Assistant Administratif

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Palaiseau, Île-de-France CNRS Temps plein
Date Limite Candidature : vendredi 24 mai 2024

**Informations générales**:
**Intitulé de l'offre **:Assistant administratif (H/F) / Assistante administrative**
Référence : UMR9006-JEAGUI0-012
Nombre de Postes : 1
Lieu de travail : PALAISEAU
Date de publication : vendredi 3 mai 2024
Type de contrat : CDD Technique/Administratif
Durée du contrat : 6 mois
Date d'embauche prévue : 1 juin 2024
Quotité de travail : Temps complet
Rémunération : entre 2434 et 2554,52 € brut mensuel selon expérience + indemnité de fin de contrat.
Niveau d'études souhaité : Niveau 5 - (Bac+2)
Expérience souhaitée : 5 à 10 années
BAP : Gestion et Pilotage
Emploi type : Assistant-e en gestion financière et comptable

**Missions**:
L'assistant ingénieur (H/F) aura pour mission de réaliser de manière polyvalente et autonome des activités de gestion administrative, financière et de ressources humaines du laboratoire.

**Activités**:

- Gestion Financière:

- Établir et suivre les commandes, traiter les services faits, suivi des factures, prévenir le contentieux
- Traiter les demandes d'ordre de missions (confirmation des réservations de l'hébergement et des transports, établissement des états de frais et suivi du remboursement des agents et visiteurs extérieurs) dans le cadre des programmes nationaux et internationaux
- Produire des bilans financiers et administratifs des projets nationaux et européens
- Classer et archiver les pièces comptables et des justificatifs de dépenses
- Soutenir le montage, la programmation du budget et la répartition des crédits nationaux et

européens- Gestion RH:
Préparer en lien avec le service de personnel les dossiers de recrutement, vérifier la conformité réglementaire et la disponibilité des crédits,
- Établir les conventions de stage, gérer les signatures et préparer l'accueil des stagiaires,
- Informer et conseiller les agents contractuels,
- Assurer l'accueil des nouveaux entrants- Gestion administrative de l'unité:

- Gérer l'infrastructure du laboratoire (logistique, équipements, matériel informatique et de bureau)
- Procéder au traitement et à la diffusion des informations et suivre l'évolution des règles, directives et procédures RH, financières et/ou comptables
- Organiser la gestion des dossiers et de l'archivage
- Assurer la tenue d'un inventaire des immobilisations
- Répondre aux enquêtes et demandes des services financiers des différentes tutelles et partenaires industriels

**Compétences**:
Connaissances:
Modes de fonctionnement des administrations publiques EPST
Connaissances budgétaires générales (ESSENTIEL)
Connaissances générales des finances publiques
Connaissance générale des ressources humaines
Connaissance des systèmes bureautiques et de l'utilisation d'outils informatiques
Langue anglaise : B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Savoir-faire:
Utiliser les logiciels informatiques de bureautique, courriels, navigation internet
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Mettre en œuvre des procédures et des règles
Savoir rendre compte
Utiliser les logiciels de gestion spécifiques aux administrations publiques (plus particulièrement celles du CNRS)
Concevoir des tableaux de bord

Aptitudes:
Savoir travailler en équipe - Rigueur et fiabilité - Anticipation - Adaptabilité aux contraintes et à la dynamique de l'unité - Qualités relationnelles

**Contexte de travail**:
L'IPVF (Institut Photovoltaïque d'Île-de-France) est un partenariat unique en France, alliant l'industrie, les laboratoires académiques et le Programme d'Investissements d'Avenir (PIA), dans le cadre de la transition énergétique en cours. L'IPVF joue un rôle central parmi les instituts de la transition énergétique (ITE) et collabore étroitement avec des laboratoires publics nationaux et internationaux, ainsi que des partenaires privés, pour créer des programmes de recherche conjoints dans le domaine de la conversion de l'énergie solaire. Notre vision repose sur une feuille de route intégrant des aspects économiques et scientifiques, un engagement à long terme, et la promotion de la recherche fondamentale de haut niveau.
Dans ce contexte, l'UMR IPVF a été créée en 2018, promouvant une recherche fondamentale de qualité sur le photovoltaïque. L'UMR IPVF est la seule UMR pour laquelle le photovoltaïque est le cœur de ses activités de recherche. Elle est conjointement supervisée par le CNRS, l'École Polytechnique, Chimie-Paristech et la SAS IPVF, regroupant ainsi l'ensemble des partenaires clés de l'institut.
La personne recrutée travaillera sous la direction directe du Directeur d'Unité.

**Contraintes et risques**:
RAS
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    Palaiseau, Île-de-France L'École polytechnique Temps plein

    **L'École polytechnique**, **surnommée l'X**, est un établissement d'enseignement supérieur et de recherche de niveau mondial. Il s'agit d'une **école militaire** placée sous la tutelle du ministère des Armées. L'École polytechnique est membre fondateur de **l'Institut Polytechnique de Paris** aux côtés de **quatre Grandes Écoles** : l'ENSAE...

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