Agent administratif RTV Audit Sotck

L’agent administratif effectue les tâches et formalités d’un domaine donné et qui sont nécessaires au bon fonctionnement de l’entrepôt.

Tâches principales :

 ✓     Garantit un haut niveau de service, et particulièrement un accueil chaleureux et courtois aux membres. . Répond au téléphone et aide les appelants. 

✓     Établit les rapports dans son domaine afin de permettre le suivi de l’activité de l’entrepôt.

✓     Veille au respect permanent des consignes de sécurité, de sûreté (notamment des fonds) et des procédures internes.

✓     Participe au bon fonctionnement du département,  et plus généralement à celui de l’entrepôt.

✓     Aide au besoin d’autres services de l’entrepôt.

 Tâches en gestion du coffre :

✓     Prépare les augmentations de fonds de caisses. Assure le transfert de la monnaie du coffre aux chefs d’équipe. Compte les fonds du coffre en début et fin de service.

✓     Trie les dépôts de fonds effectués en provenance des différentes caisses, et remis manuellement ou par pneumatique. Compte les fonds des caisses en fermeture, enregistre les montants dans le système, retire ou ajoute de l’argent pour préparer les fonds nécessaires en ouverture.

✓     Fait le compte des dépôts d’argent et effectue les saisies appropriées dans le système.

✓     Prépare les dépôts en banque, en enregistre le montant dans le système. Envoie les différents rapports quotidiens à l’agent qui effectue le contrôle des ventes.

✓     Traite les chèques rejetés par la banque. Documente, enregistre, envoie des lettres de rappel, vérifie auprès de l’émetteur, et recouvre l’argent.

✓     Stocke les fournitures et conserve le coffre en état de rangement et de propreté optimal. Conserve les registres et documents relatifs à l’activité organisés.

Tâches en vérification des ventes :

✓     Vérifie, concilie les transactions et corrige les données des rapports sommaires quotidiens telles que saisies la veille en fermeture.

✓     Produit et révise différents rapports électroniques, dont le rapport quotidien fourni par l’agent en charge de la gestion du coffre.

✓     Analyse les écarts en vérifiant les relevés de transactions électroniques, les documents issus du coffre et des caisses. Saisit les explications, rassemble et fournit la documentation pertinente.

✓     Obtient la validation de sa hiérarchie et envoie le rapport au siège social avec les différents formulaires de paiement.

✓     Apporte les corrections nécessaires, contrôle les erreurs afin qu’elles soient contre-passées. Contrôle les annulations et les excédents/déficits de caisses générés par les caissiers.

✓     Compare les adhésions et les sommes reçues, passe en revue l’ensemble des documents de remboursement afin de s’assurer que la documentation et les autorisations obtenues sont suffisantes. Vérifie que tous les relevés de caisse sont présents et vérifiés par un superviseur, un chef d’équipe ou un manager.

✓     Téléphone à la banque, la société de gestion des transactions électroniques, ou la société de transport de fonds pour régler les écarts de dépôt. Communique avec les membres pour régler les écarts de paiement si nécessaire. Communique avec le siège social afin de parvenir à résoudre les problèmes.

Tâches en vérification d’inventaire :

✓     Identifie, analyse et corrige les écarts d’inventaire.

✓     Examine les rapports hebdomadaires d’inventaire négatif et d’articles en stock pour lesquels il n’y a pas eu de vente, ainsi que la démarque. Examine les documents de réception et d’expédition, les ventes et la documentation relative à la démarque.

✓     Fait l’inventaire physique de la marchandise en surface de vente, en logistique et dans les stockages. Compte physiquement la marchandise et compare avec le stock théorique. Analyse les écarts et recherche des explications. Envoie les résultats à la Centrale.

✓     Crée sur ordinateur des feuilles de décompte et inscrit l’état des décomptes physiques.

✓     Fait l’inventaire périodique des rayons de produits de valeur. Saisit les résultats, analyse les écarts, fait rapport au directeur d’entrepôt et à la centrale.

✓     Fait la vérification de l’inventaire semestriel de l’entrepôt.

✓     Vérifie les affiches des produits pour s’assurer qu’elles présentent le bon produit, la bonne description, le bon prix, les informations légales requises et éventuellement la bonne réduction.

✓     Participe à des réunions de prévention des pertes de stock et de la démarque.

Tâches en administration du personnel et paie :

✓     Aide les employés ayant des questions ou préoccupations concernant la paie, le personnel et les avantages sociaux. Fait preuve de discrétion et apporte un soin particulier aux données confidentielles.

✓     Saisit l’information dans le système paie lors des embauches, pour l’établissement de la paie mensuelle, les sorties de personnel. Fait les mises à jour des changements et documente ceux-ci.

✓     Assure la création et la mise à jour des dossiers du personnel, ainsi que le suivi des démarches administratives (évaluations, visites médicales, etc…).

✓     Réalise l’affichage et vérifie la conformité des plannings.

✓     Établit les rapports nécessaires à l’activité ou demandés par sa hiérarchie.

✓     Établit les attestations d’emploi et autres documents administratifs et de paie (déclaration aux organismes sociaux, etc…).

✓     Contrôle les états de paie. Assure la conservation des journaux et autres documents de paie, ainsi que la gestion des archives en matière de ressources humaines. 

Tâches en Réception/Logistique :

✓     Assure la prise de rendez-vous pour les livraisons des produits.

✓    Est responsable du respect de ce planning par les fournisseurs et identifie tous les retards de rendez-vous.

✓    Tient à jour un suivi des livraisons de marchandises (planifiées et réalisées) et informe le club-entrepôt des flux.

✓    Effectue un suivi des commandes en attente de livraison par les fournisseurs.

✓    Gère les retours de marchandises ainsi que les dons aux associations caritatives.

✓    S’assure que les commandes reçues à l’entrepôt ont été saisies dans le système (conciliation des bons de livraisons et des saisies dans le système).

✓    Fait le suivi des stocks au centre de logistique déporté ou dans son club entrepôt et s’assure que les quantités correspondent au stock disponible dans le système.

✓    Assure le suivi des flux sortants (retours fournisseurs), planifie les enlèvements et veille à la mise à jour des stocks en conséquence.

✓    Saisit les données dans le système informatique.

✓    Contrôle la fiabilité des informations saisies.

✓    Edite, consulte et effectue une première analyse des rapports, notamment, bons de commande, stocks, réception, etc.

✓    Effectue une bonne transmission des informations entre les équipes achats, logistique, entrepôt, les fournisseurs ou les autres services de l’entreprise.

✓    Garantit un accueil chaleureux et courtois aux membres, fournisseurs, prestataires externes, etc.

✓    Participe au bon fonctionnement de son département, et plus généralement à celui du siège.

✓    Aide les autres départements si nécessaire.

Requirements

Qualifications souhaitées :

Une première expérience en tant qu’agent administratif est appréciée.

Un niveau minimal bac/bac + 2 BTS ou DUT est apprécié.

Une maîtrise de l’informatique et des bonnes connaissances mathématiques sont nécessaires à ce poste.

En administration du personnel et paie, un diplôme ou une première expérience dans ce domaine, ainsi qu’une connaissance des bases de la paie et de l’administration du personnel sont nécessaires.

Habilitations nécessaires :

Aucune. Des formations spécifiques pourront être dispensées aux candidats.

Qualités requises :

Sens du contact, des relations interpersonnelles et du service client.