Assistant Administratif et Financier

La Faculté de Gestion, Economie et Sciences (FGES) recrute un(e) Assistant Administratif et Financier, en CDD d'une durée de 7 mois. Poste à pourvoir dès que possible.

Elle offre 17 masters, 9 licences, et une licence professionnelle en sciences, gestion, numérique, comptabilité et économie, des classes CUPGE en double cursus. Elle accueille chaque année 2700 étudiants. L'accompagnement des étudiants (pédagogie active, vie étudiante, développement personnel et professionnalisation) et l'internationalisation s'inscrivent dans la mission plus large de l'Université de former des professionnels capables de s'adapter, d'innover et de devenir des citoyens acteurs et responsables. La diffusion de la culture scientifique et l'ouverture vers les milieux socio-économiques est aussi une priorité à travers l'enseignement, la recherche et les études. L'unité de recherche de la FGES regroupe une cinquantaine de membres.

L'Université Catholique de Lille, riche de ses étudiants, est une université pluridisciplinaire avec cinq Facultés (Droit ; Lettres et Sciences Humaines ; Médecine et Maïeutique ; Gestion, Economie & Sciences ; Théologie), 22 Établissements de formation dont des écoles médicales et paramédicales, sociales, de cadres du tertiaire, un Groupe Hospitalier, et en tout, près de 50 équipes de recherche regroupant 850 enseignant chercheurs.

L'Assistant(e) Administratif et Financier (F/H), rattaché au Responsable Administratif et Financier, réalise le traitement administratif et le suivi de divers dossiers. Il intervient dans les étapes des candidatures et des inscriptions afin d'en garantir le bon déroulement. Avec un sens de l'accueil (téléphonique et physique), organisé et méthodique, il est l'interface entre différents publics : collaborateurs, prestataires, fournisseurs, futurs candidats, étudiants et l'établissement.

Missions

Gestion administrative et financière des inscriptions

• Accueillir et informer les étudiants et leurs parents pour toute question relative à leurs candidatures, leurs inscription ou problèmes financiers (téléphone, mails et en face à face)
• Participer à l'organisation des dispositifs de sélection des futurs étudiants sur nos deux campus
• Suivre le processus de sélection et d'inscription de A à Z.
• Gérer le projet de sélection via Parcoursup en en étant le pivot centrale (accompagnement des Responsables Pédagogiques, du Service communication et remontée des informations vers le CODIR)
• Prendre en charge la relation avec le Service de Gestion des Affaires Etudiantes (SGAE).
• Gérer les dossiers d'inscription ou de réinscription : après réception et avis du responsable pédagogique, envoyer un dossier définitif pour validation de l'inscription et paiement des frais de scolarité.
• Suivre les demandes de bourses ou de réduction.
• Gérer les accords pédagogiques.
• Suivre les abandons et les remboursements.
• Suivre les relances des impayés réalisées par le SGAE
• Corriger les erreurs dans les bases de données.
• Fournir des indicateurs de suivi dans le cadre des candidatures et inscriptions.
• Assurer toutes missions nécessaires au bon fonctionnement administratif du service.

Ces activités peuvent être amenées à évoluer en fonction de besoins nouveaux, internes et externes, qui apparaissent

Dans le cadre de notre politique diversité, nous portons une attention particulière, à compétences égales, aux candidatures des personnes en situation de handicap.

• Expérience de 2 à 3 ans dans une fonction similaire ou équivalente et/ou dans le domaine d'activité du service/entité.
• Maîtrise des techniques de secrétariat.
• Bonnes capacités d'analyse et de synthèse
• Maîtrise des outils informatiques (Internet, Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Connaissance du milieu de l'enseignement souhaité
• Connaissance d'un ou des logiciels du système informatique du service/entité souhaitée.
• Avoir le sens du relationnel et de la communication, avoir le sens de l'accueil et de l'écoute, être organisé et rigoureux, être dynamique et réactif, avoir l'esprit d'équipe.

Salaire brut mensuel prévu : 2065€