agent des services administratifs bureau des entrees + service d'accueil des urgences voiron

Missions de l'établissement : Accueil, diagnostic, soins et prise en charge 7 jours sur 7 des personnes présentant des problèmes de santé.

Mission du bureau des entrées: Accueil administratif des patients en situation d'urgence vraie ou ressentie, 7 jours sur 7 et 365 jours par an. Accueil des familles et des accompagnants. Constitution du dossier administratif du patient nécessaire à la bonne prise en charge du patient et à la facturation des soins.

Reprise et complétude des dossiers administratifs des consultants externes.

I. PROFIL DE POSTE – DIRECTION DE LA CLIENTELE

Agent administratif en poste à l'accueil du Service des Urgences (SAU) et au Bureau des entrées.

La direction de la clientèle est en charge de la fonction accueil, facturation, recouvrement. Elle est constituée de neuf secteurs dont six bureaux des entrées et intervient sur les différents sites géographiques du CHU Grenoble-Alpes.

II. LIEU D'EXERCICE

Secteurs: Hôpital de Voiron

Unité ou secteur concerné : Bureau des Entrées / SAU

III. MISSIONS

Exigences institutionnelles

Chaque agent est tenu au secret professionnel, au devoir de discrétion professionnelle et au respect des règles de confidentialité. Il peut être mobilisé en cas de déclenchement du plan blanc ou d'afflux massif de victimes.

Les relations fonctionnelles :

L'agent administratif est rattaché directement à l'adjoint des cadres de son secteur et au responsable du Bureau des entrées.

Relations professionnelles :

Relations avec l'équipe d'encadrement du SAU.

Relations avec les services de soins de l'ensemble de l'établissement

Relation avec la direction de la clientèle

Relation avec les directeurs de gardes

IV. DEFINITION ET ACTIVITES RELATIVES AU POSTE

L'agent connaît les règles de fonctionnement de son service, notamment l'obligation de réserve et de discrétion professionnelle à observer vis-à-vis des patients, mais également à tout moment dans son métier. Il assure l'accueil des patients ainsi que des accompagnants. Il enregistre des informations sur poste informatisé et peut se référer à son cadre de proximité en cas de difficultés. L'agent connait les enchainements du système sur lequel il travaille et sait se situer dans l'organisation et le traitement des informations. Il saisit les informations, les contrôle et sait alerter en cas d'anomalie (voir référentiels documentaires).

• Accueil des hospitalisés, des consultants, des familles et des ambulanciers privés et sapeurs
• Constitution du dossier administratif (identification du malade : recueil et scan des pièces justificatives ; couverture santé : recueil et scan de pièces justificatives)
• Gestion des dossiers pour facturation : se conformer aux règles particulières de prise en charge en s'assurant d'une saisie exhaustive des informations sur le logiciel Pastel.
• Création des dossiers administratifs pour les consultants en imagerie

Les activités spécifiques au poste :

La technicité sera particulièrement sollicitée pour les tâches suivantes :

• Accueil
• Répondre aux différents appels téléphoniques, renseigner le public et / ou orienter les appels téléphoniques en fonction de leur nature, des filières des soins et des horaires.
• Contrôle d'identité des visiteurs et information sur les autorisations de
• Saisie des informations : maîtrise du logiciel d'admission des patients, rapidité d'exécution et qualité du
• Recueil /collecte / vérification/ enregistrement dans les systèmes informatiques hospitaliers SIH des données :
  • Identité complète patient
  • Médecin traitant
  • Personnes de contact à prévenir
  • Numéros de tél
  • E-mail
  • etc
• Connaissance du schéma de facturation et de recouvrement pour les soins externes et les hospitalisations et des règles de financement des établissements de santé.
• Connaissance du circuit de l'information : du Bureau des Entrées vers les partenaires (services de soins, CPAM, Mutuelles, Trésorerie Principale)

Connaissance de l'environnement informatique

I. COMPETENCES ET/ OU CAPACITES REQUISES ET/OU A DEVELOPPER

Au moment de sa prise de poste, l'agent est accompagné et formé à son nouveau poste. Il est informé :

• Des procédures et techniques relatives à la constitution d'un dossier administratif et du processus de facturation qu'il doit connaître (identito vigilance, financement séjour ou consultation, ...)
• Des capacités organisationnelles qu'il aura à
• Des capacités relationnelles nécessaires au travail en équipe et auprès d'un public vulnérable.
• De la réglementation en vigueur dans les hôpitaux publics (règles de facturation / continuité des soins)

L'institution attend de l'agent administratif qu'il :

• Participe aux formations de l'institution et proposées par son encadrement dans le cadre de l'entretien annuel de formation notamment.
• Tienne compte des recommandations et consignes de son encadrement et s'informe en cas d'incertitude.
• Sache retrouver les référentiels, protocoles, mails, fichiers outils nécessaires à la bonne exécution de ses tâches.
• S'inscrive dans une démarche de progression et soit également en mesure de s'auto–évaluer.

Compétences et connaissances spécifiques :

• Pratique du logiciel d'admission des patients PASTEL afin de constituer le dossier administratif du
• Connaissance
• Accueillir le patient et gérer en toute autonomie son dossier dans le but d'obtenir une facturation rapide et
• Identifier/analyser des situations exceptionnelles nécessitant d'appeler les vigiles, des professionnels médicaux ou paramédicaux, encadrement, directeur de garde...
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel, les règles de confidentialités (patient sous X, confidentiel)
• Capacité de synthèse des informations relatives aux patients et des demandes des
• Connaissance de la géographie et topographie de l'établissement.
• Connaissance de la structure informatique en rapport avec celle-
• La pratique de langue(s) étrangère(s) est un

Savoirs-être :

• Discrétion.
• Disponibilité professionnelle et volonté de
• Compréhension empathique du patient, considération
• Bonne gestion du stress et des priorités.

II. CONDITIONS DE TRAVAIL DU POSTE

Horaires :

• 07h30 15h20
• 15h20 23h00
• 08h00 15h50

Semaine, dimanches et jours fériés selon planning respectant la règlementation en vigueur Quotité de travail : 100%

Conditions particulières :

Port du badge d'identification de la fonction et du prénom de l'agent. Port d'une blouse fournie par l'établissement.

En application du principe de continuité du service public hospitalier, l'agent est susceptible d'être rappelé en cas de besoin impérieux. Le déclenchement Plan Blanc est une possibilité qui requiert de tout agent une adaptabilité à l'exercice de son métier dans un cadre exceptionnel qu'il doit cependant connaitre et maitriser.

Documents internes :

Référentiels documentaires du bureau des entrées

Guide de la règlementation (organisation du travail) de la Direction des Ressources Humaines Règlement intérieur du CHU Grenoble-Alpes

Projet de service de la direction de la clientèle (en cours d'élaboration)