou sa futur.e Office Manager. Ce rôle clé est sous la responsabilité directe de la Directrice administrative et Financière. **Description du poste**: En tant qu'Office Manager, vous jouerez un rôle central dans la gestion quotidienne de...
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Office Manager
il y a 1 mois
Paris, France Perles Office Temps pleinJuvisé Pharmaceuticals est une entreprise pharmaceutique française indépendante, reconnue pour sa mission de rendre des traitements essentiels accessibles dans le monde entier. Avec un portefeuille de produits matures en oncologie, gastroentérologie, cardiologie, et neurologie. L'entreprise commercialise ses spécialités pharmaceutiques dans plus de 80...
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Office Manager
Il y a 6 mois
Paris 8e, France FED Office Temps plein**Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients basé à Paris dans le 8ème arrondissement (7508), un Office Manager H/F en CDI. Vous êtes prêt.e à intégrer une structure à taille humaine, à 2 minutes à pied du RER A ( Charles de...
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Office manager
il y a 1 mois
Paris, France Perles Office Temps pleinJuvisé Pharmaceuticals est une entreprise pharmaceutique française indépendante, reconnue pour sa mission de rendre des traitements essentiels accessibles dans le monde entier. Avec un portefeuille de produits matures en oncologie, gastroentérologie, cardiologie, et neurologie.L'entreprise commercialise ses spécialités pharmaceutiques dans plus de 80...
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Office Manager Junior
Il y a 5 mois
Paris 8e, France My Office Company Temps pleinNEW JOB - Office Manager junior - CDI Première expérience ou profils sortis d'études bienvenus Paris 8 ème 30/35K Anglais courant TT : 2 jours / semaine après validation de la PE Pour l'un de nos client, spécialiste du matériel photo, nous recherchons un.e Office Manager junior dans le cadre du remplacement de l'office manager actuelle qui évolue en...
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Chargé D'accueil
il y a 4 semaines
Paris, France Perles Office Temps plein**Lieu**: Paris 2e **Type de contrat**: CDI **Temps de travail**: 35h + 7h supplémentaires **Rémunération** : 25/28K **Description du poste**: Nous recherchons un(e) Chargé(e) d'Accueil / Office Manager organisé(e) et dynamique pour veiller au bon fonctionnement du bureau de notre client. Ce rôle est au cœur de notre entreprise : vous serez le...
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Office & Showroom Manager
Il y a 6 mois
Paris 8e, France My Office Company Temps pleinOffice & Showroom Manager - CDI Paris - 35/40K - Anglais opérationnel Pour l'un de nos client, acteur majeur du design de moquette pour l'hotellerie de luxe, nous recherchons pour une prise de poste en fin d'année, un.e Office & Showroom manager familier du secteur du design et sensible a cet environnemment. Contour de poste: - Responsabilité du...
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Office Manager
Il y a 6 mois
Paris, France My Office Company Temps pleinOFFICE MANAGER - CDI (Création de poste) Paris 9 ème (Misromesnil) 40/50K selon expérience Pas de TT sur ce poste L'anglais n'est pas nécessaire Pour l'un de nos client, Family Office, nous recherchons activement dans le cadre d'une création de poste un.e OM afin d'épauler l'équipe actuellement composée d'une dizaine de personnes. L'équipe est...
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Chargé d'Accueil
il y a 4 semaines
Paris, France Perles Office Temps pleinLieu : Paris 2eType de contrat : CDITemps de travail : 35h + 7h supplémentaires Rémunération : 25/28KDescription du poste :Nous recherchons un(e) Chargé(e) d'Accueil / Office Manager organisé(e) et dynamique pour veiller au bon fonctionnement du bureau de notre client. Ce rôle est au cœur de notre entreprise : vous serez le premier point de contact...
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Assistant de Direction
Il y a 6 mois
Paris, France FED Office Temps plein**Fed Office, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients situé à PARIS, un Assistant de Direction/Office Manger (H/F) pour une prise de poste rapide.** **Votre fonction**: Vous serez en charge de l'Organisation et de l'optimisation de l'agenda...
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Office Manager
Il y a 5 mois
Paris 11e, France My Office Company Temps pleinNEW JOB - OFFICE MANAGER Junior - CDI Paris 11 ème 28/32K Anglais intermédiaire souhaité Pour l'un de nos client, Agence d'architecture familiale créée en 2008, nous recherchons un.e Office Manager pour intégrer l'équipe support composée d'une RH et d'une RAF. Nous recherchons une personne souriante, à l'écoute, bienveillante et rigoureuse qui...
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Office Manager
Il y a 2 mois
Paris 16e, France My Office Company Temps pleinOFFICE MANAGER - CDI Paris 16 ème (Proximité place de l'étoile) 40/45K selon expérience Pas de TT sur ce poste Univers MAC/Apple Outils utilisés : Notion, MySilae, Qonto, MEG, Dext La pratique de l'anglais est un plus Pour l'un de nos clients, Agence créative digitale, nous recherchons activement un.e OM afin d'épauler l'équipe et le dirigeant sur...
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Office Manager
Il y a 5 mois
Paris 13e, France My Office Company Temps pleinVous êtes office manager et souhaitez démarrer cette nouvelle année avec un challenge ayant du sens ? Rejoindre une aventure qui améliora la santé et la vie de millions de personnes à travers le monde ? Ne cherchez pas plus loin NEW JOB - OFFICE MANAGER - CDI - CRÉATION DE POSTE Paris 13 ème (Bibliothèque François Mitterand - Ligne 14 / RER...
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Office Manager
Il y a 6 mois
Paris 10e, France My Office Company Temps pleinNEW JOB - OFFICE MANAGER - CDI Paris 10 ème 35/40K selon expérience Anglais conversationnel et écrit Pour l'un de nos client, startup tech B2B et au sein d'une équipe de passionnés, nous recherchons un.e OM pour rejoindre l'équipe people et faire du HQ un lieu où il fait bon travailler ! Nous recherchons une personne proactive, autonome, qui n'aura...
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Office Manager
Il y a 6 mois
Paris, France BWO - Brain Work Office Temps pleinNous recherchons en vue de CDI, un OFFICE MANAGER bilingue anglais H/F pour une ASSOCIATION SCIENTIFIQUE ET TECHNIQUE située à PARIS 2°. Vous êtes en charge de l’office management de la structure, de l'assistanat de direction aux services généraux: - Assistanat bilingue de la Directrice générale : gestion des mails, agenda complexe, organisation...
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Office Manager
Il y a 6 mois
Paris 4e, France My Office Company Temps pleinPour l'un de nos client, cabinet d'architecture paysagiste, nous recherchons un.e Office Manager Junior justifiant d'une première expérience réussie. Au sein d'une équipe de 40 personnes, vous occuperez un rôle central en collaboration directe avec le responsable administratif et la chargée des ressources humaines. Votre...
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Office Manager
Il y a 6 mois
Paris 13e, France My Office Company Temps pleinNEW JOB - OFFICE MANAGER - CDI Paris 13 ème 40/45K Anglais courant necessaire Pour l'un de nos client, startup Medtech créée par deux professeurs en médecine spécialisée, qui révolutionnera prochainement son secteur et au sein d'une équipe de passionnés, nous recherchons un.e OM avec une expérience réussie en startup tech pour épauler et...
