assistant(e) de direction h/f

Emploi à temps complet - Catégorie C – Adjoint administratif 1ère ou 2ème classe

Diplôme Bac+2 assistant de direction souhaité

Expérience significative dans l'assistanat de direction

MISSIONS

Sous l'autorité de la DGS, l'agent assiste cette dernière, le DGA Ressources internes et le DGA Familles, loisirs, éducation, jeunesse et sports, dans l'organisation quotidienne de leur travail et le suivi des dossiers. Il/Elle met en œuvre, coordonne et veille à la bonne exécution des décisions prises par la DGS. Il/elle est un des interlocuteurs privilégiés du cabinet de Monsieur Le Maire.

Organiser l'activité quotidienne du Directeur et des DGA :

• Assurer l'ensemble de la coordination des rendez-vous de la DGS : préparation des réunions et des documents nécessaires
• Assurer la gestion des astreintes des directeurs (planning, et suivi).

Assurer le suivi des activités :

• Renseigner les interlocuteurs et faire le relais vers l'interlocuteur compétent
• Assurer l'interface avec l'ensemble des services de la ville et les partenaires extérieurs
• Préparer et mettre à jour les dossiers (comités de direction-)
• Intégrer les priorités dans la gestion quotidienne
• Assurer le suivi et le contrôle des parapheurs
• Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des procédures et des documents de suivi
• Gérer l'organisation du séminaire des cadres et du séjour des agents administratifs des Lindau dans le cadre du jumelage.

Gestion du courrier :

• Organiser, enregistrer et assurer le suivi du courrier externe de la collectivité via le logiciel métier en lien avec les services et le cabinet du Maire
• Assurer le suivi de la boite mail en lien avec la préfecture et le cabinet du Maire
• Gérer la diffusion des mails dits "everyone" à l'ensemble de la collectivité.

Réaliser, mettre en forme et suivre les documents administratifs :

• Rédiger et mettre en forme tous types de documents
• Effectuer des recherches documentaires, organiser la diffusion et le classement des dossiers dans le respect de la réglementation.

Assurer le suivi des demandes de stages :

• Réceptionner, enregistrer et répondre aux demandes de stages
• Positionner et assurer un suivi de chaque stagiaire lors du stage
• Etre en lien avec les stagiaires, les services et les établissements scolaires et/ou organismes de formation
• Suivre les conventions de stage.

Maîtrise des outils bureautiques

Connaissance générale du fonctionnement d'une collectivité et des règles administratives et comptables propres au secteur public

Etre en mesure de planifier les activités et à tenir les délais

Capacité à anticiper et à organiser

Maîtrise de l'orthographe exigée et aisance rédactionnelle

Informer et rendre compte à sa hiérarchie

Rechercher l'information, la vérifier et la classer

Travailler en collaboration avec des interlocuteurs internes et externes

Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Autonomie, capacité d'adaptation et à prendre des initiatives

Disponibilité, discrétion et confidentialité

Bon contact relationnel

Force de proposition dans l'organisation administrative

RÉMUNÉRATION

Statutaire - Régime indemnitaire – 13ème mois – Télétravail possible

Self municipal – ASCP et CNAS – Forfait Mobilités durables

Participation Mutuelle selon l'avis d'imposition et Prévoyance à hauteur de 50%

• Charte des valeurs/éthique
• Démarche de conseil/protection des agents
• Prime de fin d'année
• Congés supplémentaires
• Restauration collective/titres restaurant
• Compte-Epargne Temps
• Chèques vacances/loisirs
• Prise en charge Mutuelle
• Avancement de carrière/promotion
• CPF-compte personnel de formation avantageux
• Prise en charge frais déplacement formation
• Prise en charge frais trajet domicile-transport en commun
• Abonnement CNAS ou FNAS
• Abonnement COS ou CAS
• ARTT
• Bilan de compétence/carrière
• Autorisations spéciales d'absence
• RIFSEEP
• Charte pour l'égalité des hommes et des femmes (parité)
• Gratification pour les médailles du travail
• Aides à la rentrée scolaire
• Participation aux frais de séjour/enfants

À seulement 12 km de Paris, Chelles est la deuxième ville de Seine-et-Marne avec ses habitants. La Ville offre de nombreuses facilités d'accès : 30 minutes de Paris avec le RER E (Haussman St Lazare) et 13 minutes avec la ligne P du Transilien (Gare de l'est).

Bordée par la Marne, parsemée d'espaces verts, elle bénéficie d'une situation géographique privilégiée. Services de proximité, équipements culturels et sportifs, centres de loisirs, commerces, associations, centre-ville animé, Chelles est résolument une ville attractive.