Assistante de direction

Assistante administrative polyvalente / Assistante de direction

(H/F)

1. Présentation de l'entreprise

La holding du groupe Phenix regroupe plusieurs structures intervenant dans les domaines de

l'aménagement foncier, de la promotion immobilière, de la gestion de projets immobiliers et des

activités connexes.

Le poste est rattaché directement à la holding, avec un périmètre transverse couvrant l'ensemble

des sociétés du groupe.

Le groupe s'inscrit dans un environnement de PME dynamique, avec plusieurs opérations en cours et à

venir, nécessitant une organisation rigoureuse, structurée et digitalisée.

Une volonté forte de structuration interne, de fiabilisation des process et de digitalisation des

méthodes de travail guide l'ensemble des entités.

1. Intitulé du poste

Assistante administrative polyvalente / Assistante de direction

1. Positionnement dans l'organisation

Rattachement direct : Direction du groupe / Holding

Rôle : poste clé, transverse et structurant pour l'ensemble des sociétés

Périmètre : toutes les structures du groupe Phenix

Interlocuteurs internes et externes :

Direction

Responsables de sociétés

Partenaires (notaires, comptables, entreprises, collectivités, prestataires)

1. Objectif du poste

Assurer le pilotage administratif, organisationnel et pré-comptable de la holding et des sociétés du groupe, en lien direct avec la direction, afin de :

Structurer et harmoniser les pratiques entre les différentes entités

Fiabiliser les dossiers administratifs et financiers

Fluidifier le suivi des projets et opérations multi-structures

Offrir à la direction une vision claire, consolidée et fiable

1. Missions principales

5.1 Gestion administrative quotidienne

Organisation, classement et structuration des dossiers physiques et numériques

Gestion des courriers, mails et documents administratifs

Suivi des échéances et obligations administratives

Mise à jour des bases de données et outils de suivi

5.2 Suivi des projets et opérations des sociétés du groupe

Suivi administratif des opérations et projets portés par les différentes sociétés du groupe

Mise à jour de tableaux de bord et échéanciers multi-structures

Relances et coordination avec les partenaires externes

Centralisation, fiabilisation et harmonisation des informations projets

5.3 Pré-comptabilité et gestion financière courante

Gestion des factures clients et fournisseurs

Suivi des règlements (émissions, encaissements, paiements)

Rapprochements simples

Préparation et transmission des éléments au cabinet comptable

Suivi de trésorerie simple et structuré

5.4 Support direct à la direction

Organisation et priorisation des tâches

Anticipation des besoins administratifs

Aide à la prise de décision par une information claire et structurée

Être force de proposition sur l'amélioration de l'organisation interne

5.5 Digitalisation & amélioration des process

Utilisation et optimisation des outils informatiques existants

Participation à la mise en place de nouveaux outils (tableaux, process, logiciels)

Contribution à la dématérialisation et à la structuration numérique des dossiers

1. Compétences requises

6.1 Savoir-faire

Expérience en assistanat administratif, assistanat de direction ou gestion

Compétences en pré-comptabilité

Très bonne maîtrise des outils informatiques :

Excel / Google Sheets

Outils collaboratifs

Logiciels de gestion

Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément

6.2 Savoir-être (fondamental)

Rigueur et précision indispensables

Autonomie réelle dans l'exécution des missions

Discrétion absolue : le poste implique l'accès à des informations confidentielles (financières,

juridiques, stratégiques)

Sens aigu de la confidentialité et de la loyauté

Sens de l'organisation et méthode

Fiabilité et constance

Esprit d'initiative et force de proposition

Bon relationnel et communication professionnelle

1. Conditions du poste

Temps de travail : Temps partiel – 21h hebdomadaires (évolutif)

Organisation du temps : à définir

Lieu de travail : poste basé au bureau du groupe à La Roche-de-Glun (26)

Type de contrat : CDI

Poste évolutif en responsabilités et en volume horaire

1. Évolution du poste

Le poste est conçu comme évolutif, avec la possibilité d'élargir :

Le volume horaire

Les responsabilités

Le périmètre d'intervention selon le développement de l'entreprise et l'implication de la personne recrutée.

1. Indicateurs de réussite

Dossiers administratifs structurés et à jour

Respect des échéances

Fiabilité des informations financières transmises

Autonomie croissante dans la gestion quotidienne

Gain de temps et de clarté pour la direction