Assistant administratif et financier

Ce poste est à pourvoir en CDD d'un an, dans le cadre d'un accroissement temporaire d'activité.

Accueil et interface avec l'extérieur

• Accueillir, renseigner et orienter des personnes (fournisseurs, visiteurs, personnels administratifs, enseignants et apprenants). Réceptionner, traiter ou rediriger des appels téléphoniques et /ou des messages électroniques vers les personnes concernées. Anticiper la qualité de la relation (par exemple, confirmer un accès au parking avant la venue d'un invité, etc.), favoriser un environnement propice à un accueil agréable et approprié.
• Prendre en charge les relations avec les services internes à l'Université (comptabilité, techniques, informatique, RH, etc.) pour ce qui concerne les échanges de documents au quotidien. Résoudre les problèmes et alerter le cas échéant.

Gestion logistique

• Organiser et préparer la logistique des réunions et de certains évènements : veiller au bon déroulement, gérer les commandes de repas/cafés, réservations de salles, etc.
• Organiser et préparer la logistique des voyages/déplacements : réservation de l'hébergement et transport, inscription, etc.

Gestion administrative

• Transcrire, mettre en page, reproduire, diffuser et archiver des documents de diverses natures (courriers, notes, comptes-rendus, tableau, planning, etc.). Réceptionner, trier, transmettre/envoyer de la documentation, des fax, mails, courriers, etc.
• Réaliser la saisie et la mise à jour de données/fichiers, relatifs à son domaine d'activité.

Gestion des commandes

• Assurer la réalisation et le suivi des commandes de matériels nécessaires à l'entité : rédiger et suivre les bons de commandes, réceptionner et vérifier tout ou partie des commandes. Respecter les procédures d'achat établies au sein de l'ICL.

Gestion administrative et financière des inscriptions

• Prendre en charge la relation avec le service Gestion des Affaire Etudiantes.
• Suivre le processus de sélection et d'inscription.
• Gérer les dossiers d'inscription ou de réinscription : après réception et avis du responsable pédagogique, envoyer un dossier définitif pour validation de l'inscription et paiement des frais de scolarité.
• Suivre les demandes de bourses ou de réduction.
• Gérer les accords pédagogiques.
• Corriger les erreurs dans les bases de données.
• Fournir des indicateurs de suivi dans le cadre des candidatures et inscriptions

Amélioration du service rendu

• Apporter un soutien ponctuel à l'équipe de l'entité dans le périmètre de ses compétences.
• Dans le cadre de la démarche qualité et en collaboration avec son référent qualité, participer à l'amélioration continue de l'entité en développant de manière permanente la qualité organisationnelle du service et celle de ses produits/du service rendu, à travers la mise en place d'outils (remontée et analyse d'indicateurs, résolution de problème, évolution des procédures, archivage et numérisation des documents, etc.) ; ceci, aussi bien dans le cadre de ses relations avec des partenaires internes qu'externes. Assurer également le développement de la responsabilité sociale de l'entité.
• Le cas échéant, représenter l'entité, la faculté ou l'université lors de manifestations (tournées d'informations, journées portes ouvertes, colloques, etc.).

Profil Recherché
Dans le cadre de notre politique diversité, nous portons une attention particulière, à compétences égales, aux candidatures des personnes en situation de handicap.

• Expérience de 2 à 3 ans dans une fonction similaire ou équivalente et/ou dans le domaine d'activité du service/entité.
• Maîtrise des techniques de secrétariat.
• Anglais courant (niveau B2/C1)
• Maîtrise des outils informatiques (Internet, Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Avoir le sens du relationnel et de la communication, avoir le sens de l'accueil et de l'écoute, être organisé et rigoureux, être dynamique et réactif, avoir l'esprit d'équipe.

Dans le cadre de notre politique diversité, nous portons une attention particulière, à compétences égales, aux candidatures des personnes en situation de handicap.
Salaire mensuel : entre 1900 et 2000€ bruts