Assistant Formation

Le (la) futur(e) assistant.e formation contribuera à l'organisation et à la gestion des sessions du plan de professionnalisation sur le plan logistique et administratif. Via Compétences est le CARIF-OREF de la région Auvergne-Rhône-Alpes. Il accompagne l’élaboration et la mise en œuvre des politiques publiques dans les domaines de l’orientation, de la formation et de l’emploi. Le service « Accompagnement des professionnels » participe au développement des services d’orientation et de formation en Auvergne Rhône Alpes en: - Contribuant à la mise en œuvre de la politique régionale d'orientation professionnelle - Contribuant à l’information des publics et des professionnels sur le champ de l’orientation, la formation, la certification - Veillant à la coopération des réseaux et dynamisant leur action pour contribuer au développement de la complémentarité, de la continuité et de la qualité des services - Soutenant et développant les projets et dispositifs favorisant l’innovation et la coopération - Contribuant à la professionnalisation des acteurs. - A ce titre, la structure porte un programme annuel d’actions de formation en présentiel et à distance en direction des acteurs de la relation « emploi-formation ». Ce programme représente en moyenne 70 sessions annuelles déployées sur l’ensemble du territoire régional et 2000 participants Il porte également la mission de Cellule Ressource Régionale sur la VAE (Validation des Acquis de l'Expérience). **ACTIVITES PRINCIPALES DU POSTE** Dans le cadre du programme annuel de professionnalisation, l'assistant.e formation assurera: - **La gestion administrative des sessions de professionnalisation**: - Gérer la chaine administrative de l’inscription à la facturation - Organiser et assurer le classement et l’archivage des informations liées aux sessions conformément aux procédures qualité de la structure (QUALIOPI) - **L’organisation logistique des sessions de professionnalisation**: - Pour les sessions en présentiel : Identifier, réserver les salles et le matériel adaptés, réserver les prestations de restauration et en assurer le suivi - Pour les actions à distance, gérer la réservation des salles de visio conférence - Assurer un appui technique le cas échéant pour aider aux connexions visio des participants si besoin - Préparer les documents nécessaires au suivi administratif des sessions - Pour certaines sessions en présentiel, organiser la salle et gérer l’accueil des participants - Préparer des dossiers documentaires le cas échéant - Assurer les liens nécessaires avec les formateurs, les stagiaires - **La contribution à la préparation du plan annuel de professionnalisation** - Assurer le suivi administratif de la consultation pour sélectionner des prestataires - Saisir la programmation annuelle sur les sites dédiés - Contribuer à la mise à jour du catalogue - Créer des sessions sur le progiciel dédié à la gestion du plan - Préparer le classement des sessions - Préparer la diffusion de la plaquette de communication du plan - **L’accueil téléphonique** : Informer, orienter, aider les utilisateurs du plan de professionnalisation dans leurs démarches (inscriptions, information sur les actions,) - **La contribution à l’organisation logistique d’événements **(conférences, Mondial des Métiers ) À noter : une majorité des tâches liées à la gestion administrative et logistique des sessions du plan de professionnalisation sont réalisées à partir du progiciel Gescof **COMPETENCES** **Savoirs et savoir-faire** - Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et d’une manière générale aisance avec l’outil informatique - Aisance sur les outils de visio-conférence - Mettre en œuvre et réguler des procédures de gestion - Planifier des activités en tenant compte des priorités et des échéances - Travailler en équipe - Savoir rendre compte et suivre son travail - Savoir organiser et planifier son activité - Communiquer efficacement **Savoir-être** - Rigueur et méthode - Réactivité - Aisance relationnelle et sens du service à l’usager - Autonomie dans la réalisation des tâches confiées **CONDITIONS DE TRAVAIL ET SPECIFICITES LIEES A L’EMPLOI** **Liens hiérarchiques et fonctionnels** Poste placé sous la responsabilité hiérarchique de la responsable du service "Accompagnement des professionnels" L'assistant.e de formation exercera ses fonctions en: - Collaboration étroite avec les collègues de la cellule professionnalisation pour la gestion des actions du plan de professionnalisation. Articulation des absences avec eux pour assurer la continuité de service - Collaboration avec l’assistante de gestion pour le suivi de la facturation et des encaissements - Collaboration avec les collègues des trois services de la structure intervenants sur la professionnalisation **Localisation** - Poste loca