Chair Officer

Descriptif du poste

Sous la responsabilité du responsable de Chaire et du service du doyen, en lien avec le département de rattachement, vous gérez l organisation administrative et opérationnelle des activités pédagogiques et événementielles de la chaire.

Vous aurez pour principales missions:
**Administration de la Chaire**

Gestion administrative des activités de la Chaire:

- Secrétariat de la Chaire (courrier, rendez-vous, établissement et suivi des notes de frais, classement, archivage, fournitures)
- Préparation des cours dispensés (commande de livres ou de cas pour les travaux)
- Inscription des étudiants au(x) séminaire(s) de Chaire et cours obligatoires
- Gestion des demandes des étudiants et des professeurs (absences, cours, salles, report séance, matériel)
- Moniteurs : recrutement (rédaction et mise en ligne des annonces), s assurer de la bonne exécution des missions, suivi du process CEINP
- Saisie des absences des étudiants
- Suivi des heures/validation des séances

**Examen**

Gestion opérationnelle des activités de la Chaire:

- Participation aux forums pour la promotion de la chaire auprès des étudiants
- Organisation et participation aux sessions de présentation de la chaire en vue du recrutement
- Traitement des demandes d'informations sur le programme de la part d'étudiants internes, extérieurs et étrangers

Gestion et animation de la communication:

- Création et mises à jour des outils de communication pour la promotion de la chaire et des partenaires : site, brochures, flyer, newsletter, vidéos, réseaux sociaux...
- Organisation de colloques, conférences ou événements en France ou l international
- Gestion de la base de données des Alumni et des contacts de la Chaire Support au titulaire sur les activités de la Chaire
- Gestion du budget
- Organisation des séminaires de Chaire, des sorties et des voyages d étude
- Gestion du planning des intervenants, suivi de leurs activités pédagogiques
- Gestion et mise à jour de la planification des cours électifs et optionnels

Support relations avec les partenaires
- Etre le relais entre les étudiants, les partenaires et le titulaire : gestion des informations pour assurer le bon déroulement du programme
- Gestion et préparation des éléments pour les réunions avec les partenaires, rédaction de compte rendu

Si une partie de la mission est prévue au sein du département pédagogique:
Etre en charge de la gestion administrative et opérationnelle de cours au sein du département pédagogique de rattachement
- Gestion de la planification et logistique des cours
- Suivi des intervenants

Profil recherché

Issu(e) d une formation type BTS Assistant de Direction, vous maîtrisez parfaitement le pack Office et l informatique d une manière générale (messagerie électronique, Google Applications, Internet).

Vous avez un niveau courant en anglais (niveau B2 minimum selon le cadre européen de référence).

Organisé(e) et rigoureux(se), vous faites preuve d initiative et de persévérance et avez le sens du service.

Autonome et polyvalent(e), vous avez un réel sens de la diplomatie et des relations humaines, notamment dans un contexte multiculturel.

Conformément à la politique d'embauche de l'AGE favorisant la diversité, ce poste est accessible aux personnes en situation de handicap.
- LANGUES- SAVOIR-ÊTRE- SAVOIR-FAIREEntreprise

Le Groupe ESSEC est un établissement d enseignement supérieur spécialisé en gestion et management d entreprise. Réparti sur 4 campus : Cergy, La Défense, Rabat et Singapour, il accueille plus de 5000 étudiants en formation initiale dont plus de 40 % d étudiants étrangers et 6000 managers en formation permanente par an.

Autres offres de l'entreprise

**Personne en charge du recrutement**
Jean-Philippe BILLOT - _Responsable développement RH_

Salaire

A négocier

Prise de poste

Dès que possible

Expérience

Minimum 1 an

Métier

Assistant RH

Statut du poste

Agent de maîtrise / Technicien

Zone de déplacement

Pas de déplacement

Secteur d'activité du poste

ENSEIGNEMENT SUPÉRIEUR

Télétravail

Partiel possible

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