Assistant administratif bureau

il y a 4 semaines


Paris, Ile-de-France Cabinet Daniel Tostado Temps plein

Description du poste d’assistant(e) administratif

Intitulé du poste :

Assistant(e) administratif


Format du poste


CDI à temps complet, 35h


Ce poste est destiné à un(e) assistant(e) en temps plein.


Nous sommes un jeune cabinet d’avocat en pleine croissance (nous sommes actuellement 12 : un avocat, 10 juristes, et une office manager.) Nous exerçons le droit des étrangers en France : visas, titres de séjour et naturalisation.


Profil :

Il y a trois aspects principaux que nous recherchons chez un(e) candidat(e) :

· Un niveau sans faille d’anglais et de français

· Un très bon niveau de service clientèle

· Une passion pour le sujet des étrangers en France

Missions principales


Les missions proposées incluent :


· Volet gestion des clients

· Préparer des notes à l’avance pour les consultations entre l’avocat et les clients

· Envoyer des lettres d’engagement

· Créer des factures et les envoyer

· Préparation des dossiers client

· Gestion de la boîte mail, veiller à ce qu'aucun courriel ne reste sans réponse

· Volet gestion du bureau / matériel bureaucratique

· Préparation de la salle pour les consultations

· Configuration des ordinateurs et des téléphones

· Volet administratif

· Gérer les agendas du cabinet : l'annulation ou la reprogrammation des consultations

· Mettre à jour les données dans nos systèmes (par exemple Excel, Trello, etc.)

· Répondre aux questions des clients lors des appels téléphoniques


Les tâches pourront être amenées à évoluer en fonction des besoins du cabinet.


Compétences indispensables :


· La maitrise parfaite de l’anglais et du français professionnel est indispensable tant à l’oral qu’à l’écrit. La majorité des consultations et des échanges avec la clientèle sont en anglais. Dès lors, un niveau académique en anglais ne sera pas suffisant. Merci d’indiquer précisément votre niveau d’anglais et de français lors de votre candidature, ce qui nous permettrait d’apprécier au mieux votre comptabilité avec ce poste.


· Être en confiance et avoir un sens d’initiative en prenant contact avec les clients par mail ou téléphone

· Avoir un œil aiguisé pour le détail (notamment pour les fautes d’orthographes, les erreurs de grammaire, la présentation et la mise en page d’un document, etc.)


· Un excellent sens de l’organisation – « Inbox Zéro » comme objectif (c.a.d. une bonne attention et réactivité aux mails reçus) et une attention particulière aux missions journalières du cabinet afin d’être à jour des demandes.

Veuillez noter que :

· Il n’y a pas de minimum d’années d’expérience professionnelle – vous aurez la capacité de les développer et de vous professionnaliser au sein du cabinet. Il s’agit d’un poste où en travaillant, vous allez apprendre.


Objectifs pour les 12 premiers mois


· Maîtriser le fonctionnement du cabinet d’avocat – les différentes démarches et procédures au sein du cabinet

· Maîtriser les différents outils de travail : Outlook et Microsoft Sharepoint

· Obtenir une connaissance approfondie des démarches des immigrants en France


Conditions de travail et rémunération


· Rémunération : un salaire brut annuel autour de 25 000€

· Télétravail – ce poste est hybride puisque vous serez partiellement en bureau à Paris (2-3 jours ou plus par semaine) et à distance. Ce poste requiert une résidence en Ile de France.



Cabinet Daniel Tostado, avocat à la cour

social@danieltostado.com


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