Assistant administratif

Il y a 6 mois

Lille, France Région Hauts-de-France Temps plein

Contexte du poste

Au sein du Pôle Supports Techniques, la Direction du Patrimoine et de la Sécurité assure l’exploitation et la maintenance des bâtiments régionaux administratifs et portuaires. Pour ce faire, elle dispose d’une régie et de prestataires extérieurs. Elle est notamment responsable de la maîtrise de l’énergie au niveau de ce patrimoine. Elle est également en charge de l’entretien propriétaire de l’ensemble du patrimoine hors EPLE disposant d’un exploitant en propre : bâtiments culturels et sportifs (ex Vélodrome de Roubaix) notamment.

Elle pilote la stratégie globale de la politique patrimoniale, sur l’ensemble du patrimoine (lycées compris). Elle veille au maintien des conditions optimales d’utilisation du patrimoine bâti de la collectivité et assure le développement du système d’information patrimonial. Par ailleurs, elle propose et met en œuvre la politique foncière : gestion du domaine public et privé de la collectivité, procédures d’acquisition de cession, location. 

La Direction du Patrimoine et de la Sécurité s'organise autour de 2 départements et 3 services :
- Un département Exploitation et Sécurité 
- Un département Maitrise d’ouvrage
- Un service stratégie et gestion foncière et patrimonial
- Un service administratif et financier 
- Un service système d’information patrimoniale

Le Service Energie et Entretien du Patrimoine à la charge de l'entretien des bâtiments régionaux administratifs, sportifs, culturels et portuaires. Il assure les interventions ultérieures sur les ouvrages et acquiert la matière d'œuvre et les équipements nécessaires aux missions. Il est responsable de la maîtrise de l'énergie au niveau des bâtiments régionaux hors lycée.

Ce service se compose, d’une part, d’un binôme dédié à l’énergie et l’économie des flux, et d’autre part, de responsable de projets et chargés d'opérations assurant la gestion du patrimoine.

La présente fiche de poste concerne le poste d’assistant d’amdministratif dont les principales missions sont :
- Assister les encadrants en apportant un appui en termes d’organisation du temps, de traitement de l’information et de suivi des dossiers
- Garantir la logistique administrative de l’entité ;
- Participer à la préparation des dossiers et rédiger les comptes rendus

Finalité du métier

Assister la manager, l’équipe, le chargé de mission dans les domaines administratif, organisationnel et logistique du secteur d’activité.

Activités du métier

Réaliser l'ensemble des actes de gestion en lien avec sa thématique (collecte, contrôle, rédaction, saisie, diffusion, mise en forme…) ,
Participer à la mise en oeuvre et au suivi des dossiers ,
Prendre en charge l’organisation logistique de manifestations (réunion, événement…) ,
Assurer un premier niveau d’analyse des dossiers liés à son portefeuille ,
Préparer les éléments en vue de la prise de décision, de réunions ou d’instances ,
Apporter un 1er niveau d’information dans sa thématique d’intervention ,
Assurer la circulation de l’information aux différents partenaires ,
Contribuer à la gestion des données (alimentation des tableaux de bord ou logiciel, sécurisation et fiabilisation des données) ,
Participer à la rédaction des bilans et rendre compte de l’activité ,
Identifier et signaler les dysfonctionnements ,
Contribuer à la définition des besoins et à l'organisation de l'activité liée à son domaine d'intervention ,
Contribuer à l’évolution des méthodes de travail et proposer des améliorations des procédures existantes ,
Participer à l’archivage des dossiers ,

Activités spécifiques

Apporter un appui permanent au responsable de service et son adjoint sur les volets suivants : organisation personnelle, de suivi d’activités, d’information et d’accueil
• Jouer le rôle d’interface auprès des différents interlocuteurs : entreprises de travaux, MOE, mainteneurs… (interne et externe)
• Prendre en charge l’organisation logistique de manifestations (réunion)

Assurer l’accueil téléphonique et 1er niveau d’information et orientation

Prendre en charge les activités administratives (assurer le lien avec la DRH et le SAF, gérer le courrier, gestion du temps...)

Contribuer à la gestion des données et au suivi des dossiers de travaux :
• Saisie dans la GMAO (gestion de la maintenance assistée par ordinateur) des demandes de travaux et assurer un suivi qualitatif sur leur avancement
• Suivi des marchés du service et aide à la rédaction de pièces administratives (ALC, avenant...),
• Participer à l’archivage des dossiers ;
• Suivi des devis et de la réalisation des commandes en lien avec le SAF et les chargés d’opération du service,
• Suivi du PPI en lien avec les chargés d’opération et des documents communs de pilotage avec le SAF

Appui administratif ponctuel aux autres services de la direction

Profil

Conditions de travail

Diplômes :

Niveau BAC

Profil Requis :

Rigueur Autonomie dans l’organisation du travail  Capacité d’initiative Sens relationnel et travail en équipe : être capable de travailler en collaboration avec les acteurs internes et externes à l’institution Connaissance du logiciel de GMAO Maîtrise d’Excel

  • Administrative Assistant

    il y a 4 semaines

    Lille, Hauts-de-France Inopia Finance Temps plein

    We are seeking a skilled Administrative Assistant to join our team. As an Administrative Assistant, you will be responsible for providing administrative support to our staff.Key responsibilities include:Providing exceptional customer serviceManaging administrative tasksCommunicating effectively with team members

  • Assistant administratif

    il y a 1 mois

    Lille, Hauts-de-France Région Hauts-de-France Temps plein

    Contexte du posteL'assistant administratif est un membre clé de l'équipe de la Direction du Patrimoine et de la Sécurité de la Région Hauts-de-France. Il/elle travaille en étroite collaboration avec les responsables de service pour assurer la gestion administrative efficace des activités du pôle Supports Techniques.Activités du métierLes...

  • Assistant Administratif

    Il y a 2 mois

    Lille, Hauts-de-France beBee Professionals Temps plein 25 000 € - 35 000 €

    Assistant AdministratifbeBee Professionals recherche un Assistant Administratif pour renforcer notre équipe à Lille, France.ResponsabilitésAccueil téléphonique et gestion des courriels entrantsPréparation et suivi des dossiers administratifsOrganisation de réunions et gestion des agendasSaisie de données et mise à jour des bases...

  • Assistant administratif métropolitain

    il y a 4 semaines

    Lille, Hauts-de-France Metropole Europeenne de Lille Temps plein

    Assistant administratif métropolitain La Direction Attractivité et Innovation de la Métropole Européenne de Lille recherche un assistant administratif métropolitain pour renforcer son équipe.ContexteL'assistant administratif métropolitain sera chargé de suivre les dossiers administratifs et de contribuer à leur gestion.Il/elle aura pour...

  • Assistant Administratif Spécialisé

    il y a 1 mois

    Lille, Hauts-de-France beBee Professionals Temps plein 25 000 € - 35 000 €

    Assistant Administratif : un poste de gestion et de soutienNous recherchons un Assistant Administratif pour rejoindre notre équipe à Lille. En tant qu'Assistant Administratif, vous serez chargé de la gestion des tâches administratives quotidiennes, y compris l'accueil téléphonique, la gestion des courriels entrants, la préparation et le suivi...

  • Administrative Assistant

    il y a 4 semaines

    Lille, Hauts-de-France Work&You Temps plein

    Job SummaryWe are seeking a highly organized and detail-oriented Administrative Assistant to join our team at {company}. The successful candidate will be responsible for providing administrative support to our staff, including tasks such as data entry, email management, and document preparation.ResponsibilitiesProvide administrative support to staff...

  • Assistant en gestion administrative

    il y a 4 semaines

    Lille, Hauts-de-France L'Union sociale pour l'habitat Temps plein

    Missions clésL'assistant(e) en maîtrise d'ouvrage sera en charge de la gestion administrative des opérations de maîtrise d'ouvrage, tout en assistant l'équipe de chargés d'opérations et le manager.Ces missions incluent :Assurer le suivi administratif de la conception du programme, notamment les avenants, les marchés...

  • Assistant Administratif H/F

    il y a 4 semaines

    Lille, Hauts-de-France GIP FCIP de Lille Temps plein

    Présentation du poste : Nous recherchons un Assistant Administratif H/F dédié à l'apprentissage pour rejoindre notre équipe au sein du GIP FCIP de Lille.Missions : L'Assistant Administratif H/F aura pour mission d'assurer la gestion administrative du service, notamment la logistique liée aux visites du directeur et de la direction dans les Unités de...

  • Assistant de gestion administrative

    il y a 4 semaines

    Lille, Hauts-de-France Restalliance Temps plein

    Nous recherchons un collaborateur motivé et autonome pour occuper le poste d'assistant de gestion administrative dans notre équipe à Calais.En tant qu'assistant de gestion administrative, vous serez chargé de la gestion administrative de notre équipe, en lien avec le responsable d'intervention de la cuisine centrale.Vos principales missions seront :...

  • Assistant administratif et commercial en alternance

    il y a 1 mois

    Lille, Hauts-de-France IPAC Bachelor Factory Temps plein

    IPAC Bachelor Factory recrute un(e) ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF ET COMMERCIAL en alternance pour son partenaire.MISSIONS :Valider les bordereaux des marchésConnaître les produits et les servicesRépondre aux besoins des clientsProposer des solutions commercialesAssurer la gestion administrativePROFIL :Formation Bac en Administratif et commercialExpérience...

  • Assistant Administratif Polyvalent H/F

    il y a 1 mois

    Lille, France Page Personnel Temps plein

    Le poste de Assistant Administratif Polyvalent H/FEn tant qu'Assistant Administratif Polyvalent, vous aurez pour principales missions : * Gestion des biens en location : Quittances, suivi règlement de loyer, calcul de charges... * Gestion des dossiers assurances : contrats et sinistres, * Relation clients : Devis, commandes et facturation, * Vérification...

  • Assistant Administratif Contractualisation

    Il y a 3 mois

    Lille, France Ville de Lille Temps plein

    **Poste à pourvoir**: Assistant administratif Contractualisation Instances (H/F) **Type de poste**: Temporaire **Référence du poste**: CDD/05841 **Date de recrutement souhaitée**: 01/10/2024 **Pôle**: Affaires Sociales Et Education **Direction**: Services Ressources du CCAS Informations d'embauche **Filières**: Temps complet **Catégories**:...

  • Assistant en gestion administrative et communication

    il y a 4 semaines

    Lille, Hauts-de-France LEADER HAZEBROUCK Temps plein

    A propos de l'entreprise Leader : L'agence d'intérim Leader est un partenaire de confiance pour les entreprises et les travailleurs temporaires. Nous proposons des solutions flexibles et rapides pour répondre aux besoins en personnel des entreprises tout en offrant des opportunités d'emploi variées et enrichissantes aux travailleurs temporaires. A...

  • Assistant Administratif en Alternance

    il y a 1 mois

    Lille, Hauts-de-France Campus Pro Temps plein

    Campus Pro recherche un(e) Apprenti(e) en tant que Assistant Administratif pour son partenaire.Vous serez formé au BTS Support à l'action managérial au sein de notre campus.Les frais de formation sont pris en charge dans le cadre de l'apprentissage.Missions principales:Collecte et entrée de notes de bulletinMise à jour de la base de données des...

  • Assistant Administratif

    Il y a 3 mois

    Lille, France DEMARCHE FRANCAISE Temps plein

    Nous recherchons un(e) Assistant(e) Administratif(ve) motivé et organisé pour rejoindre notre équipe. **Responsabilités**: - Trier et organiser des dossiers de démarches administratives - Assister dans la gestion quotidienne des tâches administratives - Maintenir à jour les fichiers et documents nécessaires - Collaborer avec l'équipe pour assurer...

  • Assistant administratif

    il y a 1 mois

    Lille, Hauts-de-France Fédération des acteurs de la solidarité Temps plein

    La Fédération des acteurs de la solidarité recherche un(e) assistant(e) administratif pour renforcer son équipe.Le poste consiste à soutenir la coordination des activités de l'association, en lien avec la cheffe de service.Vous serez chargé(e) de :Établir le planning, l'organisation et la préparation des différentes instances et rencontres.Soutenir...

  • Assistant Administratif Polyvalent H/F

    il y a 4 semaines

    Lille, Hauts-de-France Page Personnel Temps plein

    Missions PrincipalesL'Assistant Administratif Polyvalent aura pour principales missions la gestion des biens en location, la gestion des dossiers assurances, la relation clients et la vérification des factures et rapprochement bancaire. Il aura également des missions d'assistanat de direction pour l'un des associés, notamment...

  • Assistant administratif et communication(H/F)

    il y a 1 mois

    Lille, France LEADER HAZEBROUCK Temps plein

    A propos de l'entreprise : L'agence d'intérim Leader est un partenaire de confiance pour les entreprises et les travailleurs temporaires. Elle propose des solutions flexibles et rapides pour répondre aux besoins en personnel des entreprises tout en offrant des opportunités d'emploi variées et enrichissantes aux travailleurs temporaires. ...

  • Assistant Administratif

    il y a 4 jours

    Lille, France Association SOLFA Temps plein

    Dans le respect des valeurs associatives, déclinés à travers les projets d’établissement, et de services, l’assistant administratif est l’intermédiaire entre différents niveaux de l’organisation interne et externe, il est le garant du bon suivi administratif des établissements. Sous l’autorité de la Direction, vous aurez en charge les...

  • Assistant Administratif

    il y a 1 mois

    Lille, Hauts-de-France Fédération des acteurs de la solidarité Temps plein

    Présentation de l'offre TAA SERVICES, une structure multiservices à vocation sociale, recherche un Assistant Administratif (H/F) pour un CDD de 6 mois à mi-temps basé à Abbeville. Missions principales Les missions de l'Assistant Administratif incluent l'accueil téléphonique, la gestion des stocks et des achats, la rédaction...