Responsable achats et approvisionnements

Mission

L'objectif principal de ce poste est de gérer les achats et les approvisionnements du Centre Hospitalier de Grasse, en veillant à ce que les besoins des utilisateurs soient satisfaits de manière efficace et efficiente.

Responsabilités

• Référent Achat GHT 06
• Encadrement du service économique
• Achats de produits / prestations dans ses domaines identifiés
• Recensement et analyse des besoins des utilisateurs, spécifiques à ses domaines identifiés
• Conseil et assistance aux prescripteurs dans l'évaluation et la définition du juste besoin, notamment dans l'élaboration du CCTP
• Élaboration ou participation à l'élaboration des stratégies d'achats
• Mise en œuvre des procédures de marchés publics (rédaction DCE, analyse des offres, présentation du dossier en Commission Technique)
• Assurer la gestion et le suivi des commandes et des liquidations dans le cadre des procédures comptables, dans le respect des crédits alloués

Volet budgétaire et financier

• Participation à l'élaboration et au suivi des budgets (Budget principal MCO et budgets annexes EHPAD, USLD, CSAPA) et programme d'investissements hôteliers
• Prévisions budgétaires EPRD/PGFP et Suivi budgétaire (en lien avec le service Finances/Contrôle de gestion)
• Gestion des inventaires tournants et annuels
• Suivi des amortissements

Volet achats, approvisionnements

• Construire et proposer, en lien avec le directeur du département économique et financier, une stratégie de convergence des marchés dans les segments confiés
• Suivi des achats dans le cadre des marchés et réalisés hors marché, et information au responsable filière du GHT, des achats qui devraient faire l'objet d'une procédure de marché
• Mise en place et suivi de la couverture des consommables par les centrales achats (UNIHA, RESAH, UGAP)
• Élaboration et suivi des marchés publics : depuis le recensement des besoins jusqu'au choix
• Réaliser les essais liés à la procédure de marché en cours
• Négocier avec les fournisseurs quand la procédure d'achat le permet
• Rédaction du rapport d'analyse des offres et du rapport de présentation sous la supervision du directeur du département économique et financier
• Élaboration des conventions et contrats
• Participation à l'élaboration du plan d'équipement hôtelier en lien avec les pôles (recensement et analyse des besoins et évaluation financière des demandes)
• Être le référent achat de l'établissement au sein du GHT
• Élaboration et mise à jour des procédures organisationnelles du service achat
• Veille fournisseurs (sourcing,)
• Gestion des commandes des services (réclamation sur produit, dépannage)
• Gestion des réclamations faites auprès des fournisseurs lorsque produits défectueux
• Mise à jour informatique des fichiers de produits
• Participation à l'élaboration de l'EPRD (notamment pour les comptes « 602 » titres II et III gérés par la DAE
• Catalogue des fournisseurs (création, modification avec un adjoint administratif du service)
• Aider au développement du dispositif de contrôle interne comptable et financier, aider au pilotage de sa promotion et sa mise en œuvre dans l'ensemble de l'établissement sur la base du référentiel de la DGOS (guides méthodologiques, procédures, maîtrises des risques et contrôles, etc..)
• Aider et accompagner à la mise en place des projets ayant pour objectif de préparer l'établissement à la certification des comptes (projet de dématérialisation de la chaîne de dépenses, projet d'inventaire des immobilisations, projets relatifs à la sécurisation du processus de la commande publique, projet de refonte du fichier structure, projet de fiabilisation de la comptabilité analytique, )

Volet Marchés publics

• Marchés formalisés (Appel d'offres, MAPA) pour le GHT lorsque CHde Grasse porteur du marché :
• Aide à la constitution du dossier de consultation des entreprises
• Réception des marchés
• Ouverture des plis
• Transmission des offres de prix pour analyse aux différents interlocuteurs
• Préparation des documents (notification)
• Secrétariat divers

Groupement Hospitaliers de Territoire

• Participation à l'élaboration du Plan d'actions achats (avec le responsable de la DAE et l'adjoint des cadres)
• Participation à la cartographie des dépenses
• Interlocuteur technique dans différents domaines (hôtellerie, prestations générales, équipement et fournitures générales, DMNS)
• Validation des achats sous le seuil de la délégation
• Veille juridique sur les achats

Groupement de commandes (GRAAL, fournitures de bureau, GRAPPIN, PharmSera)

• Recensement des besoins (avec laide des acheteurs)
• Suivi des relations avec les groupements (transmission des informations aux acheteurs)

Marchés divers

• Demandes de prix (mise en concurrence + notification, pour divers produits gérés en stock, imprimés non intégrés dans un marché formalisé ou dans un groupement), pour les abonnements

Commun à tous les marchés

• Enregistrement des marchés formalisés sur le registre des marchés (groupements)
• Enregistrement des entêtes de marché sur le logiciel métier
• Enregistrement des prix et conditions d'achat et mises à jour pour tous les produits du périmètre de gestion (alimentation, droguerie, incontinence,)
• Transmission des marchés aux acheteurs (cuisine, biomédical)
• Transmission des marchés à la TP
• Classement des marchés
• Suivi des marchés
• Gestion de la messagerie/sharepoint des marchés
• Veille spécifique au domaine de la commande publique

Management encadrement de l'équipe service économique

• Définition des organisations, fixation et suivi des objectifs et évaluation des agents du service économique et magasin général
• Validation des devis, commandes et liquidations
• Gestion des abonnements

Gestion du magasin général

• Suivi des approvisionnements : validation des commandes, suivi des litiges, traitement des factures. Réalisation des marchés, recensement des besoins.
• Mise en place d'un plan d'efficience
• Management d'équipe

Autres

• Participation et/ou suivi des projets institutionnels et dossiers transversaux
• Évolution du périmètre de la fiche de poste possible en fonction de l'évolution du projet d'établissement

Profil

Qualités requises :

• Discrétion professionnelle, confidentialité, devoir de réserve, intégrité, loyauté et éthique
• Savoir hiérarchiser et gérer les priorités, rigueur et sens de la méthode
• Capacités d'adaptation et de réactivité, flexibilité, gestion de l'imprévu
• Qualités relationnelles, Capacité à manager une équipe, Sens de l'initiative et Capacité à conduire le changement
• Capacité à travailler en équipe et à animer des équipes
• Appliquer la réglementation en matière de comptabilité publique M21/ M22
• Sens de l'intérêt général et du service public hospitalier
• Maîtriser les règles du code de la commande publique
• Négociation commerciale
• Relation client/fournisseurs
• Textes réglementaires (Code de la santé publique, Législation Hospitalière)
• Arbitrer et/ou décider entre différentes propositions
• Argumenter, influencer et convaincre un ou plusieurs interlocuteurs (interne et/ou externe), dans son domaine de compétence
• Concevoir, piloter et évaluer un projet / un processus relevant de son domaine de compétence
• Définir, allouer et optimiser les ressources au regard des priorités, des contraintes et variations externes / internes
• Établir / évaluer / optimiser un budget relatif à son domaine de compétence
• Fixer des objectifs, mesurer les résultats et évaluer les performances collectives et/ou individuelles
• Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
• Traduire les orientations, plans d'actions et moyens de réalisation en activités quotidiennes
• Utiliser les procédures, outils, protocoles spécifiques aux achats publics hospitaliers
• Suivre une procédure d'exécution budgétaire (Engagement, liquidation, mandatement)
• Argumenter, influencer et convaincre un ou plusieurs interlocuteurs (interne et/ou externe), dans son domaine de compétence
• Concevoir, formaliser et adapter des procédures / protocoles / modes opératoires / consignes relatives à son domaine de compétence
• Maitrise des outils informatiques professionnels : GEF (Deadalus) CHORUS Intranet Sharepoint Outils bureautiques : Word Excel

Horaires

Libres, dans la limite de plages de présence prévue sur une amplitude de 8H à 18H

Autonomie importante, capacité à gérer les urgences

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