Administrative Assistant

Il y a 4 mois

Toulouse, France CS GROUP Temps plein
Job Description Organize the agendas and meetings – in presence or online via Teams or WebEx tools - for the relevant heads, in close coordination with the latter; Take the minutes of meetings and follow-up of meetings actions; Solve unforeseen events and situations that arise (for example, appointments or meetings to be moved, interfacing with customers, and managing meeting conflicts); Prioritize emails and respond when necessary; Act as first line support of phone calls and filter requests to the heads, in close coordination with the relevant head; Act as the point of contact for general communications with the manager; Review department mission orders and mission claims, and interface with the travel office for associated bookings; Prepare mission requests, process mission claims, and interface with the travel office for associated bookings for external travelers; Prepare visa applications, and provide the travelers with information material, such as specific rules for non EU-member countries; Support the Department Head in managing the TimeSheets; Organize the Leave calendar for the Department; Order the missing supplies in ESA provided tool, and maintain office stationery; Processing of site access procedure for take-up of duty and departure of staff or contractor personnel in need of on-site access; Prepare and oversee the procedure related to staff or onsite contractor personnel arrival and departure, in close coordination with relevant management, human resources and facility management; Prepare and oversee the procedure related to office distribution, especially at arrival of staff or onsite contractor personnel, or other office distribution request, in close coordination with the relevant management and facility management Manage room booking when high priority room booking requests are made; Ensure the shipments and incoming mail and packages; In the case of an event, support the initiating entity in the organization; In the case of on-site events, interface with ESA Facility Management, and ESA Conference Bureau; In the case of off-site events, interface with the appropriate external entities; In the case of ESA supporting external conferences, assume the responsibilities of administrative assistant ; Support to webpages creation for events; When requested, participate to the events that might require travelling; Complete a variety of special projects including creating PowerPoint presentations, special reports, and agenda material.

Qualifications

School education is required; 2 years experience of relevant experience; Proficient user of electronic office tools, in particular Microsoft Office and Adobe Acrobat, electronic mailing, videoconferencing tools, and collaborative working tools (such as sharepoint, slack, …), preferably in the tools supported by ESA corporate IT; Experience in finance and financial tools (preferably SAP) and ideally in documentation management systems ( Eclipse/DCCM); Treat information related to the service with confidentiality, discretion and integrity; High-level of communication and organizational skills, with attention to detail, flexibility and ability to identify priorities; Ability to execute routine tasks independently; Service-oriented attitude, team spirit and ability to work co-operatively with other services and people in an international environment. Time-management and multitasking skills required; Accuracy and ability to pay attention to details; Mastering of communication tools Microsoft Outlook, teams, WebEx; Strong interpersonal skills and problem-solving skills; Fluency in English and French is mandatory; knowledge of another European language is an advantage.

  • Assistant Administratif Exécutif

    Il y a 2 mois

    Toulouse, Occitanie, France beBee Professionals Temps plein 25 000 € - 35 000 €

    beBee Professionals recherche un Assistant Administratif Exécutif pour renforcer son équipe à Toulouse, France. En tant qu'Assistant Administratif Exécutif, vous serez chargé de la gestion des tâches administratives quotidiennes et de l'organisation des réunions.Responsabilités :Gestion des courriels entrants et accueil...

  • Assistant Administratif Freelance

    Il y a 2 mois

    Toulouse, France Maxxess Temps plein

    **Assistant-e Administratif-ve Freelance (2 jours ½ par semaine)** Nous recherchons un-e **Assistant-e Administratif-ve Freelance** pour renforcer notre équipe. Ce poste est à temps partiel **:2 jours et demi par semaine** **Missions principales**: - Gestion des différents types d’encaissements journaliers du magasin - Contrôle des factures...

  • Assistant Administratif

    Il y a 3 mois

    Toulouse, France Isis Poly Services Temps plein

    Nous recherchons un(e) Assistant(e) Administratif(ve) pour rejoindre notre équipe. En tant qu'Assistant(e) Administratif(ve), vous serez responsable d'assister la Direction et de fournir un soutien administratif et opérationnel à notre équipe. Responsabilités: - Gérer les tâches administratives telles que la gestion des appels téléphoniques,...

  • Alternance Assistante Administrative

    il y a 2 semaines

    Toulouse, France ISCOD Temps plein

    Un(e) assistant(e) administratif(ve) est recherché pour accompagner l'une de nos formations diplômantes en alternance. Description du poste L'assistant(e) administratif(ve) sera chargé de: Gérer les dossiers et documents liés aux formations Assister les responsables pédagogiques dans leurs tâches quotidiennes Mettre en œuvre les politiques et...

  • Assistant comptable et administratif

    il y a 5 heures

    Toulouse, Occitanie, France HARRY HOPE Temps plein

    Offre de posteNous recherchons un Assistant comptable et administratif pour rejoindre notre équipe dynamique à Toulouse.Description du posteEn tant que spécialiste en gestion administrative, vous serez intégré(e) dans une équipe à taille humaine où vous travaillerez principalement en comptabilité (85%) et en gestion administrative (15%).Vos missions...

  • Assistant Administratif Et Comptable

    il y a 3 semaines

    Toulouse, France Fincodi Capital Temps plein

    Unique salarié/e de la société, directement rattaché/e au Président, l'assistant/e administratif et comptable assurera: - l'administratif (appels reçus, courrier...), - la comptabilité et le secrétariat juridique du groupe, - et participera aux tâches administratives liées à la gestion des filiales. Le groupe gérant des biens immobiliers,...

  • Assistant Administratif de Projet

    il y a 2 semaines

    Toulouse, France UNIVERSAL MEDICA Temps plein

    **Date de début **:Dès que possible **Lieu de travail : Toulouse (31)** **Durée** : CDD/CDI Depuis plus de 22 ans, **Universal Medica Group** a pour mission d’apporter conseils, solutions et services innovants à forte valeur ajoutée, aux patients et aux acteurs de Santé. Forte de son dynamisme et de sa taille humaine, la filiale **Universal...

  • Assistant Juridique Et Administratif

    Il y a 3 mois

    Toulouse, France ADONIS Education Temps plein

    Depuis 25 ans, nous nous positionnons comme leader de la formation dans les secteurs du tertiaire et de la santé. En tant que centre d'examen pour certaines de nos formations, nous sommes en plein développement avec de nouveaux projets et ouvertures de formations. Ce poste est basé à Toulouse, dans un cadre de travail très confortable ainsi vous...

  • Assistant administratif

    il y a 2 semaines

    Toulouse, France Lynx RH Toulouse Est Temps plein

    A propos de l'entreprise : Lynx RH, le recrutement pensé pour vous : découvrez les offres d'emploi d'entreprises partenaires qui partagent nos valeurs et bénéficiez de l'accompagnement d'un consultant expert qui vous coache sur la durée. A propos du poste : Lynx RH cabinet en recrutement CDI CDD et intérim recherche pour l...

  • Assistant administratif expérimenté

    il y a 1 semaine

    Toulouse, Occitanie, France ISCOD Temps plein

    L'opportunité d'évoluer professionnellement avec l'ISCODDescription du poste Nous recherchons un Assistant administratif expérimenté pour rejoindre notre équipe. Le candidat idéal aura une excellente maîtrise des outils bureautiques et sera capable de gérer diverses tâches administratives.MissionsGestion administrative : gestion des dossiers, suivi...

  • Assistant Administratif

    il y a 1 semaine

    Toulouse, France Stelliant Temps plein

    **Description de la mission**: Le Groupe STELLIANT, (C.A 260 M€) compte plus de 2500 collaborateurs répartis au sein de plusieurs agences ou filiales couvrant le territoire national y compris l’Outre-Mer. STELLIANT est leader dans l’expertise et les services autour de l’assurance et est structuré autour de 6 activités : Prévention et Gestion des...

  • Assistant Administratif Et Comptable

    Il y a 3 mois

    Toulouse, France TOULOUSE MOCHI Temps plein

    Assistant Administratif et Comptable (H/F) Description du poste Nous recherchons un(e) Assistant(e) Administratif(ve) et Comptable pour rejoindre notre équipe. Vous êtes dynamique, et aimez la polyvalence, n'hésitez pas à postuler. Vos missions: Administratif: - Suivi Administratif: - Gestion des appels et courriers. - Préparation et suivi des...

  • Assistant Administratif Et Comptable

    Il y a 3 mois

    Toulouse, France TOKYO WILSON Temps plein

    Assistant Administratif et Comptable (H/F) Description du poste Nous recherchons un(e) Assistant(e) Administratif(ve) et Comptable pour rejoindre notre équipe. Vous êtes dynamique, et aimez la polyvalence, n'hésitez pas à postuler. Vos missions: Administratif: - Suivi Administratif: - Gestion des appels et courriers. - Préparation et suivi des...

  • Assistant(E) Administratif

    Il y a 2 mois

    Toulouse, France FORMATION PREMIUM Temps plein

    Nous recherchons un(e) assistant(e) pour rejoindre notre équipe. En tant qu'assistant(e), vous serez responsable de fournir un soutien administratif et de bureau pour assister notre équipe dans leurs tâches quotidiennes. Vous travaillerez en étroite collaboration avec les membres de l'équipe et les clients pour assurer un service client...

  • Assistant Administratif en Alternance

    Il y a 3 mois

    Toulouse, France Groupe Alternance Temps plein

    Groupe Alternance Toulouse, **école supérieure de l'alternance, **recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) dans le cadre d'un titre Secrétaire assistant(e) niveau Bac Si vous êtes **curieux, volontaire, organisé **et **autonome**, venez rejoindre notre équipe avec de **belles possibilités d'évolutions**. Il vous faudra être **souriant**,...

  • Assistant Administratif

    Il y a 3 mois

    Toulouse, France OXACE TRAVAUX PUBLICS Temps plein

    Je recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour la société OXACE TRAVAUX PUBLICS. Vous serez en charge de diverses missions touchant à la comptabilité, à l'administratif et aux ressources humaines. **Les missions sont les suivantes**: - Gérer les approvisionnements et les commandes de matériels - Assurer la gestion administrative des...

  • Assistant en gestion administrative

    il y a 4 semaines

    Toulouse, Occitanie, France CNRS Temps plein

    Présentation du posteL'assistant-e en gestion administrative rejoindra le pôle des Ressources Humaines au sein de l'Institut CNRS, composé d'une équipe de 30 personnes. Le candidat devra travailler en interaction permanente avec les différents membres du pôle et du service pour assurer un conseil de proximité auprès des agents sur des...

  • Assistant Administratif

    il y a 4 semaines

    Toulouse, France So Krousty Temps plein

    **Job Summary** Nous recherchons un(e) Assistant Administratif (H/F) pour rejoindre notre équipe. Le poste nécessite des compétences en bureautique, secrétariat, et une expérience administrative préalable. La personne idéale aura un sens de l'organisation aiguisé et une aisance avec les outils informatiques tels que Microsoft Office et Google...

  • Assistant Administratif

    Il y a 3 mois

    Toulouse, France Loisirs Education & Citoyenneté Grand Sud Temps plein

    **Diplômes requis**: BTS Assistant-e de Direction **Expérience requise**: **Descriptif**: Mouvement d’éducation populaire, LE&C Grand Sud est engagé dans l’accompagnement des politiques éducatives auprès de plus 250 collectivités. Par sa démarche humaniste, LE&C Grand Sud est un acteur militant de la défense et de la promotion des valeurs de...

  • Assistant Administratif

    Il y a 3 mois

    Toulouse, France Gi Group Temps plein

    À propos de nous Gi Group, marque de Gi Group Holding spécialisée en intérim et recrutement généraliste, recrute pour l'un de ses clients dans le secteur du bâtiment un(e) Assistant(e) Administratif(ve) H-F. Mission Rattaché(e) à votre Responsable vos missions seront les suivantes: - Enregistrement des commandes clients + facturation - Suivi des...