Office Manager H/F

À propos du poste

Filiale du groupe international leader en dosimétrie, nos missions s'étendent du territoire francophone (France métropolitaine, DROM/COM) aux pays d'Afrique francophone pour le conseil, la vente et le support de matériel de dosimétrie.

Dans le cadre d'un remplacement, nous cherchons à renforcer son équipe avec un(e) Office Manager expérimenté(e), basé(e) aux Ulis (91).

Une expérience professionnelle d'au moins 5 ans dans un poste similaire est demandée et une connaissance de Microsoft Dynamics est un atout.

Une expérience dans les marchés publics ou la vente de matériel médical est un plus.

Responsabilités

• Assurer la communication externe et les paiements envers les créditeurs (taxes et factures diverses)
• Gérer la facturation sortantes, la trésorerie et les échanges avec le comptable
• Si besoin, assurer les relances aux clients
• Suivre les commandes de l'entreprise, le stock, les immobilisations avec un collègue.
• Participer au maintien de la base de données client dans le CRM MS dynamics.
• Surveiller le solde du compte principal
• Contrôler les valider les notes de frais (mooncard)
• Contrôler les factures entrantes et préparer les virements aux fournisseurs
• Répondre aux appels téléphoniques et traiter le courrier (postal et électronique)
• Préparer les réponses administratives aux appels d'offres
• Préparer et passer les commandes aux fournisseurs d'accessoires et de fournitures de bureau
• Gérer les congés, récupérations, évènements particuliers et heures supplémentaires éventuelles de l'équipe.
• Gérer les services généraux (locaux dont loyer, entretien, téléphonie et véhicules de société, assurances, mutuelle, et autres abonnements).
• Interface avec le siège et notamment préparer et donner accès aux données et aux résultats de l'entreprise pour le bilan annuel et autres points ponctuels avec le siège (suivi du CA, des ventes par trimestre et par produit principal)
• Archivage des documents clés et nécessitant un suivi
• Assister le gérant pour le suivi de taches RH récurrentes (dosimétrie personnelle, visite médicale) ou ponctuelles
• Former une collègue junior en alternance et si le cas se présente, assister le gérant dans le recrutement de nouveaux collègues et/ou assurer le suivi de stagiaires et/ou alternants éventuels
• Assister l'équipe pour la préparation d'évènements aussi bien internes qu'externes (traiteur,navettes, communication)
• Assister le gérant et si besoin l'équipe en support aux ventes et au SAV (devis, confirmation de commande, bon de retour etc)
• Proposer et conduire des améliorations du fonctionnement de l'entreprise, aussi bien sur l'organisation, les outils proposés ou les modes opératoires.

Profil recherché

Vous possédez une expérience significative en tant qu'Office Manager, avec une solide connaissance en gestion administrative, ressources humaines et gestion budgétaire.

Vous avez démontré votre capacité d'organisation et de proactivité.

Vos compétences en communication orale et écrite sont excellentes, tout comme vos compétences organisationnelles et votre capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.

La maîtrise des outils bureautiques est indispensable et notamment Microsoft Dynamics.

Vous faites preuve d'autonomie, de rigueur et d'un excellent sens du service client ou interne.

La capacité à gérer le standard téléphonique avec professionnalisme ainsi que votre aisance relationnelle seront particulièrement appréciées.

Nous attendons les candidat(e)s sélectionné(e)s motivé(e)s, organisé(e)s et prêt(e)s à relever les défis liés à la gestion administrative d'un environnement professionnel dynamique.

Les interactions avec la maison mère se faisant en Anglais, un niveau européen B1 est demandé mais les échanges sont majoritairement à l'écrit.

Responsable et autonome, vous comprenez l'importance des SAV urgents pour un service de radiothérapie, et savez tenir les délais pour un marché public.

Sociable, vous savez vous intégrer à une équipe et la dynamiser, et vous maintenez la société dans un état de fonctionnement optimal.

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : à partir de 34 000,00€ par an

Avantages :

• Travail à domicile occasionnel

Question(s) de présélection:

• Avez-vous une bonne connaissance de Microsoft Dynamics ?

Langue:

• Anglais niveau B1 (Requis)

Lieu du poste : En présentiel