Assistant - Assistante de Direction

Activités principales:
**Assister la cheffe de service et son adjointe dans l’organisation du service**:

- Assurer le secrétariat (rédactions de documents simples, classement, archivage, etc.), élaborer/formaliser des processus,
- Être en charge de l’accueil physique et téléphonique, renseigner les différents publics, les orienter vers le bon interlocuteur,
- Organiser et planifier les réunions pour le service,
- Prise en charge, formation et accompagnement des nouveaux arrivants-es.

**Préparation des travaux des assemblées délibérantes**:
En toute autonomie:

- Coordonner l’activité des assistant-es du service pour l’ensemble des tâches matérielles de préparation des séances,
- Assurer un contrôle qualité sur la forme des projets de délibération validés par les directions (y compris les fiches de suivi), avant transmission aux directeurs
- directrices généraux adjoint-es,
- Assurer le suivi et l’envoi des documents de séance (dématérialisé et sous pli) et leur affichage, et veiller au respect de leur diffusion aux interlocuteurs requis,
- Assister aux conseils, prendre des notes, contribuer au bon déroulement des séances,
- Gérer au 1er niveau l’outil de gestion des délibérations,
- Alimenter le logiciel de vote électronique,
- Animer le site intranet pour la partie Service des Assemblées.
- Apporter une assistance aux services pour l’utilisation du logiciel de gestion des délibérations,

En lien direct avec la hiérarchie:

- Réaliser les retranscriptions des conseils (sténogrammes) à partir d’enregistrements sonores, et en assurer le suivi (de la rédaction jusqu’à l’archivage des recueils reliés),
- Assurer la préparation des documents de séance (ordres du jour, convocations, feuilles d’appel nominal et d’émargement, outils de suivi des votes, etc.)
- Suivre le circuit de validation des délibérations ainsi que des modifications sollicitées (par les services après validation, la direction générale, et l’exécutif),
- Réaliser le compte rendu sommaire de chaque Conseil,
- Assurer la finalisation des projets de délibération dans AIRS-Délib en vue de leur transmission au contrôle de légalité et les formalités de publication (sur Strasbourg.eu et Totems).

**Référente et formatrice Airs-Délib**:

- Élaborer les supports de formation,
- Organiser et réaliser les formations périodiques au logiciel (initiation et perfectionnement : groupe de 5 à 6 personnes),
- Adapter les formations en fonction des évaluations rendues et de leur analyse,
- Apporter une assistance aux services dans l’utilisation du logiciel,
- Suivre l’adaptation du logiciel aux contraintes de la collectivité.

Activités secondaires:

- Préparer et/ou assurer le suivi des différents arrêtés relatifs aux élus (congés, délégations de fonction, déport, etc.), jusqu’aux formalités de publication,
- Gérer les registres des arrêtés relatifs aux élus,
- Mettre à jour le fichier des représentations des élu-es et le fichier des compétences des élu-es,
- S’assurer de la mise à jour des bases de données Excel du service en cas d’évolution de la composition des assemblées délibérantes,
- Préparer et faire publier les annonces mortuaires, gérer les aspects comptables,
- Assurer le secrétariat des commissions thématiques de l’EMS,
- Coordonner l’activité des assistant-es du service en vue de l’archivage des documents du service (mise en boîte et versement aux Archives),
- Assurer le secrétariat, en lien avec une autre Direction, du Conseil commun annuel Strasbourg-Kehl,
- Assurer la recherche documentaire pour le service, en cas de sollicitation par les services ou l’exécutif,
- Exercer les fonctions d’adjoint-e au RIU.

Au sein du service secrétariat général vous assurez le secrétariat de la cheffe du service et de son adjointe, les assistez au quotidien et participez au bon fonctionnement du service, apportez une aide permanente en termes d’organisation, de gestion, et de suivi de dossiers (réalisation si nécessaire de tableaux de bord, de comptes rendus, etc.).

Vous assurez la préparation matérielle et le suivi des travaux des séances des assemblées délibérantes de la Ville et de l’Eurométropole de Strasbourg, ainsi que les instances préparatoires.

Vous êtes référent-e auprès des assistant-es du service en matière de procédure administrative et d’organisation de l’activité, ainsi que pour Airs-Délib.
- Baccalauréat secrétariat exigé ou équivalent et/ou compétences acquises par l’expérience dans le secrétariat.
- Expérience confirmée de l’organisation de la collectivité et du service des assemblées.
- Maîtrise les procédures internes, organigrammes et élus des collectivités
- Maîtrise les outils informatiques (Word, Excel, Outlook, etc.) et internet ainsi que les logiciels métiers : Air délib, Coriolis,...
- Maîtrise le vocabulaire professionnel du servi