Coordinateur Logistique événementiel

Secteur de tutelle: Division des conférences, des langues et des documents (CLD)

Catégorie d'emplois: Soutien administratif général

Type de contrat: Personnel non permanent (renouvelable)

Grade: Level 3

Rémunération brut**: entre 33K€ et 37K€ brut annuel

Durée du contrat: De 7 à 11 mois

Recrutement ouvert à: Candidats externes

Valeurs fondamentales de l’UNESCO : Engagement envers l’Organisation, intégrité, respect de la diversité, professionnalisme

Sous l’autorité et la supervision du responsable de l’unité de coordination des événements, le Coordinateur Logistique Evénementiel aura pour mission principale d’assurer la gestion du mobilier événementiel, la supervision des manutentionnaires et la coordination des espaces événementiels.

Chargé de veiller à la bonne organisation du mobilier, il assurera son stockage, son inventaire rigoureux et sa mise à disposition pour les événements. Il supervisera également les manutentionnaires, recrutés et organisés en collaboration avec l’entreprise prestataire, afin de garantir des flux logistiques optimisés lors des phases d’installation et de démontage. En parallèle, il assurera le suivi des réparations en lien avec les ateliers de l’UNESCO, veillant ainsi à la pérennité du mobilier mis à disposition.

Souci du détail et exigence guideront également son action pour maintenir les espaces événementiels en parfait état d’ordre et de présentation. Il veillera ainsi à la disposition harmonieuse du mobilier, à la propreté des lieux et au bon fonctionnement des installations, en étroite collaboration avec les services de nettoyage, de maintenance et de sécurité.

Enfin, jouant un rôle central dans la coordination des différentes parties prenantes, il assurera un dialogue permanent avec les coordinateurs généraux, anticipant les besoins et contribuant à garantir un environnement événementiel fluide, harmonieux et fonctionnel.

**Responsabilités**:

- Gestion du mobilier événementiel : suivi, stockage, mise à disposition et optimisation du parc de mobilier.
- Supervision des manutentionnaires : recrutement, organisation et coordination du travail sur le terrain.
- Coordination avec l’entreprise de manutention sélectionnée : garantir la qualité et la constance des opérations.
- Mise en place et gestion d’un inventaire : suivi précis du mobilier, disponibilité, état et réparations en lien avec les ateliers de l’UNESCO.
- Planification et coordination logistique des événements : garantir un flux logistique fluide pour l’installation et le démontage des événements.
- Gestion des espaces événementiels : veiller à leur état général (propreté, agencement, stockage).
- Collaboration avec les services internes et les prestataires logistiques et catering.
- Amélioration continue des processus logistiques : optimisation du stockage, des flux de manutention et des procédures.
- Veille réglementaire et sécuritaire : s'assurer que toutes les opérations logistiques respectent les normes de sécurité, les réglementations en vigueur et les politiques internes de l'organisation.
- Travail en équipe et partage d'information en assurant une communication fluide et transparente avec les membres de l'équipe.

**COMPETENCES (Fondamentales / Managériales)**:
Responsabilité (F)

Partage des connaissances et volonté constante d’amélioration (F)

**Formation**:

- Diplôme d’étude supérieur minimum (bac +2) en logistique, gestion des opérations, événementiel ou dans un domaine connexe.

**Expérience professionnelle**:

- Minimum 3 à 5 ans d’expérience dans la logistique événementielle, la gestion des opérations ou un poste similaire.

**Compétences et aptitudes**:

- Excellentes compétences organisationnelles et en résolution de problèmes.
- Capacité à planifier, prioriser et structurer efficacement son travail, en respectant les délais et en anticipant les imprévus.
- Capacité à gérer plusieurs événements simultanément dans un environnement dynamique.
- Expérience avérée dans la supervision de personnel (manutentionnaires, prestataires), avec un sens affirmé du terrain et de l’autorité fonctionnelle.
- Aptitude à travailler sous pression, notamment lors de pics d’activité ou d’imprévus en dernière minute.
- Flexibilité et disponibilité pour travailler selon des horaires décalés, en soirée ou en week-end, selon les besoins opérationnels.
- Solides compétences en communication et en négociation pour coordonner avec de multiples parties prenantes.
- Maîtrise des outils numériques de suivi et de planification événementielle.
- Forte orientation client et solution : capacité à comprendre les attentes, à y répondre efficacement, et à construire une relation avec les collègues.
- Bonne capacité de communication.
- Esprit d'équipe et collaboration continue avec les autres membres de l’équipe.

**Compétences techniques**:

- Familiarité avec les normes de sécurité et d’accessibilité pour les espaces événementiels.
- Maîtrise des logiciels Microsoft Office (Excel, Word, Teams).

**Langues**:

- Excellente