de direction
il y a 2 semaines
Présentation
Vous êtes à la recherche d'un nouveau défi professionnel qui soit en accord avec vos valeurs ? Le Département d'Ille-et-Vilaine s'engage à façonner un avenir plus équitable et plus durable. Avec une diversité de 110 métiers, nous vous offrons la possibilité de vous investir dans des projets stimulants couvrant divers domaines d'activité. Rejoindre notre équipe, c'est intégrer un groupe de 4250 individus dynamiques, entreprenants et innovants.
Nous sommes actuellement à la recherche d'un.e assistant.e pour la Direction des Bâtiments. Cette équipe est responsable de la planification des investissements pluriannuels et de la maintenance des biens départementaux tels que les collèges publics, les infrastructures du SDIS et des services départementaux. Elle supervise également la gestion immobilière, la coordination des opérations, et l'entretien des installations.
La Direction des Bâtiments collabore étroitement avec :
- La Direction Education Jeunesse et Sports (en charge des collèges)
- Les services Construction des sept agences départementales chargés de l'exécution concrète des politiques établies
Le patrimoine sous la responsabilité de la Direction des Bâtiments est réparti sur 300 sites et se compose de :
- Collèges m2
- Patrimoine départemental m2
- Patrimoine du SDIS m2
Description du poste
Fonctions
En tant qu'assistant.e de direction, vous travaillerez sous la supervision de la Cheffe du service d'administration et de gestion immobilière. Vous serez en charge, en collaboration avec un.e autre assistant.e, de fournir des services administratifs pour le directeur, le directeur adjoint, et les 4 services de la Direction.
Missions générales
- Fonction accueil
- Accueil téléphonique de la direction de 09h00 à 12h00 et de 14h00 à 17h00
- Accueil téléphonique du Pôle par rotation avec les autres assistants de 8h30 à 12h30 et de 13h30 à 17h30
- Accueil téléphonique et physique par rotation à l'accueil du bâtiment Cucillé 1
- Accueil physique des visiteurs pour la direction
- Fonction Administrative
- Assistance mutualisée pour l'ensemble de la direction : accueil, filtrage, renseignements, et relayage des sollicitations via les boîtes de messagerie
- Gestion du courrier papier et électronique déposé en Ged : réception, suivi, dispatching, et préparation à l'envoi
- Suivi des courriers dans Post Office : réception, dispatching, suivi du traitement jusqu'à la clôture
- Suivi des parapheurs électroniques et papier
- Suivi du chrono des courriers
- Suivi de la signature des élus, respect des chartes graphiques, et qualité des productions
- Programmation et gestion des badges d'accès (Salto)
- Organisation et planification des réunions de l'équipe : réservation de salle, matériel, convocations, ordres du jour, et gestion des supports documentaires
- Gestion des agendas et des calendriers
- Gestion des contacts et des fournitures administratives
- Préparation des dossiers et assistance aux procédures administratives
- Appui à la gestion immobilière du service et suivi des plannings de congés
Missions spécifiques
Spécificités du poste
Contraintes particulières : rotation pour assurer la continuité de l'assistance particulièrement pendant les congés scolaires, télétravail limité à 1 jour par semaine.
Liaisons fonctionnelles
Profil requis
Connaissances
- Bonnes connaissances de l'organisation de la collectivité
- Bonne connaissance des logiciels Gedelib, Post office, Ixbus, Partenaires appréciée
- Très bonne maitrise des outils bureautiques : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams ou OneNote
Formation
Niveau de diplôme
Aptitudes requises
- Qualités relationnelles, sens du travail en équipe, excellente organisation personnelle, facilité d'adaptation, capacité d'initiative et d'anticipation, sens du détail et de la rigueur, réactivité, respect des délais, capacité à intégrer rapidement de nouveaux outils informatiques, discrétion et confidentialité
Expériences
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