Emplois actuels liés à Assistante Admninistrative - Cergy, Île-de-France - Ville de Jouy-le-Moutier

Avoir une bonne connaissance du
secteur scolaire, péri
- extrascolaires, et de ses acteurs.

Être rigoureux et méthodique.

Savoir faire preuve d'adaptations et
de compréhension, tout en
garantissant les obligations du
service public et de la collectivité.

Avoir le sens du travail en équipe

Avoir des qualités rédactionnelles

Maîtrise des outils bureautiques.

Connaître et maitriser les
progiciels de gestion de la scolarité
(CIRIL Enfance, Arpège
CONCERTO,)

Être force de propositions et savoir
prendre des initiatives.

Rémunération statutaire
Régime indemnitaire
Restauration collective
CNAS

Sous la responsabilité de la directrice de l'Enfance, vous accueillez, orientez et assurez la gestion
administrative du service.

Vous faites preuve d'une grande discrétion, de rigueur, de capacités d'adaptation et d'un sens
avéré du travail en équipe afin d'assurer la qualité et la continuité de service (cohésion d'équipe,
solidarités ). Vous respectez les procédures internes et externes (arborescence service,
utilisation des progiciels, trames )
Vous maîtrisez l'outil bureautique notamment le progiciel Enfance (CIRIL, Excel, Word et
Outlook,).
Rigoureux et organisé, vous avez la capacité de vous adapter à vos différents interlocuteurs.
Vous êtes force de proposition dans l'évolution du service.

**Accueillir les publics du service **

Assurer l'accueil physique, téléphonique et numérique du service** **

Accompagner les familles dans la maitrise du portail famille.

Collaborer avec les autres agents d'accueil et de gestion administrative, et
particulièrement avec le pôle accueil du Beffroi** **

Corriger, suivre et mettre à jour les supports d'information interne et externe (site
internet, portail familles, affiches, intranet )** **

Apprécier les priorités et adapter les démarches en cas d'urgences**
**Gestion des inscriptions aux activités, saisie de documents et suivi administratif **

Assurer la gestion du courrier et des courriels du service (arrivée/départ) et le suivre.

Planifier les rendez-vous et suivre l'agenda relatif à l'activité du service (inscriptions et
dérogations, scolaires, séjours vacances, semaine citoyenneté,).

Gérer les différentes inscriptions (scolaire, péri-extrascolaire, séjours,) via le progiciel
Enfance notamment et les suivre.** **

Alimenter les tableaux de bord liés aux activités (majorations dues aux inscriptions hors
délais, effectifs scolaires et activités diverses en tenant compte des seuils et du règlement
intérieur ).** **

Piloter l'organisation des temps forts en direction de la communauté éducative (réception
rentrée scolaire, cérémonie CM2,)

**Gestion administrative de l'activité du service : **

Mettre à jour, corriger et diffuser les fichiers du service (parents élus, dossier
directeurs ).** **

Concevoir et éditer des courriers de réponses aux usagers.** **

Réaliser des travaux bureautiques (mailing, publipostage, tableaux )** **

Assurer l'organisation logistique de réunions (réservation de lieux, convocations,
invitations, listing de présence ),

Classer, archiver ou détruire les documents du service

Garantir la préservation des données personnelles saisies et confiées au service (RGPD et
devoir de discrétion)

Contribuer au contrôle annuel sur la scolarisation des enfants de 3 à 16 ans.

Assurer l'administration du progiciel Enfance, et contribuer au développement des
nouvelles fonctionnalités (Onde, Api, requêtes,)

Travail en bureau et/ou guichet d'accueil

Respect des obligations de discrétion et de confidentialité

Assiduité en présentielle

Echéances de travail dépendant du cycle scolaire

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