Assistant ADV

« Hydroscand est le spécialiste des tuyaux et raccords hydrauliques. Fort de 50 ans d'expérience, Hydroscand a commencé son aventure en Suède en 1969. Numéro 1 en Scandinavie, le groupe possède plus de 220 agences répartis dans 19 pays. L'aventure Hydroscand France a démarré en 2010 avec l'agence de Chalon-sur-Saône. Depuis, d'autres agences sont réparties dans toute la France. Notre connaissance ne se limite pas aux flexibles hydrauliques, nous sommes également spécialisés dans les flexibles industriels offrant une gamme complète comprenant des flexibles pour les applications eau, air, vapeur, ventilation, matériaux, soudage et produits chimiques. Nous possédons également une gamme de tuyaux approuvés pour les aliments. Toutes nos branches sont certifiées ISO 9001 et ont obtenu l'approbation DNV pour les applications marines.»

1. Contexte du recrutement

Dans le cadre d'un remplacement sur congé maternité, rattachée directement à la Responsable Back Office, vous prendrez en charge l'administration des ventes, en lien direct avec les équipes internes, les clients & les agences du Groupe.

L'objectif est d'assurer la continuité du service ADV, la satisfaction client & la fiabilité des données commerciales.

2. Définition de fonction orientée autonomie

L'Assistant(e) ADV assure la gestion complète du cycle de commande client, depuis la réception d'un devis ou d'une commande directe jusqu'à la facturation & au suivi après-vente.
Il ou elle garantit la fluidité de la chaîne commerciale, la fiabilité des informations & la satisfaction client.

En autonomie, il ou elle coordonne les interactions avec la logistique, les achats, la qualité & la comptabilité, & contribue à l'amélioration continue des processus ADV.

3. Gestion du cycle commande (Order-to-Cash)

• Analyse, validation & saisie des commandes simples & complexes (références techniques, conditions tarifaires spécifiques, contrats-cadres).

• Vérification des contrats & conditions commerciales (tarifs, remises, Incoterms, conditions de paiement, transport spécifique).

• Suivi des expéditions & coordination logistique, anticipation des retards & des besoins urgents.

• Appui ponctuel au commercial (Technico-Commerciaux) pour le montage d'offres tarifaires simples.

Relation clients – posture proactive

• Gestion autonome d'un portefeuille clients : priorisation, suivi des engagements, relances & reporting régulier.

• Conseil & accompagnement technique & administratif des clients.

• Traitement des litiges, retours & réclamations avec analyse des causes & proposition de solutions.

Coordination interne orientée performance

• Garantie de la promesse client & maintien d'un taux de service fiable.

• Interaction proactive avec le Service Devis & les Technico-Commerciaux Sédentaires.

• Interface avec le Service Approvisionnement pour confirmation des délais & arbitrage en cas de rupture.

• Suivi des ruptures produits & proposition de solutions alternatives.

• Collaboration avec le Service Achats pour sécuriser les approvisionnements critiques.

• Transmission des informations au service Qualité lors de non-conformités. 

Contribution au S&OP (Sales & Operations Planning)

• Participation à la fiabilité du Plan Industriel & Commercial (PIC), assurant la cohérence entre la demande client & les capacités opérationnelles.

• Échanges réguliers avec le Service Ordonnancement pour synchroniser les prix, contraintes de charge, capacités de production & prévisions commerciales.

• Remontée des variations de demande, urgences & risques de retard, pour améliorer le taux de service & la qualité du planning. 

Fiabilisation des données & reporting

• Mise à jour des bases clients & articles (tarifs, conditions, historiques).

• Suivi des indicateurs ADV : taux de service, réclamations, délais de livraison.

• Lecture, analyse & commentaire des KPI ADV (taux de service, réclamations, délais, anomalies), & proposition ou mise en place d'actions correctives pour optimiser les processus & la satisfaction client.

• Propositions d'optimisation, d'amélioration des processus internes.

4. Responsabilités

Au-delà de la simple « gestion des commandes clients » :

• Fiabilité des informations transmises aux clients & aux services internes.

• Respect des procédures ADV, conditions commerciales & engagements contractuels.

• Traçabilité des opérations ADV dans le CRM/ERP.

• Gestion autonome de la priorisation en cas de conflit de planning (achats/logistique/commercial).

• Proposition d'améliorations pour fluidifier le service ADV & réduire les risques d'erreur.

5. Relations hiérarchiques & fonctionnelles

Hiérarchie :

• Rattachement direct à la Responsable Back Office. 

Relations fonctionnelles clés :

• Interaction quotidienne avec le Service Achats pour sécuriser les commandes complexes.

• Interaction quotidienne avec le Service Approvisionnement pour planifier & sécuriser les commandes.

• Réunions régulières avec commerciaux (terrain & sédentaires) pour aligner le portefeuille clients.

• Collaboration avec la comptabilité clients (validation des avoirs, suivi des litiges factures).

• Coordination avec la logistique en général, & le service qualité selon les besoins.

6. Pré-requis (compétences)

Techniques (Hard skills)

• Maîtrise d'un ERP (SAGE ou équivalent) & CRM.

• Connaissance logistique (transport, délais, bordereaux, palettes).

• Culture commerciale : lecture de commandes, prix, marges, contrats.

• Gestion administrative : factures, BL, bons de préparation, Avoirs Commerciaux

Comportementales (Soft skills)

• Autonomie & prise d'initiative.

• Gestion du stress & des priorités.

• Capacité à traiter plusieurs dossiers simultanément.

• Communication claire & diplomatie.

• Sens de l'analyse pour résoudre litiges & incohérences.

 7. Savoir-être

• Fiabilité & comportement exemplaire au contact des clients.

• Sens de la confidentialité commerciale.

• Réactivité & adaptabilité face aux imprévus (ruptures, urgences clients).

• Posture orientée « solution » en toute situation.

8.Rémunération et avantages :

- 39h/semaine du lundi au vendredi 

- CDD dès le 1er février 2026 pour une durée de 7 mois

- Tickets restaurant

- Mutuelle et prévoyance pris en charge 100% employeur 

- CSE

- Intéressement avec abondement 

- 0.5 RTT par mois