Gestionnaire PIX F/H

Employeur

L’université de Bordeaux est une grande université dynamique, responsable, attentive au bien-être de ses personnels. La rejoindre, c’est travailler dans un cadre privilégié au sein d’une communauté professionnelle particulièrement diverse et ouverte, en bénéficiant de dispositifs d’accueil et d’inclusion, de formation et de mobilité interne. C’est participer à une aventure académique, scientifique et humaine. C’est s’engager à relever les défis du XXIe siècle.

Le pôle formation, insertion professionnelle et vie universitaire (FIPVU) met en œuvre la politique d'orientation et de formation en lien avec les composantes de l'université de Bordeaux.
Pôle ressource de l'expérience étudiante, il regroupe les services dédiés à la vie étudiante et de campus qui portent les activités culturelles, sportives, sociales ou associatives offertes aux étudiants.
Il assure la mise en œuvre des projets communs et le suivi des outils de gestion et de pilotage, harmonise et formalise les procédures, mutualise les pratiques.

Au sein du pôle FIPVU (Formation, Insertion et Vie Universitaire), la Mission d'Appui à la Pédagogie et à l'Innovation (MAPI) est une structure destinée à accompagner la mise en œuvre de la politique formation de l'université. Elle comprend une direction académique et une direction opérationnelle et se compose de 4 cellules d'appui à travers des compétences diverses et complémentaires : « Accompagnement – Formation » ; « Développement du numérique pour l'enseignement » ; « Programmes transformants » ; « Soutien à la transformation ».

Au sein de la MAPI, la Cellule Soutien à la transformation propose un service d'accompagnement aux équipes pédagogiques pour le montage et le suivi de projets pédagogiques. Elle est le point d’entrée pour les enseignants qui souhaitent être accompagnés car elle pilote, en cohérence avec la stratégie du Vice-Président Formation et Vie Universitaire des dispositifs de soutien à l’Amélioration Continue de l’Offre de Formation pilote (appels à projets, appels à candidature, appels à manifestation d’intérêts et/ou modalités de soutien de projets dans le cadre d’un programme ou d’une politique). Elle joue un rôle d’orientation vers l’accompagnement le plus cohérent avec les besoins exprimés, en coordination avec les autres cellules de la MAPI et en interaction avec les autres services de l’établissement. Elle accompagne en particulier les projets liés à la transformation pédagogique en proposant un suivi opérationnel basé sur des outils méthodologiques de gestion de projets.

Le projet institutionnel PIX est un projet public d'initiative ministérielle de plateforme d'évaluation, de développement et de certification en ligne des compétences numériques tout au long de la vie. Il a remplacé le B2i et le C2i depuis la rentrée 2018. Depuis 2019, l'université de Bordeaux est agréée centre de certification PIX et prévoit également la mise en place de certifications et formations PIX en ligne et en présentiel à destination d'un public extérieur.

Intégré.e au sein de la cellule « Soutien à la transformation » de la MAPI, le/la gestionnaire PIX est sous la responsabilité hiérarchique du coordonnateur de la cellule et du directeur opérationnel du service. Il/elle est localisé.e au sein du campus de la Victoire à Bordeaux. Des déplacements ponctuels sur l’ensemble des sites de l’université de Bordeaux sont à prévoir.

Votre mission

Au sein de la cellule Soutien à la transformation, le/la gestionnaire PIX assure des fonctions polyvalentes d’assistance administrative, financière, logistique dans le respect des règles et des procédures internes de l'établissement. Il/elle réalise et alimente des tableaux de bord, cahiers de procédures et effectue le reporting sur les activités. 

Le/la gestionnaire PIX est spécifiquement dédié au projet institutionnel PIX. Il/elle participe à la conduite du projet, en lien avec l'ensemble de l'équipe projet. En plus des missions décrites plus haut, il/elle réalise, en lien avec le Chargé de mission PIX, l'accueil et la gestion des demandes externes concernant PIX et la communication autour du projet. Il/elle organise et gère les sessions de certifications PIX. Il/elle participe à l'élaboration et à l'organisation des contenus de formation avec l'équipe pédagogique du projet. En lien avec le coordonnateur de la Cellule Soutien à la transformation, il/elle assure la mise en place et la mise en œuvre des procédures de gestion du projet, en relation avec d'autres services de l'université (DAJ, DF, DC, FC, etc.) et réalise la gestion comptable de la ligne budgétaire dédiée.

En complément de ces missions spécifiques, il/elle interviendra en soutien dans la gestion et l’organisation des actions de formation orchestrées par la MAPI à destination de la communauté enseignante, dans l’accompagnement des équipes pédagogiques à la mise en œuvre d’enquêtes d’évaluation des enseignements par les étudiants, via la prise en main et la gestion des procédures et du logiciel d’enquête dédié (SPHINX), ainsi que dans la gestion des stagiaires accueillies chaque année au sein du service. Il/elle sera amené́.e dans ce cadre à collaborer avec les différentes cellules d’activités du service.

Activités principales :

Dans le cadre du projet institutionnel PIX :

Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)

Participer à la gestion administrative et financière du projet en appliquant les procédures dédiées

Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif et financier

Construire et mettre en place des outils d'analyse, de pilotage, de régulation (indicateurs)

Élaborer et rédiger un cahier des charges

Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances

Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière

Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion du projet

Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur

Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe

Procéder aux opérations d'engagement, liquidation, mandatement

Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion

Assurer le suivi des relations avec les différents partenaires, entreprises, organismes sociaux, services publics

Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs

 Dans le cadre de missions complémentaires :

Assurer le soutien logistique des activités de formation proposées par le service (gestion des locaux, du matériel, des plannings, des inscriptions)

Assurer le soutien logistique des activités d’enquête mises en œuvre par les équipes pédagogiques via la prise en main du logiciel SPHINX (saisie et suivi des phases de récoltes des données).

Participer à la gestion des stagiaires accueillis au sein du service (conventions de stage, gratifications, etc.)

Vos atouts / Vos talents

Formation recommandée : Titulaire d’un diplôme d’un diplôme de niveau Baccalauréat, vous justifiez idéalement d’une première expérience en gestion administrative et financière.

Compétences recherchées :

Vous maitrisez aisément les outils bureautiques et aimez transmettre vos connaissances à ce sujet.

Vous avez le goût du travail rigoureux et faites preuve de réactivité quand cela est nécessaire.

Vous êtes à l’aise en gestion budgétaire et savez suivre et ajuster un budget grâce à des outils (tableaux de bord, reporting…).

Rigoureux.se et méthodique, vous savez respecter des échéances, des procédures et hiérarchiser les priorités dans un cadre parfois complexe.

Vous appréciez le travail en équipe et savez collaborer de manière constructive

Doté/Dotée d’un bon sens relationnel, vous avez le sens du service et savez être à l’écoute de votre interlocuteur. Votre sens de l’organisation et votre agilité vous permettent de vous adapter et de travailler de manière efficace.

Plus d’informations :

Basé à Bordeaux- accès tram B (arrêt de tram Victoire) bus, vélo.

CDD de 12 mois (renouvelable)

Rémunération mensuelle brute entre 2 000 € et 2 130 € selon profil et expérience et selon grilles des agents contractuels Université de Bordeaux (prime contractuelle incluse).

Avantages liés au poste :

50 jours de congés annuels dès la première année

Télétravail partiel possible selon nécessités et organisation du service

Prise en charge à 75% de l’abonnement aux transports en commun de Gironde

Participation à la mutuelle à hauteur de 15€ / mois

Des offres loisirs, sport et culture pour tous les personnels 

Forfait "mobilités durables" sur trajet domicile – travail

Parcours d’accueil et formations