Office Manager

Nous sommes Memo Bank, une banque de plein exercice qui assume son rôle dans l’économie en se mettant au service de ses plus grands acteurs : les entreprises. Notre mission est de leur offrir la meilleure expérience bancaire européenne. Nous construisons le nouveau standard de la banque et repensons de zéro les services bancaires pour que les équipes financières et comptables puissent libérer leur potentiel.

Nous recherchons actuellement un-e Office Manager en stage ou alternance pour rejoindre notre équipe People. Tu seras chargé-e de l'organisation de la gestion de nos bureaux et de nos événements internes. En tant que véritable moteur de la vie en entreprise, ton rôle exercera un impact direct sur l'engagement des employés.

**À propos du poste**:
**Le rôle***:
Tu rejoindras l’équipe People, composée de quatre personnes réparties sur des thématiques variées des ressources humaines. Sous la supervision de Cécile, notre Head of People, tu collaboreras étroitement avec Wendy, People Ops Specialist.

Ton rôle consistera à orchestrer et gérer divers projets au sein de l’équipe People. Parmi ces projets, tu seras en charge de faire de nos bureaux (co-working) un espace de travail agréable et fonctionnel. Tu auras également pour mission d’organiser des événements, en physique et virtuel, afin de dynamiser le quotidien des équipes et leur donner l’occasion de tisser des liens.

Memo Bank étant un entreprise Remote First, renforcer la connexion entre nos membres est une des priorités de l’équipe People, ton rôle y contribuera de manière significative. Tu auras ainsi un impact direct et tangible sur la cohésion des équipes et le renforcement de notre culture.

**Tes responsabilités**:
Dans les grandes lignes, tes missions seront les suivantes (cette liste est non-exhaustive):

- Gestion des bureaux:

- Veiller à ce que nos bureaux soient fonctionnels, mais aussi agréables et accueillants en gérant les besoins en mobilier, fournitures et en décoration ;
- Gérer la relation avec notre espace de coworking (Morning) ;
- Réceptionner et distribuer le courrier entrant ;
- Devenir référent-e des demandes de nos employés concernant le bureau (badges, accès aux salles, etc) ;
- Créer et mettre à jour de la documentation concernant les règles de vie au bureau ;
- Participer à la recherche et à l’installation dans de nouveaux bureaux ;
- Gérer le parc informatique et tenir à jour l’inventaire du matériel IT ;
- Préparer de nouveaux Welcome Pack pour les futures arrivées ;
- Organiser les sessions de formations des nouvelles recrues.
- Évènementiel:

- Participer à la création, la planification et à l’exécution nos événements internes : les MemoDays trimestriels, une journée à Paris de conférences et workshops suivies d’afterworks, notre séminaire annuel, 3 jours d’activités team building à la mer ou à la montagne, et d’autres célébrations qui renforcent l’esprit d’équipe (afterworks, petit déjeuners etc.);
- Proposer et mettre en place des activités pour permettre à nos employés en full-remote de créer du lien (jeux, challenges, en fonction de tes idées ) ;
- Conseiller et accompagner les managers dans l’organisation de teams building d’équipes ;
- Suivre et gérer le budget événementiel.

En fonction de ta disponibilité et de tes centres d'intérêt, tu pourras également explorer d’autres missions au sein de notre pôle RH, comme l’administration du personnel, la gestion de la marque employeur, le recrutement, et bien d'autres encore.

**À propos de toi**:
**Profil recherché**:
En fin d’études, tu es à la recherche d’un stage ou une alternance qui te permettra d’acquérir de nouvelles compétences dans le domaine de l’office management, de l’évènementiel et de la communication interne.

Ta capacité d’organisation et ta rigueur sont essentielles pour réussir dans ce rôle. Tu es reconnu-e pour ta proactivité et ton dynamisme, tu aimes fédérer autour de toi.

Tu as idéalement déjà une première expérience réussie en office management ou en évènementiel. Ta créativité et ta jovialité seront des atouts précieux dans la réussite de tes missions.

Chez Memo Bank nous valorisons toujours les idées novatrices, et avons à cœur de t’offrir un environnement au sein duquel tu pourras les exprimer. Aussi, tu es capable de communiquer clairement, que ce soit à l’écrit ou à l’oral, te permettant d’animer avec succès la vie au bureau et les évènements que tu organises.

**Compétences attendues**:

- Tu recherches un stage ou une alternance dans le cadre de ton cursus, en licence ou en master ;
- Tu possèdes déjà une expérience professionnelle en entreprise ;
- Tu es reconnu-e pour ton énergie et ton enthousiasme, qui te permettent de naturellement fédérer autour d’un projet ;
- Doté-e d'une solide capacité d'organisation, tu sais gérer tes priorités