Collaborateur Développement de l’espace numérique de travail et support informatique

À PROPOS DU POSTE

Le responsable de l’espace de travail numérique joue un rôle essentiel dans la mise en œuvre de la feuille de route de l’espace de travail numérique, qui comprend les données, les documents, les rapports, les flux de travail et les systèmes. Pour trois applications informatiques principales, le titulaire du poste apportera son soutien à la gestion de projet, ainsi qu’à la formation interne et à l’engagement des utilisateurs finaux. HFSPO travaille actuellement avec Proposal Central (Altum) pour la gestion des subventions, Dynamics 365 (Microsoft) pour la gestion financière, ainsi que SharePoint et Teams pour la gestion des documents. En contribuant au développement d’un environnement logiciel intégré et en assurant la liaison avec plusieurs entreprises pour optimiser le travail avec ces applications, le Digital Workspace Officer jouera un rôle important dans l’élaboration de l’architecture de l’espace de travail numérique de la HFSPO.

L’equipe:

Placé sous l’autorité du chef des opérations, ce nouveau poste fait partie d’une équipe de cinq collègues. Travaillant en étroite collaboration avec le responsable des systèmes informatiques de l’HFSPO, le titulaire soutiendra tous les projets relatifs à l’espace de travail numérique de l’HFSPO.

Description du poste :

Développement de l’espace de travail numérique de l’OPSH

Supervise le développement, la mise en œuvre et la maintenance de solutions d’espace de travail numérique adaptées aux besoins de l’organisation.
Se tient au courant des tendances technologiques innovantes qui devraient être introduites sur le lieu de travail et recueille les meilleures pratiques en matière d’espace de travail numérique en participant à des formations continues, en lisant des revues et des articles en ligne et hors ligne, en suivant des groupes de pairs et en assistant à des événements pertinents.
Soutenir l’amélioration continue du parc d’applications, y compris, par exemple, les systèmes de signatures numériques, les systèmes de flux de travail et autres.
Effectue des tests et recueille des informations sur les progiciels concurrents.
Contribuer à l’intégration de nouveaux services dans l’environnement de l’espace de travail, les flux de travail et les canaux de communication, en mettant l’accent sur la facilité d’utilisation et l’efficacité des opérations.
Soutenir les travaux de suivi et d’établissement de rapports dans le cadre d’un certain nombre d’activités.
Contribuer au développement et à l’affinement continus de la feuille de route de l’espace de travail numérique de l’HFSPO.

Gestion de l’espace de travail numérique du HFSPO

Gère les plateformes de l’espace de travail numérique, y compris, mais sans s’y limiter, les outils de collaboration basés sur le cloud, les logiciels de gestion de projet et les plateformes de communication virtuelle.
Contribuer à la maintenance et au développement de l’intranet de l’OPSH (SharePoint).
Fournir un soutien en matière de gouvernance, assurer la gestion de l’enregistrement des utilisateurs, l’intégration et la désinscription dans tous les systèmes pertinents.
Conserver les données, les documents et les rapports et nettoyer les informations obsolètes et le matériel archivé.
Assiste les travaux nécessaires à la migration et au déclassement des systèmes existants et à la réduction des déchets numériques.

Continuité des activités

Travailler en étroite collaboration avec le responsable des systèmes informatiques pour veiller à ce que toutes les questions informatiques soient couvertes de manière adéquate et transparente.
Assurer les fonctions de helpdesk et le déploiement de nouvelles machines, ainsi que toutes les questions administratives nécessaires à l’achat, à l’extension ou à l’arrêt de solutions logicielles.
Participer à la veille informatique et au soutien technologique.
Assurer le suivi de l’utilisation et de l’utilité des logiciels.

Création d’un environnement propice à la préparation et à l’efficacité numériques

Favorise une culture de collaboration et de communication efficace en promouvant l’utilisation des outils de l’espace de travail numérique et en facilitant une utilisation harmonisée entre les divisions.
Participe au processus de gestion du changement, y compris au soutien et à l’adoption par les utilisateurs.
Offrir une assistance quotidienne aux utilisateurs, en particulier lors de la phase d’introduction de nouveaux outils, résoudre les problèmes et fournir des solutions.
Préparer la documentation destinée aux utilisateurs (procédures, matériel de formation, manuels d’utilisation, présentations).
Soutenir les sessions de formation mensuelles sur la collaboration et la communication efficaces, en identifiant les besoins de formation, en élaborant et en présentant un contenu d’apprentissage adapté.

Gestion de projet pour le développement de systèmes informatiques

Gérer le projet de numérisation en cours, en contrôlant, en affinant et en améliorant les processus de travail.
Gérer SharePoint et les outils connexes, en recueillant des informations en retour et en assurant le suivi des améliorations, des développements et des solutions proposées.
Participer aux fonctions centrales de gestion de projet pour les plateformes d’espace de travail telles que Proposal Central et D365.
Participer à toutes les réunions de gestion de projet internes et externes pertinentes avec les prestataires de services.
Soutenir les méthodologies Agile et l’amélioration continue.
Sauvegarde de la sécurité informatique

Maintenir et développer la sécurité informatique afin de protéger les actifs numériques en ligne.
Participe à l’élaboration et à l’évolution de la politique de sécurité informatique.

ABOUT THE POSITION

The Digital Workspace Officer is instrumental in supporting the implementation of the Digital Workspace roadmap, which includes data, documents, reports, workflows and systems. Across three main IT applications, the position will come in support of project management, as well as in-house training and end user engagement. HFSPO currently works with Proposal Central (Altum) for grants management, Dynamics 365 (Microsoft) for financial management, as well as SharePoint and Teams for document management. Helping in developing an integrated software environment and liaising with several companies to optimize work with these applications, the Digital Workspace Officer will play an important role in shaping the architecture of the HFSPO Digital Workspace.

Team:

Reporting to the Chief Operations Officer, this new position is part of a team of 5 colleagues. Working in close collaboration with the HFSPO IT Systems Manager, the incumbent will support all projects relevant for the Digital Workspace of HFSPO.

Job Description:

Development of the HFSPO Digital Workspace

Oversees the development, implementation, and maintenance of digital workspace solutions tailored to meet the organization’s needs.
Keeps abreast of innovative technology trends that should be brought into the workplace and gather digital workplace best practices by participating in continuing education, reading online and offline journals and posts, following peer groups and attending relevant events.
Supports the continuous improvement of the park of applications, including for instance, systems for digital signatures, systems for workflows and others.
Runs tests and gathers intelligence on competing software packages.
Helps integrate new services into the Workspace environment, workflows and communication channels, with a particular focus on ease of use and efficiency of operations.
Supports work on monitoring and reporting across a number of activities.
Contributes to continuous development and refining of the HFSPO Digital Workspace roadmap.
Management of the HFSPO Digital Workspace

Manages digital workspace platforms, including but not limited to cloud-based collaboration tools, project management software, and virtual communication platforms.
Contributes to maintenance and development of the HFSPO Intranet (SharePoint).
Provides governance support, ensures user registration management, onboarding and offboarding on all relevant systems.
Curates data, documents and reports and cleans obsolete information and archived material.
Assists necessary work in migrating and decommissioning legacy systems and reducing digital waste.
Business continuity

Works closely with the IT Systems Manager to ensure that all IT issues are adequately and transparently covered.
Ensures helpdesk functions and deployment of new machines, as well as all administrative matters necessary for the purchase, extension, or discontinuation of software solutions.
Participates in IT monitoring and technological support.
Ensures monitoring of software use and utility.
Creation of an enabling environment for digital readiness and efficiency

Supports a culture of collaboration and efficient communication by promoting the use of digital workspace tools and facilitates harmonized use across divisions.
Participates in the change management process including support and user adoption.
Offers day-to-day user support, particularly at the introductory phase of new tools, troubleshoot issues and provides solutions.
Prepares user documentation (procedures, training materials, user manuals, presentations).
Supports monthly training sessions on efficient collaboration and communication, identifying training needs, building and presenting adapted learning content.
Project management for IT systems development

Manages the ongoing digitization project, monitoring, refining, and improving work processes.
Manages SharePoint and related tools, gathering feedback and following up on improvements, developments, and proposed solutions.
Participates in central project management functions for workspace platforms such as Proposal Central and D365.
Participates in all relevant internal and external project management meetings with service providers.
Supports Agile methodologies and continuous improvement.
Safeguarding IT security

Maintains and develops IT security to protect online digital assets.
Participates in the development and evolution of IT security policy.