Administrateur en charge des relations avec les adhérents

il y a 3 semaines


Paris, Île-de-France QUALIPAYSAGE Temps plein

Présentation de l'offre

Le poste de Chargé.e d'administratif/Relation adhérents au sein de QualiPaysage est un rôle clé pour l'organisation. Vous serez en charge de l'organisation générale, de la qualité du service apporté à nos adhérents.

Vous travaillerez en étroite collaboration avec la Déléguée générale et les services pour assurer l'exécution des missions suivantes :

1 – Mission d'accueil et administrative

  • Gestion des appels téléphoniques entrants (réception, prise de messages, orientations des appels, filtrages)
  • Réponses aux mails de manière quotidienne avec réactivité et efficience
  • Renseignement sur le contenu d'informations nécessaires à la constitution des dossiers de qualification/labellisation
  • Réception, vérification, classement et archivage de documents internes, de courriers et de mails
  • Vérification et classement de notes de frais et de factures fournisseurs, préparation des éléments pour le cabinet comptable
  • Relations avec les prestataires, commande des fournitures, suivi logistique
  • Préparation des réunions en présentiel : réservation des salles, mise en place logistique, commande des repas, constitution des dossiers, envoi des convocations, gestion des réponses et des participations

2 – Mission de gestion administrative des adhérents

  • Réponse aux demandes d'éligibilité
  • Assurer le suivi et les relances des factures aux adhérents : mise à jour en temps réel de la base de données des adhérents, enregistrement des déclarations annuelles de chiffres d'affaires, facturation annuelle, règlements des cotisations et relances
  • Conseils sur l'utilisation de l'extranet, échanges par emails et téléphone avec les adhérents et les donneurs d'ordres
  • Participation à l'enregistrement des dossiers de demandes de qualification en relation avec le pôle technique

Profil souhaité

Nous recherchons un candidat titulaire d'un Bac +2 en gestion et administration d'entreprises ou d'un BTS Gestion PME. Vous devrez être très organisé.e, rigoureu.se, réactif.ve, dynamique et autonome sur la gestion du quotidien. Une excellente orthographe est requise pour la rédaction des mails et courriers en toute autonomie.

Une expérience en tant que gestionnaire administratif.ve et relation clients ou similaire est requise. Vous devrez avoir la capacité d'exercer une attention prolongée et un suivi vigilant quant aux dossiers traités.

Vous devrez faire preuve d'un bon relationnel et d'un sens du service et de l'accueil tant vis-à-vis de l'interne que de l'externe. Une bonne maitrise des outils du pack office (Outlook, Word et Excel) et des outils de travail collaboratif est requise.

Vous devrez apprécier travailler au sein d'une petite équipe avec un respect de la confidentialité. Votre appétence pour le service client, votre souplesse, disponibilité, adaptabilité et capacité à gérer les urgences et les priorités en toute sérénité seront appréciées.

Conditions

Participation au transport - Carte restaurant - Mutuelle

Prise de poste : à partir du 2 septembre 2024 - Lieu Paris 20 - 35 H du lundi au vendredi

Pas de Télétravail



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