Agent Administratif

**Détails de l'offre**:
**POSTE PROPOSÉ**

AGENT ADMINISTRATIF - EHPAD ET USLD

**CONTRAT**

CDD; Mutation

**DESCRIPTIF**

I Mission Générale

Le gestionnaire administratif d'accueil et gestion administrative des patients des secteurs « EHPAD et USLD », assure l'accueil des résidents et patients et de leurs proches ainsi que le recueil des informations administratives afin de permettre un bon suivi des dossiers et la facturation de l'activité sur Marines et en cas d'absence de ses collaborateurs, de Pontoise, Magny et Beaumont. Le positionnement géographique permet également d'assurer l'accueil et le recueil des informations et documents des patients du SSR.

II - Spécificités

Le temps dédié à cette mission est un temps plein.

Scénario : 37H30

Du lundi au vendredi : 8H00 16H00 / 8H30 16H30 sur Marines.

Déplacements ponctuels sur le site de Pontoise.

Remplacement de l'agent en charge de l'EHPAD de Pontoise et éventuellement, sur les sites de Magny et Beaumont.

III Activités principales

1. Accueil

Accueillir et informer les résidents et patients et/ou leurs proches dans le respect du domaine de compétence d'un agent administratif.

Informer, expliciter, prévenir les résidents et patients ou leurs proches du reste à charge éventuel suivant la situation administrative du dossier (prise en charge aide sociale, payant...).

Assurer un accueil physique et téléphonique.

Renseigner, orienter familles, usagers, professionnels extérieurs.

2. Création du dossier administratif

Recueillir l'information et créer le dossier administratif dans le logiciel CPAGEi dans le respect des procédures d'identitovigilance.

Saisie rigoureuse des informations afin de constituer un dossier complet : état civil, commune et pays de naissance, adresse (postale et mail), téléphone, personne en relation, débiteurs.

Contrôle et/ou enregistrement des débiteurs

Vérifier la crédibilité des informations recueillies : justificatif d'identité, mise à jour et intégration de la carte vitale, consultation CDRi, CCS, ou ACS, autres justificatifs (exemple : notification de mise sous tutelle, curatelle...).

Gérer des impressions (étiquettes, Bulletins de situation, courriers domicile)

Dématérialisation des documents du dossier administratif.

3. Gestion du dossier administratif

Enregistrement et gestion des demandes d'admissions (tableau de suivi des demandes, complétude des pièces justificatives, commission d'admissions)

Contrôle et/ou modification des informations saisies dans le dossier

Modification des erreurs d'identité.

Gestion des mouvements

Gestion des courriers

Gestion chèque énergie, APL, ASH, aide aux déclarations d'impôts, aide à la gestion des listes électorales des résidents.

Complétude, suivi et contrôle des tableaux de bord de l'activité

Tableaux ANAP

Constitution des dossiers de saisine du juge des affaires familiales

Gestion des listes de contrôles avant la mise en facturation des dossiers

Gestion de la facturation et du recouvrement (transmissions, redressements, états trimestriels, statistiques financières)

Gestion des envois CHORUS

Contrôle et suivi des restes à recouvrer en lien avec la trésorerie suivi dossier complexe

Gestion des décès (déclaration, informations aux organismes divers)

Enregistrement et facturation des repas accompagnants et des prestations TV

4. Régie de dépôt

Gérer les dépôts et retraits des résidents, des patients du site

IV Activités secondaires

Participation à l'harmonisation des différentes pratiques dans le but d'améliorer la qualité de l'information administrative.

Suivi du stock du petit matériel de bureau

Gestion et suivi des mesures de psychiatrie durant l'absence de l'agent en charge du secteur.

Participation aux commissions d'admission

V - Savoirs

Connaître la réglementation en vigueur, la législation hospitalière et de la sécurité sociale

Connaître les spécificités et les réglementations liées à la gestion des dossiers d'EHPAD

Connaître le logiciel lié à la gestion administrative des patients

Connaître le vocabulaire administratif

Connaître la procédure Identitovigilance en vigueur sur l'hôpital NOVO

Connaitre le code de l'action sociale

VI Savoir faire

Maitriser les logiciels informatiques : logiciels CPAGE /scanner

Maitriser EXCEL et WORD

Planifier et organiser son travail

Identifier les problèmes et proposer les solutions adaptées

Alerter l'encadrement de tout dysfonctionnement rencontré

VII Savoir être

Autonomie

Respect du secret professionnel

Amabilité et courtoisie

Capacité d'adaptation

Disponibilité, vigilance

Rigueur et discrétion

Sens de l'organisation et esprit d'initiative

Capacité d'analyse

Qualités relationnelles

VIII Formations obligatoires/recommandées

Formation sur la gestion administrative

Formation sur la législation hospitalière et sociale

Formation Identitovigilance

Formation bureautique

Formation su

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