Administrative Assistant

il y a 4 semaines

Paris, Île-de-France UNESCO Temps plein
OVERVIEW

Post Number : CI/PA 022

Grade : G-5

Parent Sector : Communication and Information Sector (CI)

Duty Station: Paris

Job Family: Administration

Type of contract : Project Appointment

Duration of contract : 1 year

Recruitment open to : Internal and external candidates

Application Deadline (Midnight Paris Time) : 10-JUNE-2024 (EXTENDED)

UNESCO Core Values: Commitment to the Organization, Integrity, Respect for Diversity, Professionalism

Duration of contract: 1 year with the possibility of extension subject to availability of funds and satisfactory performance.

Only candidates who are entitled to work in France may apply to this position.

OVERVIEW OF THE FUNCTIONS OF THE POST

The Communication and Information Sector's mission is to promote freedom of expression, media development and media literate societies, and to build knowledge societies through fostering universal access to information, innovation for sustainable development and the preservation of documentary heritage. (The role of this vacant position does not include responsibility for UNESCO's wider external communications, which is managed by the Division for Communications and Public Engagement.)

Under the overall authority of the Assistant Director-General for Communication and Information (ADG/CI), and the direct supervision of the Finance and Administrative Officer, the incumbent provides financial and administrative services in full compliance with the UNESCO rules, regulations and procedures to support the planning, implementation and management of regular programme funds, and projects funded by voluntary contributions of the Cl Sector, in particular the Section for Freedom of Expression and Safety of Journalists (CI/FMD/FEJ), towards the implementation of its programmes.

Long Description

General Accountabilities:

Act as certifying officer up to the authorized level delegated by the Chief Financial Officer. Draft and prepare routine correspondence, memoranda and non-substantive reports. Maintain confidential and general files and establish reference systems. Assist in the preparation of budgetary and financial reports, statistics, or projections for managers' use. Review draft reports, verify overall accuracy and consistency and cross-check consistency of figures. Provide guidance and interpretation on non-complex administrative rules, regulations and procedures.

Financial Accountabilities:

Assist and inform the supervisor on financial statuses, by using management information systems and reporting. Record and reconcile accounting transactions. Verify and process payments and budgetary transactions. Travel: assist and provide guidance in the preparation of travel plans, review travel claims, prepare travel orders and issue travel advances. Maintain specific accounts, calculate and compile financial data and prepare routine reports. Generate expenditure reports from the automated systems. Provide assistance and guidance to staff on basic financial procedures, requirements related to payments and currency provisions. Verify contractual files and supporting documents, partner roles, responsibilities, deliverables, mandatory reporting and assurance mechanisms, funds transfer modalities and conditions for collaboration. Carry out control checks on all contracts and funds reservations to ensure proposed commitment complies with policy, procedures and administrative process details, and steps are followed.Long Description

Budget Accountabilities:

Monitor and control commitments and expenditures. Prepare detailed cost estimates and other data for use in budget analysis and proposals. Keep track of budget levels and alert the supervisor and concerned managers to avoid potential shortfalls in funds (validating information and identifying any errors or irregularities). Generate expenditure reports from automated information system databases, compile budget data and prepare ad-hoc reports. Assist in the preparation, cost estimation and finalization of budget reports, carry out preliminary analysis of variances between budgets and actual expenditures, and cross check consistency of figures. Review overall accuracy and consistency of draft reports and cross-check consistency of figures. Identify any other anomalies and errors, alert the supervisor and undertake transactions to correct errors/omissions. Respond to enquiries and follow-up on funding or contractual initiatives.



Additional activities that may be required to ensure the success of the work of the team.

Provide back-up assistance to other AO assistants in their absence. COMPETENCIES (Core / Managerial)
Accountability (C)Communication (C)Innovation (C)Knowledge sharing and continuous improvement (C)Planning and organizing (C)Results focus (C)Teamwork (C)Professionalism (C)-
For detailed information, please consult the UNESCO Competency Framework.
REQUIRED QUALIFICATIONS

Education

Completed secondary, technical or vocational education. Diploma or certification in accounting, finance or administration.

Work Experience

At least five (5) years of relevant work experience in the areas of accounting, finance or administration.

Skills/Competencies

Excellent analytical and problem-solving skills. Good organizational and coordination skills, ability to take initiatives, establish priorities and monitor own work plans. Excellent communication and interpersonal skills, strong service/client orientation and ability to deal efficiently with partners at different levels within and outside the Organization. Attention to detail, discretion, tact and diplomacy. Ability to work as part of a team, in a multicultural environment, and provide efficient, quality and timely support and services. Capacity to work efficiently under pressure and flexibility to adjust work schedules. Excellent IT skills, including office software such as Word, Excel, PowerPoint and Outlook.

Languages

Excellent knowledge of English or French and good knowledge of the other language.DESIRABLE QUALIFICATIONS

Work Experience

Experience in the use of UNESCO standard applications SAP, SISTER, DUO. Relevant experience in the United Nations System or other international organizations.

Skills/Competencies

Knowledge of UNESCO's financial and administrative rules and regulations. Knowledge of UN rules and procedures as well as administrative practices.


Languages

Knowledge of another official language of UNESCO (Arabic, Chinese, Russian and/or Spanish). BENEFITS AND ENTITLEMENTS

UNESCO's salaries consist of a basic salary and other benefits which may include if applicable: 30 days annual leave, family allowance, medical insurance, pension plan etc.

The approximate annual starting salary for this post is Euros.

For full information on benefits and entitlements, please consult our Guide to Staff Benefits.

SELECTION AND RECRUITMENT PROCESS

Please note that all candidates must complete an on-line application and provide complete and accurate information. To apply, please visit the UNESCO careers website. No modifications can be made to the application submitted.

The evaluation of candidates is based on the criteria in the vacancy notice, and may include tests and/or assessments, as well as a competency-based interview.

UNESCO uses communication technologies such as video or teleconference, e-mail correspondence, etc. for the assessment and evaluation of candidates.

Please note that only selected candidates will be further contacted and candidates in the final selection step will be subject to reference checks based on the information provided.


Footer

UNESCO recalls that paramount consideration in the appointment of staff members shall be the necessity of securing the highest standards of efficiency, technical competence and integrity. UNESCO applies a zero-tolerance policy against all forms of harassment. UNESCO is committed to achieving and sustaining equitable and diverse geographical distribution, as well as gender parity among its staff members in all categories and at all grades. Furthermore, UNESCO is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Candidates from non- and under-represented Member States (last update here) are particularly welcome and strongly encouraged to apply. Individuals from minority groups and indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the highest level of confidentiality. Worldwide mobility is required for staff members appointed to international posts.

UNESCO does not charge a fee at any stage of the recruitment process.



  • Assistant Administratif

    il y a 2 semaines

    Paris, Île-de-France Altice Media - BFM RMC Temps plein

    Intitulé du posteAssistant administratif H/F - BFMTVDescription de la missionAu sein de la rédaction de BFMTV, nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve)En binôme avec l'assistante administrative, vos missions seront :- L'assistanat de la direction de la rédaction et de la Rédaction en général- La gestion administrative et RH des permanents...

  • Assistant Administratif

    il y a 2 semaines

    Paris, Île-de-France Stand Up Formation Temps plein

    Assistant Administratif (H/F)A propos de l'entreprise:Nous sommes à la recherche d'un(e) Assistant(e) Administratif(ve) EN ALTERNANCE pour rejoindre notre équipe dynamique. Si vous êtes passionné(e) par l'administration et le service client, cette opportunité est faite pour vous.Description du poste:Aperçu du poste:En tant qu'Assistant Administratif...

  • Assistant Administratif/assistante Administrative

    il y a 2 semaines

    Paris 16 Passy, Île-de-France CNRS Temps plein

    Date Limite Candidature : jeudi 26 janvier 2023**Informations générales**:Référence : INS1660-CATHEL-004Nombre de Postes : 1Lieu de travail : PARIS 16Date de publication : jeudi 5 janvier 2023Type de contrat : CDD Technique/AdministratifDurée du contrat : 12 moisDate d'embauche prévue : 10 février 2023Quotité de travail : Temps completRémunération...

  • Assistant Administratif

    il y a 2 semaines

    Paris, Île-de-France Walters People Temps plein

    Nous recrutons un(e) assistant(e) administratif(ive) H/F pour une société spécialisée dans le secteur des composants électronique.En qualité d'assistant(e) administratif(ive) H/F, vous serez rattaché(e) au Directeur administratif et financier.La fourchette de rémunération est comprise entre et euros.Le poste est basé à Créteil.Vos missions sont:-...

  • Assistant Administratif

    il y a 2 semaines

    Paris, Île-de-France Adecco Temps plein

    **Votre mission**:Nous recherchons actuellement un(e) Assistant Administratif h/f pour un CDI au service Certification d'une centrale d'achatsLes missions sont les suivantes:- Compilation, suivi et mise en forme de données et d'indicateurs- Archivage, courrier, prise d'appel...- Analyser les demandes effectuées auprès du service et y répondre ou...

  • Assistant Administratif

    il y a 2 semaines

    Paris, Île-de-France Calypse Temps plein

    Prise de poste non définie Baccalauréat ParisNombre de postes non défini CDD (6 mois) Rémunération non définie**Description du poste et des missions**:**Poste**Assistant Administratif - Secteur Pharmaceutique**Missions**En tant qu'assistant(e) de l'équipe de développement international- Développement clinique en oncologie EMEA, vous serez chargé(e)...

  • Assistant Administratif

    il y a 2 semaines

    Paris, Île-de-France Festou Intérim Rouen Temps plein

    **L'entreprise**Notre société créée en 1998, s'illustre aujourd'hui grâce à sa volonté de développer son offre sur le territoire et en Europe.Notre finalité est de répondre aux besoins de recrutements temporaires et permanents : Intérim, CDD, CDI, CDI intérimaire, formations et conseils de nos clients partenaires ainsi qu'aux nouvelles attentes...

  • Assistante Administrative

    il y a 2 semaines

    Paris, Île-de-France EPITECH Temps plein

    **EPITECH, expert en recrutement, recherche pour l'un de ses clients, 1 **assistante administrative H/F**.****Rôle & Mission**:La cabinet de recrutement EPITECH recherche un(e) assistant(e) administratif pour l'un de ses client.Les missions principales de ce poste sont:- Gérer et maintenir des dossiers administratifs précis et à jour.- Assister les...

  • Assistant Administratif

    il y a 2 semaines

    Paris, Île-de-France Adsearch Temps plein

    Adsearch vous propose des milliers d''opportunités de carrières dans toute la France pour les profils d''experts, cadres et managers. Que ce soit pour un emploi ou pour une mission, Adsearch c''est le cabinet de recrutement qu''il vous faut Retrouvez toutes nos offres d'emploi en CDI, CDD, Intérim et Freelance sur notre site internet Assistant...

  • Assistant Administratif

    il y a 2 semaines

    Paris, Île-de-France ArchiBat FR Temps plein

    Cette agence composée d'une trentaine de collaborateurs et basée à Paris et à Nantes développe des projets de paysage, d'espaces publics et d'urbanisme.Archibat RH recherche:**Un Assistant Administratif (H/F)**L'agence de Paris recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e) pour accompagner le pôle administratif composé d'une responsable...

  • Assistant Administratif

    il y a 2 semaines

    Paris, Île-de-France OXILA Temps plein

    **NOTRE SOCIÉTÉ**:OXILA propose les compétences métiers de ses assistants administratifs pour conduire les projets de ses clients.OXILA c'est un réseau de 24 agences réparties sur le territoire national.Oxila est une entreprise handi-accueillante.**VOTRE MISSION**:Afin d'accompagner notre client, cabinet d'avocat international, Oxila recrute pour un...

  • Assistant Administratif

    il y a 2 semaines

    Paris, Île-de-France Adsearch Temps plein

    **Assistant Administratif (H/F) - Intérim****En Bref : Paris - Intérim 1 mois - Assistant Administratif H/F - 24/26K - Cabinet dAudit - Prise de poste rapide**Adsearch est une société de conseil en recrutement spécialisé. Aujourdhui, ce sont plus dune centaine de consultants répartis dans 12 Divisions expertes et 11 Bureaux dans les plus grandes...

  • Assistant Administratif

    il y a 2 semaines

    Paris, Île-de-France ADSEARCH Temps plein

    **Assistant Administratif (H/F) - CDI****En Bref : Paris - CDI - Assistant Administratif H/F - 28/34K - Cabinet d'Audit - Prise de poste rapide**Adsearch est une société de conseil en recrutement spécialisé. Aujourd'hui, ce sont plus d'une centaine de consultants répartis dans 12 Divisions expertes et 11 Bureaux dans les plus grandes villes françaises...

  • Assistant Administratif

    il y a 2 semaines

    Paris, Île-de-France Page Personnel Temps plein

    Poste de Assistant Administratif - Temps Partiel H/FEn tant qu'Assistant Administratif, vous jouez un rôle clé pour assurer le bon fonctionnement de l'entreprise. Vos missions principales incluent : * Accueil physique des visiteurs et orientation, * Gestion des appels internes, * Réservation des salles de réunion, * Commandes de repas, * Coordination...

  • Assistant Administratif

    il y a 2 semaines

    Paris, Île-de-France LOXAM BUS Temps plein

    **Description de l'entreprise**LOXAM est le n°1 de la location de matériel en Europe et 3e loueur mondial pour le BTP, l'évènementiel et l'industrie. Depuis sa création en 1967, LOXAM n'a de cesse de poursuivre sa stratégie de développement. Aujourd'hui, le réseau LOXAM se compose de plus de 1 100 agences implantées sur 30 pays. Constamment à la...

  • Assistant Administratif

    il y a 2 semaines

    Paris, Île-de-France EPITECH Temps plein

    **EPITECH, expert en recrutement, recherche pour l'un de ses clients, 1 **Assistant administratif H/F**.****Rôle & Mission**:En tant qu'assistant administratif, votre mission principale consiste à soutenir les opérations quotidiennes d'un bureau ou d'une entreprise en effectuant diverses tâches administratives.Gestion de l'agenda:Planifier et organiser...

  • Assistant Administratif

    il y a 2 semaines

    Paris, Île-de-France EPITECH Temps plein

    **EPITECH, expert en recrutement, recherche pour l'un de ses clients, 1 **Assistant administratif H/F H/F**.****Rôle & Mission**: En tant qu'assistant administratif, votre principale responsabilité est de fournir un soutien administratif efficace à une équipe, un département ou une organisation pour les aider à accomplir leurs tâches quotidiennes....

  • Assistant Administratif

    il y a 2 semaines

    Paris, Île-de-France SOPRIBAT Temps plein

    Entreprise reconnue dans les métiers du second œuvre, recherche pour son département « sinistre » une assistante administrative, qui aura principalement comme mission:- Gestion informatique des dossiers- Prise de rendez-vous- Planification des travaux- Mise à jour des outils de reporting- Création administrative des dossiersVous êtes Motivé(e),...

  • Assistant Administratif

    il y a 2 semaines

    Paris, Île-de-France mateam Temps plein

    Nombre de postes : 1Métier:Assistant administratif H/FContexte:Agence évenementielleMissions:Accueil téléphonique, Gestion administrative, Mise à jour de dossiers, Administration du personnel, Gestion de contrats de travail, Constitution de dossiers, Préparation de promesses d'embauche, Préparation de contrats de travail, Déclaration d'éléments de...

  • Assistant Administratif

    il y a 2 semaines

    Paris, Île-de-France Oxila Temps plein

    **NOTRE SOCIÉTÉ**:OXILA propose les compétences métiers de ses assistants administratifs pour conduire les projets de ses clients.OXILA c'est un réseau de 24 agences réparties sur le territoire national.Oxila est une entreprise handi-accueillante.**VOTRE MISSION**:Dans le cadre du développement de nos activités dans le secteur du droit, nous...