Coordinateur Administration projet Accès en région H/F

Nous recherchons un Coordinateur Administration projet Accès en région (H/F) qui aura pour mission principale l'administration des projets (événements externes) : de la préparation des documents permettant le montage du projet en passant par la rédaction des contrats jusqu'au suivi de la réalisation du projet afin de de garantir le respect des délais et de la réglementation.

Vous serez responsable de l'archivage et de la traçabilité des projets en cas d'audit interne.

Vous contribuez à l'optimisation de la gestion opérationnelle et financière des projets en collaboration avec les différentes parties prenantes. Vous êtes le point de contact privilégié entre le siège et le terrain.

Activités principales :

Pilotage de l'administration et logistique des projets : 20% à 40%

Responsable de l'administration des événements externes et de l'organisation de la logistique en étroite collaboration avec les prestataires

Gère le suivi des contrats pour les projets

Initie les points opérationnels avec les personnes en charge des projets afin de suivre les activités en cours, la planification des projets à venir et en rédige les comptes-rendus

En fonction des activités spécifiques de la direction, coordonne des projets internationaux

Peut-être amené à coordonner en autonomie les événements, à apporter un support sur la production de matériel non promotionnel (mise en page des supports power point, digitalisation des supports...) et à saisir certains éléments dans les outils en place (exemple Promomat)

Responsable du suivi des engagements budgétaires : 20% à 30%

Suit le budget de chaque projet et alerte en cas de problématique

Organise et prépare les points budgétaires avec le responsable du projet

Établit et suit les provisions, la facturation, les paiements des prestataires

Supervise et suit le paiement des honoraires experts en collaboration avec le prestataire externe

Facilitation des activités des équipes : 10% à20%

Assiste les équipes dans leurs activités quotidiennes

Assure l'organisation logistique des réunions d'équipe

Facilite des interactions au sein de la direction

Responsable du classement sous un format accessible à la Direction

Suit l'intégration des nouveaux arrivants

Fournit le matériel et les outils mis à disposition de la Direction

Coordonne les interactions entre le siège et le terrain

Responsable de l'amélioration continue des process existants ainsi que les méthodes de travail

Facilite les audits internes et amélioration continue des procédures internes : 10% à 15%

Coordonne les audits internes :

Prépare les documents en amont de l'audit, coordonne les rendez-vous avec les membres de l'équipe, s'assure du bon déroulé de l'audit

Réalise un pré-audit en amont à destination de son manager

Assure un premier niveau de réponse aux auditeurs internes

Responsable de la mise en place des actions d'amélioration continue en lien avec l'audit et suit les actions mises en place en tant que chef de projet

Dans un cadre d'amélioration continue, il veille au respect et au maintien de la méthodologie de l'administration des projets

Profil :

Minimum Bac+2 de type Attaché(e) de manager/Assistante de Direction, vous avez une expérience sur de la coordination administrative de projets

Maîtrise du Pack Office

A l'aise avec les outils digitaux

Avoir une expérience sur un rôle d'assistanat

Anglais professionnel exigé

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Employee Status: Regular

Relocation:

VISA Sponsorship:

Travel Requirements:

Flexible Work Arrangements:Not Applicable

Shift:

Valid Driving License:

Hazardous Material(s):

Job Posting End Date:09/30/2024

*A job posting is effective until 11:59:59PM on the day BEFORE the listed job posting end date. Please ensure you apply to a job posting no later than the day BEFORE the job posting end date.

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