Responsable du Bureau du Courrier de la Présidence H/F

Présentation de l'entreprise

HumainEA, cabinet de recrutement spécialisé dans le sourcing et la qualification de candidats, recherche pour l'Assemblée nationale, un responsable du bureau du courrier de la présidence (H/F). Poste à pourvoir dès que possible en contrat de droit public d'une durée de 3 ans à temps plein à Paris, renouvelable, CDIsable (7ème arrondissement).

Mission

Au sein du Secrétariat général de la Présidence (division du Secrétariat général - SGAP), le chef du bureau du courrier de la Présidence est placé sous l'autorité de la Cheffe de cabinet et de la Directrice de cabinet de la Présidence.

Encadrement et coordination

- Encadre les agents affectés au bureau du courrier de la présidence: un administrateur fonctionnel de la solution de gestion électronique des documents (GED) et un rédacteur polyvalent, tous deux de catégorie B;

- Veille au respect des règles de sécurité et de confidentialité de tous les documents et informations circulant au sein du bureau du courrier de la présidence;

-Met en place les objectifs et les nouveaux projets conçus avec la direction du cabinet;

-Elabore et fait valider par la direction le planning et les demandes de congés.

Gestion du courrier de la présidence et de la permanence téléphonique

-Fait valider le circuit du courrier et les réponses types émanant du bureau du courrier de la présidence par la Cheffe de cabinet;

- Supervise l'établissement du bilan statistique hebdomadaire issu des données de l'application GED en fonction des demandes exprimées par le cabinet;

- Veille à l'application de toutes les procédures du bureau du courrier de la Présidence;

-Supervise l'archivage réalisé par la Direction des Systèmes d'Information (DSI);

-Assure la permanence téléphonique à la demande des membres du cabinet de la Présidence;

Rédaction de courriers

-Rédige certains projets de réponse type à la signature de la Présidente, de la directrice de cabinet ou de la cheffe de cabinet en accord avec le cabinet;

-Supervise et contrôle la mise en ligne dans l'application des modèles de réponses à destination des Assistants de direction et de gestion suivant la charte définie par le cabinet;

-Rédige les notes de présentation du service et de synthèse pour le cabinet;

Supervision de la GED

-Gère le développement de la GED en fonction des besoins du cabinet de la Présidence et veille au bon déroulement des mises à jour du logiciel de GED;

- Validation de la préparation de la base de données de la GED sur le serveur de la présidence réalisée par la DSI

-Habilitation des postes informatiques à consulter le serveur de la présidence à la demande du cabinet ;

- Assure l'interface avec le cabinet et les services de l'Assemblée nationale (SGAP, DSI)concernant la circulation du courrier numérisé dans le logiciel de GED ;

- Présente l'application GED aux membres du cabinet.

Profil recherché

Compétences techniques

-Connaissance sur l'organisation et le fonctionnement de l'Assemblée nationale

-Management et accompagnement à la conduite du changement au sein du bureau du courrier de la Présidence;

-Rédaction de courriers et de notes;

- Bonne connaissance des outils informatiques, en particulier : Pack Office et logiciel de GED

Savoir-faire

-Travail en équipe

- Rigueur et organisation

- Respect des procédures

- Sens des responsabilités

Savoir-être

- Discrétion absolue

- Disponibilité

- Capacité d'adaptation et d'anticipation

- Capacité d'écoute et d'analyse

-Sens de l'initiative

-Sens de l'accueil et des relations humaines.

Diplôme requis: Bac +2 ou équivalent. Expérience professionnelle attendue: 5 années au moins dans le domaine d'activité

Compétences informatiques

Informations complémentaires

Conditions d'intégration

- Salaire fixe sur 12 mois à définir selon le profil;

- Poste de catégorie B dans la Fonction Publique;

- 39 h - 24 JRTT - 5 semaines de CP;

- Avantages: mutuelle, parking, restauration, remboursement à hauteur de 75% des transports en commun, forfait de mobilité durable;

- Rythmes ou conditions particulières d'exercice : du lundi au vendredi en journée, 1 jour de télétravail par semaine.