Agent administratif RTV Audit Stock

Poste d'Agent administratif RTV Audit Stock

L'agent administratif RTV Audit Stock est responsable de l'exécution de tâches et de formalités dans un domaine spécifique, nécessaires au bon fonctionnement de l'entrepôt.

Tâches principales :

• Accueil et service client : garantir un haut niveau de service, particulièrement un accueil chaleureux et courtois aux membres, répondre au téléphone et aider les appelants.
• Établissement de rapports : établir les rapports dans son domaine afin de permettre le suivi de l'activité de l'entrepôt.
• Contrôle de sécurité : veiller au respect permanent des consignes de sécurité, de sûreté (notamment des fonds) et des procédures internes.
• Gestion des opérations : participer au bon fonctionnement du département, et plus généralement à celui de l'entrepôt.
• Aide aux autres services : aider au besoin d'autres services de l'entrepôt.

Tâches en gestion du coffre :

• Préparation des augmentations de fonds : préparer les augmentations de fonds de caisses, assurer le transfert de la monnaie du coffre aux chefs d'équipe, compter les fonds du coffre en début et fin de service.
• Trie des dépôts de fonds : trier les dépôts de fonds effectués en provenance des différentes caisses, et remis manuellement ou par pneumatique, compter les fonds des caisses en fermeture, enregistrer les montants dans le système, retirer ou ajouter de l'argent pour préparer les fonds nécessaires en ouverture.
• Compte des dépôts d'argent : faire le compte des dépôts d'argent et effectuer les saisies appropriées dans le système.
• Préparation des dépôts en banque : préparer les dépôts en banque, en enregistrer le montant dans le système, envoyer les différents rapports quotidiens à l'agent qui effectue le contrôle des ventes.
• Traitement des chèques rejetés : traiter les chèques rejetés par la banque, documenter, enregistrer, envoyer des lettres de rappel, vérifier auprès de l'émetteur, et recouvrer l'argent.

Tâches en vérification des ventes :

• Vérification des transactions : vérifier, concilier les transactions et corriger les données des rapports sommaires quotidiens telles que saisies la veille en fermeture.
• Production de rapports : produire et réviser différents rapports électroniques, dont le rapport quotidien fourni par l'agent en charge de la gestion du coffre.
• Analyse des écarts : analyser les écarts en vérifiant les relevés de transactions électroniques, les documents issus du coffre et des caisses, saisir les explications, rassembler et fournir la documentation pertinente.
• Validation et envoi de rapports : obtenir la validation de sa hiérarchie et envoyer le rapport au siège social avec les différents formulaires de paiement.
• Correction d'erreurs : apporter les corrections nécessaires, contrôler les erreurs afin qu'elles soient contre-passées, contrôler les annulations et les excédents/déficits de caisses générés par les caissiers.

Tâches en vérification d'inventaire :

• Identification des écarts : identifier, analyser et corriger les écarts d'inventaire.
• Examen des rapports d'inventaire : examiner les rapports hebdomadaires d'inventaire négatif et d'articles en stock pour lesquels il n'y a pas eu de vente, ainsi que la démarque, examiner les documents de réception et d'expédition, les ventes et la documentation relative à la démarque.
• Inventaire physique : faire l'inventaire physique de la marchandise en surface de vente, en logistique et dans les stockages, compter physiquement la marchandise et comparer avec le stock théorique, analyser les écarts et recherche des explications, envoyer les résultats à la Centrale.
• Création de feuilles de décompte : créer sur ordinateur des feuilles de décompte et inscrire l'état des décomptes physiques.
• Inventaire périodique : faire l'inventaire périodique des rayons de produits de valeur, saisir les résultats, analyser les écarts, faire rapport au directeur d'entrepôt et à la centrale.
• Vérification de l'inventaire semestriel : faire la vérification de l'inventaire semestriel de l'entrepôt.
• Vérification des affiches : vérifier les affiches des produits pour s'assurer qu'elles présentent le bon produit, la bonne description, le bon prix, les informations légales requises et éventuellement la bonne réduction.
• Participation à des réunions : participer à des réunions de prévention des pertes de stock et de la démarque.

Tâches en administration du personnel et paie :

• Aide aux employés : aider les employés ayant des questions ou préoccupations concernant la paie, le personnel et les avantages sociaux, faire preuve de discrétion et apporter un soin particulier aux données confidentielles.
• Saisie d'informations : saisir l'information dans le système paie lors des embauches, pour l'établissement de la paie mensuelle, les sorties de personnel, faire les mises à jour des changements et documenter ceux-ci.
• Création et mise à jour de dossiers : assurer la création et la mise à jour des dossiers du personnel, ainsi que le suivi des démarches administratives (évaluations, visites médicales, etc...).
• Établissement de rapports : établir les rapports nécessaires à l'activité ou demandés par sa hiérarchie.
• Attestations d'emploi : établir les attestations d'emploi et autres documents administratifs et de paie (déclaration aux organismes sociaux, etc...).
• Contrôle des états de paie : contrôler les états de paie, assurer la conservation des journaux et autres documents de paie, ainsi que la gestion des archives en matière de ressources humaines.

Tâches en Réception/Logistique :

• Prise de rendez-vous : assurer la prise de rendez-vous pour les livraisons des produits.
• Contrôle des livraisons : être responsable du respect de ce planning par les fournisseurs et identifier tous les retards de rendez-vous.
• Suivi des livraisons : tenir à jour un suivi des livraisons de marchandises (planifiées et réalisées) et informer le club-entrepôt des flux.
• Suivi des commandes : effectuer un suivi des commandes en attente de livraison par les fournisseurs.
• Gestion des retours : gérer les retours de marchandises ainsi que les dons aux associations caritatives.
• Suivi des stocks : s'assurer que les commandes reçues à l'entrepôt ont été saisies dans le système (conciliation des bons de livraisons et des saisies dans le système).
• Contrôle des flux : faire le suivi des flux sortants (retours fournisseurs), planifier les enlèvements et veiller à la mise à jour des stocks en conséquence.
• Saisie de données : saisir les données dans le système informatique.
• Contrôle de la fiabilité : contrôler la fiabilité des informations saisies.
• Édition et analyse de rapports : éditer, consulter et effectuer une première analyse des rapports, notamment, bons de commande, stocks, réception, etc.
• Transmission d'informations : effectuer une bonne transmission des informations entre les équipes achats, logistique, entrepôt, les fournisseurs ou les autres services de l'entreprise.
• Accueil et service client : garantir un accueil chaleureux et courtois aux membres, fournisseurs, prestataires externes, etc.
• Participation au bon fonctionnement : participer au bon fonctionnement de son département, et plus généralement à celui du siège.
• Aide aux autres départements : aider les autres départements si nécessaire.

Qualifications souhaitées :

• Expérience en tant qu'agent administratif : une première expérience en tant qu'agent administratif est appréciée.
• Niveau minimal de formation : un niveau minimal bac/bac + 2 BTS ou DUT est apprécié.
• Maîtrise de l'informatique : une maîtrise de l'informatique et des bonnes connaissances mathématiques sont nécessaires à ce poste.
• Diplôme ou expérience en administration du personnel et paie : en administration du personnel et paie, un diplôme ou une première expérience dans ce domaine, ainsi qu'une connaissance des bases de la paie et de l'administration du personnel sont nécessaires.
• Habilitations nécessaires : aucune. Des formations spécifiques pourront être dispensées aux candidats.
• Qualités requises : un sens du contact, des relations interpersonnelles et du service client.

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