Assistant / Assistante de direction du Pôle Urbanisme, Habitat et Aménagement

il y a 1 semaine


Vichy, Auvergne-Rhône-Alpes, France VICHY COMMUNAUTÉ Temps plein

Description

La Communauté d'Agglomération de Vichy Communauté

Recrute par voie statutaire ou contractuelle – Catégorie C ou B

Un Assistant / Une Assistante de direction du Pôle Urbanisme, Habitat et Aménagement

Poste à pourvoir à temps complet, au 1er septembre 2024

Rejoindre Vichy Communauté

C'est faire partie d'un établissement public où vous pourrez bénéficier de :

Une rémunération intégrant une part de régime indemnitaire

Les titres restaurant

Une participation au maintien de salaire – contrat de prévoyance collectif

Un forfait mobilité durable

Des prestations relevant du Comité des Œuvres Sociales et du CNAS

Une possibilité de télétravail (en fonction du poste)

Possibilités de RTT selon le poste

Une possibilité d'ouvrir un Compte Epargne Temps (CET)

Un accompagnement individuel au développement des compétences

Les lettres de candidature accompagnées d'un curriculum vitae devront être déposées sur la plateforme recrutement à l'attention de Monsieur le Président de Vichy Communauté au plus tard 28 juin 2024.

Contexte

Rattaché au pôle Urbanisme, Habitat et Aménagement ainsi qu'à la Maison de l'Habitat, vous assurez d'une part un soutien administratif et financier auprès de la directrice (60% de votre temps de travail) et avez d'autre part la charge d'accueillir et de renseigner le public de l'espace conseil « rénovation » de la Maison de l'Habitat (40% de votre temps de travail).

Mission

Dans le cadre de vos missions d'assistant de direction :

En concertation avec la directrice, vous planifiez les réunions, les rendez-vous et les déplacements.

Vous gérez l'accueil téléphonique en réceptionnant les appels en absence et en diffusant les messages.

Vous rédigez également les actes administratifs simples et/ou récurrents du service et assurez la gestion administrative du pôle (classement des dossiers et archivage, achat des fournitures, diffusion de messages communs aux agents de la direction etc).

Vous préparez les réunions en envoyant les ordres du jour, en réservant et organisant les salles de réunion et en envoyant les documents préparatoires. Lors des réunions, vous assurez la prise de notes, rédigez et diffusez les comptes-rendus.

Vous élaborez et suivez les tableaux de bord relatifs à la thématique « habitat et logement social » en suivant les aides directes et indirectes versées par l'agglomération ainsi que les garanties d'emprunts et les programmes de logements sociaux.

Garant du respect des délais internes et externes, vous avez également la charge de la préparation des bons de commande et des engagements budgétaires des services Habitat et Urbanisme (dépenses/recettes).

Vous gérez le courrier à l'appui du logiciel métier en procédant à son enregistrement, son tri et sa diffusion aux services et agents concernés.

Dans le cadre de vos missions d'agent d'accueil :

Vous êtes en relation directe avec les usagers dans les créneaux horaires liés à l'ouverture au public. A ce titre, vous êtes chargé d'accueillir, informer, identifier les besoins et répondre aux diverses sollicitations sur tous les champs de la rénovation de l'habitat (rénovation et précarité énergétique, aide au ravalement de façades, aide à la primo accession etc).

Vous orientez également l'usager vers le service compétent en faisant le lien avec les autres services de la Maison de l'Habitat (ADIL03, CAUE, conseillers numériques, service urbanisme, architecte conseil etc).

Vous gérez et triez les demandes d'informations reçues par mail, téléphone et en présentiel.

En outre, vous enregistrez les appels et la nature de la demande dans le logiciel de suivi commun aux agents du service.

Vous vérifiez la complétude des dossiers déposés à l'accueil et délivrez les récépissés de dépôt.

En lien avec les conseillers de l'espace conseil, vous planifiez et organisez les rendez-vous.

Enfin, vous complétez les tableaux de bord pour le suivi d'activités et le partage d'informations concernant un dossier.

Profil

Diplômé du Bac ou Bac +2 en secrétariat et disposant d'une expérience réussie sur des fonctions dans les domaines de l'assistanat de direction et/ou d'accueil du public, vous disposez de connaissances dans le secteur de l'habitat et de la commande publique et vous avez des notions budgétaires de base.

Vous connaissez le fonctionnement des collectivités locales, maîtrisez l'outil bureautique, les règles de secrétariat et vous êtes capable de vous adapter à des logiciels métiers.

Doté d'excellentes qualités relationnelles et rédactionnelles, vous faites preuve de disponibilité, d'adaptation et d'écoute et vous avez le goût du travail en équipe.

Organisé, polyvalent, discret, diplomate et rigoureux, vous savez faire preuve d'autonomie et possédez le sens des responsabilités et du service public.



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