Secrétaire comptable

Missions du poste

Le secrétaire comptable est chargé de l’enregistrement de la comptabilité et de la gestion administrative d’un établissement/service/dispositif. Il est également responsable des missions de secrétariat classique de la structure.

Voici les principales missions du poste :

• Tenue de la comptabilité de la structure (enregistrement (achats, banque, caisse), règlement des factures (contrôle, suivi participations & cautions des usagers, des avances ADA, des dépôts de garantie, émission des chèques ...) et rapprochements bancaires) ;
• Tenue de la caisse (suivi des entrées/ sorties, inventaires, livres de caisse, contrôle et rapprochement comptabilité...) ;
• Formalisation, transmissions de données, de documents, d’informations administratives, comptables, logistiques et RH (arrêts de travail, attestations, contrats, justificatifs, pièces...) ;
• Tenue des tableaux d’information et des affichages obligatoires (contrôle, mise à jour) ;
• Accueil physique, orientation vers les services internes et/ou externes ;
• Tenue du standard et des appels téléphoniques, orientation vers les services internes/externes et prise de message ;
• Traitement du courrier (réception, enregistrement, classement, diffusion, affranchissement, expédition...) ;
• Réalisation des achats, suivi du stock et approvisionnement d’un appartement et/ou d’un local en équipements, produits, petits matériels et/ou fournitures ;
• Gestion des tickets restaurant (réception, enregistrement, distribution, contrôle) ;
• Tenue des dossiers du personnel (copie des contrats, arrêts maladie, justificatifs transports...) ;
• Déclaration de sinistres auprès des assureurs et suivi du dossier ;
• Demande de devis (travaux, installations, réparation, dépannage...) ;
• Tenue de la planification des activités des salariés de la structure (présences, absences, évènements...) pour suivi, validation et diffusion ;
• Rédaction, modification d’écrits professionnels (courriers & notes administratives diverses, rapports d’activité, règlements de fonctionnement, contrats de séjour usager...) ;
• Renseignement d’une base de données “métiers” et/ou de tableurs Excel (comptafirst, foyerfirst, portails Asylweb, DN@, statistiques et indicateurs, parc logements, logiciel Gestion des Temps ...).

Le secrétaire comptable doit également veiller à la respecter les délais et les échéances, ainsi qu’aux codes éthiques et responsabilités particulières liées à la détention de valeurs.

Formation et expérience requises

Le candidat doit être titulaire d’un diplôme supérieur (Bac) dans les filières de l’assistanat de gestion, de manager avec option comptabilité. Il doit également avoir une expérience professionnelle d’au moins trois ans à un poste équivalent.

Compétences et connaissances requises

Le candidat doit avoir les compétences nécessaires pour accueillir, informer et orienter une personne, planifier son activité, collecter et traiter des informations, rédiger des écrits professionnels et utiliser une base de données métier.

Il doit également connaître les règles comptables ainsi que les techniques de traitement de l’information.

Conditions d’exercice

Le poste de secrétaire comptable est un poste à temps plein, avec des horaires réguliers. Le candidat doit être en mesure de travailler en équipe et de respecter les délais et les échéances.

Il doit également être en mesure de travailler dans un environnement de bureau et de respecter les codes éthiques et responsabilités particulières liées à la détention de valeurs.

Avantages du poste

Le poste de secrétaire comptable offre des avantages tels que la mutuelle groupe, les tickets restaurant, le remboursement des transports en commun, la 6ème semaine de congés annuels, les 20 RTT/an et l’indemnité résidence IDF.