Assistant.e de direction

Détails de l'offre Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Emploi contractuel de cat. C Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui () Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Non Rémunération indicative Salaire brut : 1900 €/mois, salaire net : 1500 €/mois Descriptif de l'emploi Le Syndicat recherche un assistant de direction (h/f) en charge de missions de secrétariat et de gestion comptable de la collectivité. La durée de mission est de 3 mois renouvelable. Missions / conditions d'exercice Organiser et mettre en forme des documents administratifs : -Gestion des courriers entrants / sortants, numérisation, affranchissement et diffusion, mailings, - Accueil physique et téléphonique des usagers et partenaires externes, - Suivi des commandes et gestion du stock des fournitures administratives, - Mise en forme de courriers, ordres du jour de réunions, notes, rapports et documents relatifs aux marchés publics, - Préparation et organisation des réunions des assemblées délibérantes, - Classement des dossiers papier et dématérialisés. Exécuter et suivre les procédures et décisions administratives - Organisation et gestion de la production documentaire liée à ses fonctions, - Préparation et suivi des documents mis à la signature du Président, reproduction, reliure, - Gestion du planning des réunions, organisation des réunions : réservation des salles, du matériel et de la restauration, - Transmission dématérialisée des actes au contrôle de légalité. Gestion de la comptabilité sous la responsabilité de la Direction : - Réceptionner, enregistrer, vérifier les factures et les pièces comptables nécessaires au mandatement (hors marchés publics complexes), - Etablir les bons de commandes de fournitures administratives, - Saisie des mandatements de dépenses et titres de recette. Gestion des ressources humaines sous la responsabilité de la Direction : - Tenue à jour du planning des congés des agents, des tableaux de synthèse de suivi individuel des congés des agents, des états individuels des informations annuelles relatives aux congés annuels, RTT et CET, - Etablir les ordres de mission pour les déplacements ponctuels, - Suivi du plan de formation : inscription, dossiers individuels sur le site du CNFPT, tableaux de synthèse. Gestion de la paie sous la responsabilité de la Direction : - Renseigner la fiche de liaison mensuelle de la plateforme de la paie (saisie des éléments variables), - Contrôler les fiches de contrôle produites par le prestataire de la paie, - Liquider les paies - Etablir les déclarations des charges sociales et les transmettre aux organismes dédiés. Profils recherchés - Bac+2 en gestion administrative ou comptable, expérience souhaitée. - Avoir des connaissances du fonctionnement des collectivités territoriales et des procédures administratives. - Maitrise des outils bureautiques et informatiques. - Savoir s'organiser, gérer les priorités et les situations de stress. Faire preuve de rigueur de soin et de méthodologie. - Maitrise des règles de l'expression écrite et orale. - Aptitude à travailler en équipe et à rendre compte de ses actions. - Respecter les obligations de discrétion et de confidentialité. - Capacité relationnelle : écoute et compréhension, sens du service public.