Administrative Assistant

il y a 2 semaines

Paris, Île-de-France UNESCO Temps plein

OVERVIEW

Parent Sector:
Gender Equality Division (GEN)

Duty Station:
Paris

Job Family:
General Administrative Support

Type of contract:
Service Contract

Level:
Level 3

Duration of contract: 1 year

Application Deadline (Midnight Paris Time): 16-APR-2024

UNESCO Core Values:
Commitment to the Organization, Integrity, Respect for Diversity, Professionalism

Long Description

OVERVIEW OF THE FUNCTIONS OF THE POST


The Division for Gender Equality provides strategic policy advice and works with the Programme Sectors and IOC to roll out UNESCO's Global Priority Gender Equality Framework.

It actively supports them in all stages of the planning, implementation and monitoring of transformative gender equality actions to respond to new challenges.

The Division does so through its core functions for inter-sectoral coordination on gender equality across UNESCO's mandate, knowledge production through research on emerging areas of work, capacity development for UNESCO staff at HQs and Field Offices, and communication, advocacy and outreach actions to promote UNESCO's work on gender equality.


Under the overall authority of the Director of the Division for Gender Equality and the direct supervision of the Chief, Policies and Strategies, the Service Contract Holder will provide financial and administrative services in full compliance with UNESCO's rules, regulations and procedures to support the planning, implementation and management of the regular programme towards the implementation of the activities of the Division for Gender Equality.

The incumbent will also contribute to the related reporting activities.
Long Description

The incumbent shall perform the following tasks:
Budget


Support the Division staff members in the preparation of documents (narrative and supporting tables) with respect to finalization of cost estimates and budget proposals.

Assist in the preparation/finalization of budget performance reports, performing ongoing monitoring and preliminary analysis of variances between approved budget and actual expenditures using Enterprise Resource Planning (ERP) system such as SAP.

Human Resources


Support the Division in the management of staff and non-staff contracts, notably by establishing new contracts, consolidating them in view of the internal approval process, anticipating on contracts payments and end dates.

Assist in the preparation of travel plans, travel claims, travel orders and issue travel advances for the Division staff members.

Long Description
General Administration


Draft routine correspondence with respect to enquiries and ensure standardised formatting of official documents and correspondence, and keep up-to-date files.


Assist in the organisation of meetings and events (virtual and face-to-face) including the preparation of travel arrangements for invited participants.


Prepare contracts for external suppliers including initiating procurement action, following up transactions in UNESCO's Corporate Applications (DUO), preparing purchase orders, verifying invoices against contract terms and conditions in liaison with the Administrative Officer.

Provide administrative support to the Division staff members, as required.

Logistics Accountabilities

Shipment:
make arrangements, assist and advise on shipping.

Provide assistance in the management of office spaces.

Execute any other administrative tasks deemed necessary by the Chief, Policies and Strategies.


COMPETENCIES (Core / Managerial) Accountability (C) Communication (C) Innovation (C) Knowledge sharing and continuous improvement (C) Planning and organizing (C) Results focus (C) Teamwork (C) - For detailed information, please consult the UNESCO Competency Framework.


REQUIRED QUALIFICATIONS
Education

Completed secondary, technical and/or vocational education.

Work Experience

Minimum of 3 years of relevant work experience in secretarial/administrative tasks.

Skills/Competencies

Knowledge of UNESCO Rules, Regulations and administrative procedures.
Practical knowledge of Enterprise Resource Planning (ERP) system such as SAP.
Excellent sense of communication, including capacity to draft correspondence with UNESCO's partners.

Organizational and coordination skills, as well as ability to take initiatives and to provide quality and timely support and services.

Interpersonal skills, sense of confidentiality, discretion, tact and diplomacy.
Ability to work as part of a team in a multicultural environment.
IT skills (Microsoft Word, Excel, Intranet, Internet, etc.).

Languages

Excellent knowledge of English or French and good knowledge of the other language.

DESIRABLE QUALIFICATIONS
Education

Training/certification in secretariat or administration.
A first-level university degree may be accepted in lieu of the 3-year experience requirement.

Work experience

At least 1 year of professional experience within the United Nations system.

Languages

Knowledge of another official langu

  • Assistant Administratif

    il y a 2 semaines

    Paris, Île-de-France Altice Media - BFM RMC Temps plein

    Intitulé du posteAssistant administratif H/F - BFMTVDescription de la missionAu sein de la rédaction de BFMTV, nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve)En binôme avec l'assistante administrative, vos missions seront :- L'assistanat de la direction de la rédaction et de la Rédaction en général- La gestion administrative et RH des permanents...

  • Assistant Administratif

    il y a 2 semaines

    Paris, Île-de-France Stand Up Formation Temps plein

    Assistant Administratif (H/F)A propos de l'entreprise:Nous sommes à la recherche d'un(e) Assistant(e) Administratif(ve) EN ALTERNANCE pour rejoindre notre équipe dynamique. Si vous êtes passionné(e) par l'administration et le service client, cette opportunité est faite pour vous.Description du poste:Aperçu du poste:En tant qu'Assistant Administratif...

  • Assistant Administratif/assistante Administrative

    il y a 2 semaines

    Paris 16 Passy, Île-de-France CNRS Temps plein

    Date Limite Candidature : jeudi 26 janvier 2023**Informations générales**:Référence : INS1660-CATHEL-004Nombre de Postes : 1Lieu de travail : PARIS 16Date de publication : jeudi 5 janvier 2023Type de contrat : CDD Technique/AdministratifDurée du contrat : 12 moisDate d'embauche prévue : 10 février 2023Quotité de travail : Temps completRémunération...

  • Assistant Administratif

    il y a 2 semaines

    Paris, Île-de-France Walters People Temps plein

    Nous recrutons un(e) assistant(e) administratif(ive) H/F pour une société spécialisée dans le secteur des composants électronique.En qualité d'assistant(e) administratif(ive) H/F, vous serez rattaché(e) au Directeur administratif et financier.La fourchette de rémunération est comprise entre et euros.Le poste est basé à Créteil.Vos missions sont:-...

  • Assistant Administratif

    il y a 2 semaines

    Paris, Île-de-France Adecco Temps plein

    **Votre mission**:Nous recherchons actuellement un(e) Assistant Administratif h/f pour un CDI au service Certification d'une centrale d'achatsLes missions sont les suivantes:- Compilation, suivi et mise en forme de données et d'indicateurs- Archivage, courrier, prise d'appel...- Analyser les demandes effectuées auprès du service et y répondre ou...

  • Assistant Administratif

    il y a 2 semaines

    Paris, Île-de-France Calypse Temps plein

    Prise de poste non définie Baccalauréat ParisNombre de postes non défini CDD (6 mois) Rémunération non définie**Description du poste et des missions**:**Poste**Assistant Administratif - Secteur Pharmaceutique**Missions**En tant qu'assistant(e) de l'équipe de développement international- Développement clinique en oncologie EMEA, vous serez chargé(e)...

  • Assistant Administratif

    il y a 2 semaines

    Paris, Île-de-France Festou Intérim Rouen Temps plein

    **L'entreprise**Notre société créée en 1998, s'illustre aujourd'hui grâce à sa volonté de développer son offre sur le territoire et en Europe.Notre finalité est de répondre aux besoins de recrutements temporaires et permanents : Intérim, CDD, CDI, CDI intérimaire, formations et conseils de nos clients partenaires ainsi qu'aux nouvelles attentes...

  • Assistante Administrative

    il y a 2 semaines

    Paris, Île-de-France EPITECH Temps plein

    **EPITECH, expert en recrutement, recherche pour l'un de ses clients, 1 **assistante administrative H/F**.****Rôle & Mission**:La cabinet de recrutement EPITECH recherche un(e) assistant(e) administratif pour l'un de ses client.Les missions principales de ce poste sont:- Gérer et maintenir des dossiers administratifs précis et à jour.- Assister les...

  • Assistant Administratif

    il y a 2 semaines

    Paris, Île-de-France Adsearch Temps plein

    Adsearch vous propose des milliers d''opportunités de carrières dans toute la France pour les profils d''experts, cadres et managers. Que ce soit pour un emploi ou pour une mission, Adsearch c''est le cabinet de recrutement qu''il vous faut Retrouvez toutes nos offres d'emploi en CDI, CDD, Intérim et Freelance sur notre site internet Assistant...

  • Assistant Administratif

    il y a 2 semaines

    Paris, Île-de-France ArchiBat FR Temps plein

    Cette agence composée d'une trentaine de collaborateurs et basée à Paris et à Nantes développe des projets de paysage, d'espaces publics et d'urbanisme.Archibat RH recherche:**Un Assistant Administratif (H/F)**L'agence de Paris recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e) pour accompagner le pôle administratif composé d'une responsable...

  • Assistant Administratif

    il y a 2 semaines

    Paris, Île-de-France OXILA Temps plein

    **NOTRE SOCIÉTÉ**:OXILA propose les compétences métiers de ses assistants administratifs pour conduire les projets de ses clients.OXILA c'est un réseau de 24 agences réparties sur le territoire national.Oxila est une entreprise handi-accueillante.**VOTRE MISSION**:Afin d'accompagner notre client, cabinet d'avocat international, Oxila recrute pour un...

  • Assistant Administratif

    il y a 2 semaines

    Paris, Île-de-France Adsearch Temps plein

    **Assistant Administratif (H/F) - Intérim****En Bref : Paris - Intérim 1 mois - Assistant Administratif H/F - 24/26K - Cabinet dAudit - Prise de poste rapide**Adsearch est une société de conseil en recrutement spécialisé. Aujourdhui, ce sont plus dune centaine de consultants répartis dans 12 Divisions expertes et 11 Bureaux dans les plus grandes...

  • Assistant Administratif

    il y a 2 semaines

    Paris, Île-de-France ADSEARCH Temps plein

    **Assistant Administratif (H/F) - CDI****En Bref : Paris - CDI - Assistant Administratif H/F - 28/34K - Cabinet d'Audit - Prise de poste rapide**Adsearch est une société de conseil en recrutement spécialisé. Aujourd'hui, ce sont plus d'une centaine de consultants répartis dans 12 Divisions expertes et 11 Bureaux dans les plus grandes villes françaises...

  • Assistant Administratif

    il y a 2 semaines

    Paris, Île-de-France Page Personnel Temps plein

    Poste de Assistant Administratif - Temps Partiel H/FEn tant qu'Assistant Administratif, vous jouez un rôle clé pour assurer le bon fonctionnement de l'entreprise. Vos missions principales incluent : * Accueil physique des visiteurs et orientation, * Gestion des appels internes, * Réservation des salles de réunion, * Commandes de repas, * Coordination...

  • Assistant Administratif

    il y a 2 semaines

    Paris, Île-de-France LOXAM BUS Temps plein

    **Description de l'entreprise**LOXAM est le n°1 de la location de matériel en Europe et 3e loueur mondial pour le BTP, l'évènementiel et l'industrie. Depuis sa création en 1967, LOXAM n'a de cesse de poursuivre sa stratégie de développement. Aujourd'hui, le réseau LOXAM se compose de plus de 1 100 agences implantées sur 30 pays. Constamment à la...

  • Assistant Administratif

    il y a 2 semaines

    Paris, Île-de-France EPITECH Temps plein

    **EPITECH, expert en recrutement, recherche pour l'un de ses clients, 1 **Assistant administratif H/F**.****Rôle & Mission**:En tant qu'assistant administratif, votre mission principale consiste à soutenir les opérations quotidiennes d'un bureau ou d'une entreprise en effectuant diverses tâches administratives.Gestion de l'agenda:Planifier et organiser...

  • Assistant Administratif

    il y a 2 semaines

    Paris, Île-de-France EPITECH Temps plein

    **EPITECH, expert en recrutement, recherche pour l'un de ses clients, 1 **Assistant administratif H/F H/F**.****Rôle & Mission**: En tant qu'assistant administratif, votre principale responsabilité est de fournir un soutien administratif efficace à une équipe, un département ou une organisation pour les aider à accomplir leurs tâches quotidiennes....

  • Assistant Administratif

    il y a 2 semaines

    Paris, Île-de-France mateam Temps plein

    Nombre de postes : 1Métier:Assistant administratif H/FContexte:Agence évenementielleMissions:Accueil téléphonique, Gestion administrative, Mise à jour de dossiers, Administration du personnel, Gestion de contrats de travail, Constitution de dossiers, Préparation de promesses d'embauche, Préparation de contrats de travail, Déclaration d'éléments de...

  • Assistant Administratif

    il y a 2 semaines

    Paris, Île-de-France SOPRIBAT Temps plein

    Entreprise reconnue dans les métiers du second œuvre, recherche pour son département « sinistre » une assistante administrative, qui aura principalement comme mission:- Gestion informatique des dossiers- Prise de rendez-vous- Planification des travaux- Mise à jour des outils de reporting- Création administrative des dossiersVous êtes Motivé(e),...

  • Assistant Administratif

    il y a 2 semaines

    Paris, Île-de-France Oxila Temps plein

    **NOTRE SOCIÉTÉ**:OXILA propose les compétences métiers de ses assistants administratifs pour conduire les projets de ses clients.OXILA c'est un réseau de 24 agences réparties sur le territoire national.Oxila est une entreprise handi-accueillante.**VOTRE MISSION**:Dans le cadre du développement de nos activités dans le secteur du droit, nous...