Assistant d'agence H/F

il y a 2 semaines

Couëron, France Eryma Temps plein
Description du poste

L’Assistant(e) d’agence(s) sera rattaché(e) au Directeur d’Agence BERGER Julien.

Il/Elle gère l’administratif courant de l’agence tout en étant le relais entre les salariés et les 
fonctions-support. Il/Elle travaille en collaboration avec les autres fonctions 
administratives de l’entreprise. 

A ce titre, l’assistant(e) d’agence réalise les missions significatives suivantes :


Assistanat d’agence

  • Assurer l’accueil d’agence (physique et téléphonique),
  • Gérer les commandes de fournitures et factures de frais généraux ,
  • Collecter et envoyer les notes de frais au service Comptabilité de Nancy,
  • Traiter le courrier et les livraisons,
  • Gérer des prestataires de service (exemple : prestation de ménage) et les abonnements,
  • Gérer l’affichage règlementaire en agence,
  • Gérer et suivre le parc auto (véhicules de société/de fonction).

Assistanat des managers opérationnels

  • Organiser les comités d’agence et divers événements de l’agence,
  • Rédiger des courriers, comptes-rendus, notes internes,
  • Assister le manager dans les démarches préalables aux éventuels déménagements du site,
  • Gérer éventuellement l’agenda de son supérieur hiérarchique.

Rôle en QSE

  • Réaliser immédiatement, en cas d’accident du travail et avec validation du Pôle QSE, la déclaration interne d’accident du travail,
  • Suivre les visites médicales d’embauche, périodiques, de reprise ainsi que les entretiens de ré-accueil,
  • Saisir les visites médicales dans le SIRH,
  • En cas de déménagement, assurer le changement de centre de Médecine du Travail et faire le lien avec le service paie pour le paiement des cotisations,
  • Suivre les habilitations et certifications du personnel (CACES, recyclages, habilitations électriques, amiante...) et les saisir dans le SIRH,
  • Délivrer les cartes professionnelles à jour et commander les cartes BTP,
  • Gérer les EPI et vêtements de travail (assurer la tenue du stocks),
  • Prendre contact, une fois par an, avec l’APAVE pour l’inventaire des harnais et s’assurer de la bonne application du rapport de l’APAVE en fonction de l’état des harnais,
  • Contacter les prestataires pour la réalisation des contrôles annuels en agence (incendie, électricité, climatisation, ect.) et tenir à jour le registre des contrôles sécurité. 

Rôle RH 

  • Commander le matériel informatique, téléphone et les véhicules des nouveaux embauchés et préparer son poste de travail avant son arrivée,
  • Programmer et suivre les parcours d’intégration des nouveaux embauchés,
  • Suivre les périodes d’essai (confirmation, renouvellement, rupture),
  • Créer, dans l’outil de gestion des recrutement, les postes à recruter, trier les CV et prendre les RDV pour les managers opérationnels,
  • Saisir et transmettre les feuilles d’heures ainsi que les éléments variables de paie,
  • Rédiger les divers courriers RH (confirmation, renouvellement, rupture de périodes d’essai, accusé de réception de démission, départ en retraite, etc.),
  • Compléter et suivre la réalisation du plan de formation dans le SIRH (organisation des sessions de formations, suivi budgétaire),
  • Réceptionner les arrêts de travail et les transmettre au CSP Paie (Nancy),
  • Suivre les contrats d’intérim (s’il y en a),
  • Organiser le circuit départ en cas de départ d’un collaborateur avec restitution du matériel professionnel et du véhicule de société ou de fonction. 

Montage des dossiers d’appels d’offres

  • Rechercher les dossiers de consultations des entreprises (DCE),
  • Monter la partie administrative des dossiers de réponse aux appels d’offres et compiler les estimations et le dossier technique établis par les commerciaux,
  • Déposer le dossier d’appel d’offre et suivre l’acceptation du dossier.

Responsabilités exercées et latitude d’action

  • Doit prendre l’initiative sur les sujets qui lui sont confiés et est garant(e) de leur bon suivi et mise à jour (suivi des visites médicales, suivi des habilitations, etc.)
  • Demander une validation à son supérieur hiérarchique s’il y a une responsabilité financière 
  • Demander une validation à son supérieur hiérarchique s’il y a une décision à prendre sur le suivi RH d’un collaborateur, notamment lorsque la responsabilité de l’entreprise est engagée. 

Savoir-faire

  • Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, Outlook)
  • Bonne maîtrise de l’outil informatique/bureautique : être en capacité, tout au long de la journée, d’utiliser plusieurs logiciels propres à chaque fonction
  • Bonne connaissance des diverses habilitations et formations sécurité (durée initiale, recyclage)

Savoir-être

  • Sens des priorités
  • Autonomie
  • Confidentialité
  • Rigueur
  • Organisation
  •  Aisance relationnelle
  • Curiosité
  • Aptitudes rédactionnelles 
  • Polyvalence
  • Disponibilité & sens du service

Qualifications

Vous justifiez d'un Bac+2 Assistant(e) de manager / Assistant(e) de gestion PME-PMI ou d'expérience professionnelle équivalent d'au moins 3 ans.

  • Vous êtes rigoureux(se), autonome et avez une excellente aisance relationnelle.
  • Vous êtes reconnu(e) pour vos qualités rédactionnelles, ainsi que pour votre sens de l’organisation et votre disponibilité.
  • Vous savez faire preuve de discrétion et garantir la confidentialité de vos missions.
  • Vous maîtrisez le Pack Office et Outlook.
  • Vous disposez de bonnes connaissances des bases comptables.

Permis B indispensable, poste basé à l'établissement de COUËRON (44) et TRELAZE (49). 



Informations supplémentaires

Nous rejoindre, c’est aussi :

  • Un salaire défini selon votre profil
  • Un CDI Cadre aux forfaits heures / 37h 
  • Des RTT
  • Titre restaurant SWILE à 9 € par jour
  • Des chèques vacances + avantages CSE + mutuelle d'entreprise
  • Un programme de cooptation
  • Un vrai parcours d’intégration
  • Un parcours tremplin (formations complémentaires liées à vos futures missions)
  • Un coaching carrière et développement de vos compétences tout au long de votre parcours professionnel

Avant d'intégrer nos équipes :

  • Vous serez contacté par Audrey pour un premier échange
  • Vous serez reçu par votre futur manager pour parler technique
  • Vous aurez confirmé votre souhait d'intégrer ERYMA ✨

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    il y a 2 semaines

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    Couëron, Pays de la Loire, France UNION D EXPERTS GRAND OUEST|MAHE TREMEL LEBOURDAIS EXPERTISES Temps plein

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