Assistant(E) de Direction Administratif

**À propos du poste**
Nous recherchons un assistant ou une assistante de direction pour rejoindre notre équipe dynamique. Vous assurez un assistanat technique auprès de la Directrice Régionale Formation. Ce poste est idéal pour une personne organisée, proactive et capable de gérer plusieurs tâches simultanément.

**Responsabilités**
- Assistanat de la direction régionale
- Gestion agenda (planification de réunions, de rendez-vous)
- Traitement de textes (rédaction de courriers, mails, notes)
- Organisation de réunions:

- Gestion administrative : saisie ODJ et convocation, rédaction et envoi comptes-rendus/procès-verbaux
- Logistique (réservation salle, restauration, matériel technique)
- Suivi administratif de dossiers divers (remontée d'informations)
- Enregistrement et transfert de courriers/documents institutionnels
- Assistance à la rédaction et suivi des documents procédures et mode opératoires pour le pôle contrat clients
- Suivi de conventions partenariales et lien avec les autres directions concernées

En appui sur des services transversaux:
Ressources humaines:

- Suivi des demandes d'embauche, d'accueil des stagiaires, de télétravail (gestion des signatures, - création de fichiers de suivi)
- Mise à jour de procédure (circuit de validation DE)
- Gestion de recrutement:

- Mise à jour de fiches de poste
- Rédaction et publication d'offres en ligne pour divers services
- Rédaction de courriers divers (convocation, confirmation, refus)
- Gestion des contrats intérimaires (prise de contact avec l'agence, suivi du contrat, saisie dde d'engagement compta, etc.)
- Organisation de formations pour divers services dans le cadre du PDC et Qualiopi:

- Prise de contact avec l'organisme de formation (gestion devis, facture, convention, planification dates)
- Rédaction convocation des participants
- Saisie de demandes d'engagement (comptabilité)
- Gestion logistique (réservation salle et restauration)
- Enregistrement et transfert des documents de fin de formation (attestations, fiche d'émargement, questionnaire d'évaluation)
- Lancement enquête de satisfaction OPCO via Forms (Qualité)

En appui administratif sur d'autres services de la direction:

- Organisation logistique de réunions diverses (réservation salle, restauration)
- Suivi des signatures de documents institutionnels
- Saisie de demandes d'engagement
- Mise en forme de documents divers
- Administration et interlocutrice pour différents partenariats

Activités complémentaires : Pilotage des sélections régionales Worldskills, suivi administratif des subventions liées aux financements des Campus.

**Profil recherché**
- **Connaissances**
- Rédiger et mettre en forme des documents
- Organiser et animer une réunion
- Capacité à articuler des actions, des dispositifs, des informations, des équipes dans un ensemble cohérent en vue d’atteindre un résultat, un objectif déterminé
- **Savoir-faire**
- Travailler en équipe / réseau
- Procéder à une lecture approfondie d’une information, d'un document, pour en ressortir des éléments de diagnostic quantitatif et/ou qualitatif en vue d’une meilleure compréhension des enjeux
- Rédiger des comptes rendus de réunions/commissions
- Elaborer une procédure
- Capacité à planifier et coordonner les moyens nécessaires à l'organisation technique d'un évènement
- Capacités rédactionnelles
- **Savoir-être**
- Esprit d'analyse
- Esprit de synthèse
- Rigueur
- Discrétion
- Capacité de communication
- Autonomie
- Maîtriser les délais

Type d'emploi : Temps plein, CDD
Statut : Cadre
Durée du contrat : 12 mois

Rémunération : 28 600,00€ à 28 601,00€ par an

Avantages:

- RTT
- Travail à domicile occasionnel

Horaires:

- Du lundi au vendredi
- Travail en journée

Rémunération supplémentaire:

- 13ème Mois

Expérience:

- assistante de direction: 2 ans (Requis)

Lieu du poste : Télétravail hybride (45000 Orléans)

Date de début prévue : 20/01/2025