Secrétaire médical/Secrétaire médicale

il y a 3 jours

Marseille, Bouches-du-Rhône, France APHM Temps plein

POLE 005 DES MALADIES DE L'APPAREIL DIGESTIF Intersites Nord et Timone

Fiche de poste – AMA Secrétariat chirurgie digestive Hôpital Timone

Rédigée par : Mme PICCIONE Floriane Cadre Administratif du Pôle

Vérifiée par : Mme YAAGOUB Rachel Directeur Référent du Pôle

Approuvée par : Pr. GRANDVAL Chef de Pôle

Date d’application : 10/12/2024 - V.3


1.1 RENSEIGNEMENTS RELATIFS AU POSTE DE TRAVAIL


Le Département de Chirurgie Générale digestive et de Transplantation Hépatique est réparti sur les deux sites l'Hôpital de la Timone et l'Hôpital Nord. Spécificités particulières / Conditions de recrutement : Une expérience professionnelle en secrétariat médical est appréciée. La connaissance des outils informatiques est indispensable. La connaissance de la spécialité serait un plus.


1.1.1 Présentation du service :


Amplitude d'ouverture du service : de 8 H à 17 H du lundi au vendredi. Activité clinique de l'unité fonctionnelle de chirurgie digestive année 2023 :

  • nombre d'entrées : 1750 entrées en hospitalisation conventionnelle
  • nombre de consultations : 2668 consultations médicales réalisées


1.1.2 Horaire de travail :


  • Poste à 100 %
  • Vacation en 7H48 par jour avec 28 CA et 19 RTT
  • 1/2 H repas incluse dans le temps de travail
  • Horaires adaptables en fonction de l'activité et des besoins du service
  • Cycle de travail : Guide GTT


Les vacations sont variables en fonction du planning. Les principaux horaires sont:

  • De 8 H à 15 H 48
  • De 9 H 12 à 17 H


1.1.3 Définition du poste :


Le secrétariat de chirurgie générale et digestive et transplantation hépatique est situé au 11ème étage de l'IGH de l'Hôpital de la Timone, et est rattaché au pôle des Maladies de l'Appareil Digestif. La secrétaire travaille en binôme avec une autre secrétaire du service de chirurgie digestive, mais également en étroite collaboration avec la secrétaire médiale de greffe hépatique et les secrétaires de pool du pôle site Timone. Elle assure l'ensemble des missions détaillées ci-après.


1.1.4 Organisation des besoins de suppléance :


Pendant les absences programmées pour congés (CA, RTT,), le minimum requis d'AMA présente par jour est d'une secrétaire sur deux. Les secrétaires sont complémentaires et tournent sur les différentes missions pour assurer une continuité de service.


1.2 RELATIONS HIERARCHIQUES ET FONCTIONNELLES


Relations hiérarchiques :

  • Directeur Référent du Pôle MAD
  • Cadre Administratif du Pôle MAD


Relations fonctionnelles :

Les secrétaires sont également placées sous l'autorité fonctionnelle du chef de service, du cadre supérieur de santé du pôle et du cadre de santé du service dont elle dépend. Elle travaille:


  • Avec les équipes médicales et soignantes (unité d'hospitalisation et consultations)
  • Avec les autres secrétariats du pôle et hors pôle
  • Avec la Direction du site et les Directions Fonctionnelles
  • Avec la Faculté de Médecine et l'Université de la Méditerranée


1.3 ACTIVITES DU POSTE DE TRAVAIL


- Accueil physique et téléphonique :

  • La secrétaire oriente les patients qui se présentent en consultation vers les infirmières de consultations ; En cas d'absence ou de besoin, la secrétaire accueille les patients et procède à leur enregistrement ;
  • Réception des appels téléphoniques internes ou externes des patients, leurs proches ou tout autre interlocuteur ;


- Gestion, mise à jour jusqu'à l'archivage des dossiers patients :

  • La secrétaire s'assure de la bonne gestion des dossiers patients informatisés (DPI) dans le logiciel Axigate pour l'ensemble des patients
  • Numérisation des documents médicaux divers dans le DPI (reçus par mails, fax).
  • Archivage des dossiers des patients selon la réglementation via le logiciel ARCHIVES.


- Comptes rendus de consultations :

  • Frappe du courrier dicté via les logiciels internes APHM
  • Impression du CRC et envoi des courriers aux bons interlocuteurs (patients/médecins traitants) ou via la MSSANTE


- Comptes rendus chirurgicaux et opératoires :

  • Vérification dans Axigate si validation des CRO et courriers de consultations par les médecins dicteurs. Si besoin, récupération de résultats d'examens divers:
  • Soit : Relecture, correction, mise en page des CRO tapés par les internes
  • Soit : frappe des CRO dictés via logiciels internes
  • Diffusion des CRO, une fois validés, aux bons interlocuteurs (patients/médecins traitants) ou via la MSSANTE
  • La secrétaire peut également être amenée à taper les comptes rendus de greffe ;


- Codage des actes médicaux :

  • La secrétaire s'assure à chaque fin de vacation de consultations médicales, que les rendez-vous soient mentionnés « réalisé »
  • Relance régulièrement les équipes médicales sur la mise à jour du codage du service, en lien avec le Service d'Information Médicale et le bureau des entrées et soins externes


- Autres tâches administratives afférentes à la spécialité :

  • Gestion de la boîte mail de service au quotidien.
  • Gestion des plannings des médecins
  • Réception du courrier quotidien et dispatching dans les bannettes médecins.
  • Préparation hebdomadaire du planning prévisionnel opératoire des médecins/internes/externes du mois suivant
  • Mise à jour des statistiques de consultation interservices, demandées par les médecins ou l'encadrement, via le dossier partagé.
  • Gestion des expertises et avis médicaux des autres services de l'hôpital selon règlementation.
  • Demande par GDD pour faire descendre les dossiers des années précédentes aux archives centrales par les archivistes.
  • Commandes mensuelles de matériels du service et fournitures papeterie et récupération des commandes à l'Editique si besoin.


1.4 CAPACITES, COMPETENCES ET CONNAISSANCES REQUISES POUR LE POSTE :


Aptitudes et connaissances requises :

  • Capacité d'adaptation et d'écoute
  • Sens de l'organisation, discrétion et rigueur
  • Esprit d'équipe et prises d'initiatives
  • Réactivité
  • Connaissances approfondies de la fonction de secrétaire médicale
  • Maîtrise des règles de fonctionnement institutionnel d'un CHU et de son financement


Compétences requises :

  • Bonne utilisation du Pack office Word/Excel/PowerPoint
  • Bonne communication écrite et orale
  • Respect du secret professionnel
  • Bonne capacité rédactionnelle et connaissances en orthographe et grammaire
  • Vocabulaire et terminologie médicale


Connaissances professionnelles :

  • Logiciels internes: AXIGATE, VISUAL PATIENT, RCP, CORA, PASTEL, DICT' DRAGON, ARCHIVES, SAGE, CRISTAL.
  • Droit des usagers du système de santé
  • Règlementation des archives

  • Lead logiciel embarqué – Médical

    il y a 3 jours

    Marseille, Bouches-du-Rhône, France Silkhom Temps plein

    SociétéLa société crée en 2008 est spécialisé dans conception, fabrication et distribution de dispositifs médicaux pour l’anesthésie et la réanimation. Son produit phare est un système de monitorage de la curarisation et décurarisation en bloc opératoire. La société comprend 36 personnes et la philosophie est de développer des outils...

  • Médecin d'Information Médicale

    il y a 3 jours

    Marseille, Bouches-du-Rhône, France Service de Santé des Armées Temps plein

    L'Hôpital d'Instruction des Armées de Laveran recherche un Médecin d'Information Médicale. Il managera une équipe de 7 personnes : 3 techniciens d'information médicale, 2 techniciens Amadeus et 2 personnel dédiés à l'identitovigilance.MISSIONS :Au sein du service d'Information Médicale (SIM), ces missions sont : 1. Etre...

  • Secrétaire Général

    il y a 3 jours

    Marseille, Bouches-du-Rhône, France TheGoodFit Temps plein

    1 - ContexteAu sein d’une association dédiée à l'attractivité et la transformation du territoire, en rapprochant les besoins des entreprises locales des enjeux des acteurs publics, nous recherchons un.e Secrétaire Général.e afin de représenter l’association et les intérêts économiques locaux et d’œuvrer à toujours plus de synergies et...

  • MÉDECIN GÉNÉRALISTE

    il y a 1 mois

    Marseille 14, Bouches-du-Rhône, France Appel Médical Temps plein

    MarqueParce que la santé est un enjeu essentiel, dont l'humain est la pierre angulaire, les femmes et les hommes d'Appel Médical sont engagés depuis plus de 50 ans aux côtés des soignants.Grâce à notre expertise métiers, nos spécialistes sauront vous accompagner au quotidien pour concrétiser vos souhaits professionnels.Notre agence se...

  • MÉDECIN GÉNÉRALISTE

    il y a 1 mois

    Marseille 12, Bouches-du-Rhône, France Appel Médical Temps plein

    MarqueSpécialiste du recrutement dans la santé depuis plus de 50 ans, la force d'Appel Médical réside dans ses équipes d'experts, passionnés par le secteur de la santé et engagés quotidiennement auprès du personnel soignant.Notre agence se distingue par son expertise en matière de recrutement pour des missions de vacation et de médecins,...

  • MÉDECIN GÉNÉRALISTE

    il y a 1 mois

    Marseille 03, Bouches-du-Rhône, France Appel Médical Temps plein

    MarqueAppel Médical est LE spécialiste de l'emploi dans les domaines du médical et de la santé. Avec une équipe dédiée près de chez vous, nous vous accompagnons au quotidien dans vos projets de carrière.Notre agence se distingue par son expertise en matière de recrutement pour des missions de vacation et de médecins, répondant ainsi à vos...

  • MÉDECIN GÉNÉRALISTE

    il y a 1 mois

    Marseille 12, Bouches-du-Rhône, France Appel Médical Temps plein

    MarqueParce que la santé est un enjeu essentiel, dont l'humain est la pierre angulaire, les femmes et les hommes d'Appel Médical sont engagés depuis plus de 50 ans aux côtés des soignants.Grâce à notre expertise métiers, nos spécialistes sauront vous accompagner au quotidien pour concrétiser vos souhaits professionnels.Notre agence se...

  • INFIRMIER PUÉRICULTRICE DE

    il y a 4 semaines

    Marseille 03, Bouches-du-Rhône, France Agence Appel Médical Petite Enfance PACA Temps plein

    Appel Médical est LE spécialiste de l'emploi dans les domaines du médical et de la santé. Avec une équipe dédiée près de chez vous, nous vous accompagnons au quotidien dans vos projets de carrière. Notre agence se distingue par son expertise dans le domaine de la petite enfance, offrant un accompagnement adapté aux candidats et aux...

  • INFIRMIER PUÉRICULTRICE DE

    il y a 4 semaines

    Marseille 06, Bouches-du-Rhône, France Agence Appel Médical Petite Enfance PACA Temps plein

    Parce que la santé est un enjeu essentiel, dont l'humain est la pierre angulaire, les femmes et les hommes d'Appel Médical sont engagés depuis plus de 50 ans aux côtés des soignants.Grâce à notre expertise métiers, nos spécialistes sauront vous accompagner au quotidien pour concrétiser vos souhaits professionnels. Notre agence se distingue...

  • INFIRMIER PUÉRICULTRICE DE

    il y a 4 semaines

    Marseille 14, Bouches-du-Rhône, France Agence Appel Médical Petite Enfance PACA Temps plein

    Appel Médical, c'est la référence du recrutement médical, paramédical, médico-social et pharmaceutique. 7000+ offres d'emploi en intérim,vacation, CDD, CDI et 180 agences partout en France ! Soignants, votre futur emploi est sûrement chez Appel Médical ! Notre agence se distingue par son expertise dans le domaine de la petite enfance,...

  • INFIRMIER PUÉRICULTRICE DE

    il y a 4 semaines

    Marseille 08, Bouches-du-Rhône, France Agence Appel Médical Petite Enfance PACA Temps plein

    Appel Médical, c'est la référence du recrutement médical, paramédical, médico-social et pharmaceutique. 7000+ offres d'emploi en intérim,vacation, CDD, CDI et 180 agences partout en France ! Soignants, votre futur emploi est sûrement chez Appel Médical ! Notre agence se distingue par son expertise dans le domaine de la petite enfance,...

  • AUXILIAIRE DE CRÈCHE

    Il y a 2 mois

    Marseille 06, Bouches-du-Rhône, France Agence Appel Médical Petite Enfance PACA Temps plein

    Appel Médical est LE spécialiste de l'emploi dans les domaines du médical et de la santé. Avec une équipe dédiée près de chez vous, nous vous accompagnons au quotidien dans vos projets de carrière. Notre agence se distingue par son expertise en petite enfance, un domaine essentiel pour le bien-être et le développement des jeunes enfants. ...

  • médecin généraliste H/F Marseille Bataillon des marins pompiers de Marseille

    Il y a 2 mois

    Marseille, Bouches-du-Rhône, France Bataillon des Marins Pompiers de Marseille Temps plein

    Le bataillon des marins pompiers de Marseille recrute pour son service médical d'unité un médecin généraliste H/F : Travail en réseau de santé (infirmiers, médecins, psychologues du BMPM, hôpital militaire). Secrétariat, outils numériques dédiés. Appareil d'échographie de haute performance, table d'ostéopathie, salle de soins...

  • AUXILIAIRE DE CRÈCHE

    il y a 4 semaines

    Marseille 06, Bouches-du-Rhône, France Agence Appel Médical Petite Enfance PACA Temps plein

    Appel Médical est LE spécialiste de l'emploi dans les domaines du médical et de la santé. Avec une équipe dédiée près de chez vous, nous vous accompagnons au quotidien dans vos projets de carrière. Notre agence se distingue par son expertise dans le domaine de la petite enfance, offrant un accompagnement adapté aux candidats et aux...

  • AUXILIAIRE DE CRÈCHE F/H

    il y a 4 semaines

    Marseille 16, Bouches-du-Rhône, France Agence Appel Médical Petite Enfance PACA Temps plein

    Prenez un instant pour échanger sur vos envies professionnelles et découvrir un monde d'opportunités avec Appel Médical ! Que vous soyez en recherche ou en veille, que vous souhaitiez une mission courte ou longue, nos consultants seront attentifs à vos projets de carrière. Notre agence se démarque par son expertise en petite enfance, un domaine...

  • Responsable de projet technique

    il y a 3 jours

    Marseille, Bouches-du-Rhône, France APHM Temps plein

    CHEF(FE) DE PROJET TECHNIQUE PROJET ENTREPÔT DE DONNÉES DE SANTÉ1 L’ASSISTANCE PUBLIQUE-HÔPITAUX DE MARSEILLEAvec 4 hôpitaux et 3 400 lits, l’Assistance Publique - Hôpitaux de Marseille (AP-HM) est le 3ème Centre Hospitalier Universitaire de France. C’est aussi le premier employeur de la région, avec plus de 12 000 salariés et près de 2000...

  • Médecin du Travail H/F

    Il y a 6 mois

    Marseille, Bouches-du-Rhône, France Groupe Snef Temps plein

    La société SNEF recherche actuellement un Médecin du travail pour rejoindre son équipe. En tant que Médecin du travail, vous serez responsable de veiller à la santé et à la sécurité des salariés de l'entreprise.Dans le cadre de vos missions, vous aurez notamment pour responsabilités de :- Réaliser les visites médicales réglementaires et...

  • Pharmacien/Pharmacienne Affaires Pharmaceutiques

    il y a 3 jours

    Marseille, Bouches-du-Rhône, France Manpower France Temps plein

    Manpower Life Science Lyon, division spécialisée dans le recrutement pour les industries de la Santé, accompagne ses clients dans leurs projets de recrutement stratégique et de développement.Nous recherchons, pour le compte de notre client, acteur majeur dans le domaine du développement et de la commercialisation de solutions innovantes répondant à...

  • AUXILIAIRE DE CRÈCHE

    il y a 3 semaines

    Marseille 08, Bouches-du-Rhône, France Agence Appel Médical Petite Enfance PACA Temps plein

    Appel Médical, une équipe d'experts de l'emploi qui s'implique pour prendre soin de votre carrière dans les métiers de la santé et du médico-social. Notre agence se démarque par son expertise en petite enfance, un domaine où notre équipe excelle. Notre client est un établissement à MARSEILLE 08 proposant des services de qualité en...

  • Médecin santé publique

    il y a 3 jours

    Marseille, Bouches-du-Rhône, France Service de Santé des Armées Temps plein

    Le centre épidémiologie et de santé publique des armées de Marseille recrute un médecin spécialiste en santé publique H/F pour la surveillance épidémiologique dans les armées. Rejoignez-nous!MISSIONS :Valide, analyse, interprète les informations Investigue les urgences de santé publique, les émergences et les épidémiesDans ce cadre, peut être...