Adjoint Administratif à la Direction des soins

POSTE PROPOSÉ

Adjoint Administratif à la Direction des soins - H/F

CONTRAT

CDD

DESCRIPTIF

Descriptif du poste :

La Direction des soins du CHU Grenoble Alpes a pour missions :

L'organisation générale des soins infirmiers, médico-techniques et de rééducation

La conception de la politique de soins en lien direct avec le projet d'établissement médico-soignant

La participation à la politique de formation (DPC) dans l'objectif du projet GPMC

L'animation des cadres de proximité et de pôle

La participation à la gestion statutaire des personnels paramédicaux et ASH

La participation aux recrutements de l'ensemble des professionnels nonmédicaux

La gestion des stages paramédicaux et stages des élèves de collèges (3ème) et de lycées

L'animation de la Commission des soins du GHT Alpes Dauphiné au sein de l'Etablissement support

Le secrétariat comprend une équipe de 3 secrétaires qui contribuent à la coordination des activités administratives et organisationnelles.

Principales missions :

Accueil physique et téléphonique, orientation des agents et visiteurs

Gestion administrative : rédaction de courriers et documents, mise à jour de bases de données, classement et archivage

Organisation des réunions : réservation de salles, installation de visioconférences, rédaction des comptes-rendus

Suivi des procédures institutionnelles et mise à jour du site intranet

Coordination des stages paramédicaux et médicaux : gestion des conventions et dossiers administratifs

Gestion des promotions professionnelles et des affectations : convocations, préparation des dossiers, courriers, organisation des jurys

Suivi des cadres juniors

Contribution aux comités et missions transversales (qualité, gestion des risques, etc.)

Travail en lien direct avec les cadres supérieurs transversaux (CSS) pour la mise en uvre de leurs missions spécifiques

Les missions sont réparties entre les 3 secrétaires.

Relations hiérarchiques :

L'adjoint des cadres hospitaliers

La Directrice coordonnatrice générale des soins

La Directrice des soins

Les cadres supérieurs transversaux

Relations fonctionnelles :

Les autres secrétaires de la Direction des soins

Les cadres de santé supérieurs et cadres de santé

Les directions déléguées et supports du CHUGA (notamment DRH)

Les instituts de formation internes et externes

Le personnel non médical, Service de Santé au Travail, Médecine agréée

Les organisations syndicales, collèges, lycées et publics extérieurs

Lieu d'exercice : Direction des Soins Pavillon Dauphiné 1er étage

CDD de 3 mois renouvelable catégorie CTitulaire catégorie C

Profil recherché :

Compétences requises

Maîtriser Word et les outils de messagerieUtiliser Powerpoint et Excel pour un usage courant

Effectuer un publipostage

Adapter sa communication écrite et orale selon l'interlocuteur

Prioriser les tâches urgentes

Planifier des tâches récurrentes

Bonne connaissance des règlements spécifiques et du fonctionnement de la Direction des soins

Bonne connaissance de l'organisation hospitalière du CHUGA

Législation hospitalière

Méthode de classement

Autonomie

Rigueur et méthode

Capacité d'anticipation

Agilité, réactivité

Qualités rédactionnelles

Maîtriser l'écrit (bon niveau de grammaire et d'orthographe exigé)

Prise de notes

Rédiger des comptes-rendus et des courriers

Capacité de synthèse

Qualités relationnelles

Sens de l'accueil

Capacité à travailler en équipe (communication, solidarité)

Capacité à gérer les interruptions de tâches

Capacité à rester calme et à apaiser en situation stressante

Capacité d'écoute et d'empathie

Discrétion

Devoir de réserve

Savoir rendre compte

Conditions de travail du poste :

Horaires : 08h00 15h50

Temps de travail : 100%

Contraintes particulières :

Remplacement des autres secrétaires pendant les absences pour assurer la continuité des activités.

Prise de congés en concertation avec les autres secrétaires, validée par l'adjoint des cadres.

Astreintes et gardes : NON.

Travail dimanches et jours fériés : NON.

Exigence institutionnelle :Chaque agent est tenu au secret professionnel, au devoir de discrétion professionnelle, au respect des règles de confidentialité, et au respect de la ponctualité (règlement intérieur CHUGA).

PERSONNE À CONTACTER

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ETABLISSEMENT

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boulevard de la chantourne CS Grenoble CEDEX 9

38700 La Tronche