Assistant Copropriété Syndic H/F

1) Identification du poste
- Intitulé : Assistant(e) Copropriété / Assistant(e) Syndic
- Rattachement hiérarchique : Gestionnaire Copropriété / Responsable Syndic
- Relations fonctionnelles : Comptabilité copropriété, juriste, direction, prestataires, conseils syndicaux, copropriétaires
- Type de contrat : CDI
- Localisation : Versailles
- Rémunération : 30 - 37K€ selon profils + mutuelle, prévoyance, Tickets restaurants 2) Finalité du poste Assurer le support administratif, relationnel et opérationnel à l'équipe syndic afin de garantir la qualité de service, le suivi des demandes des copropriétaires et la bonne exécution des tâches courantes de gestion des immeubles.
3) Missions principales
A. Accueil et relation clients
- Répondre aux appels, mails et courriers des copropriétaires, conseils syndicaux et prestataires.
- Accuser réception, qualifier les demandes, assurer le suivi et relancer si besoin.
- Gérer les réclamations de premier niveau avec un souci de pédagogie et de délai.
B. Gestion administrative courante
- Tenir à jour les fiches immeubles, copropriétaires, lots, contacts et documents.
- Rédiger et mettre en forme courriers, notes, convocations, comptes rendus simples.
- Classer/archiver (numérique et/ou papier) : contrats, diagnostics, attestations, PV, devis, factures, sinistres.
- Suivre la conformité documentaire (assurances, entretiens obligatoires, contrats).
C. Assemblées générales et conseils syndicaux (support)
- Préparer les documents : convocations, ordre du jour, annexes, émargements, pouvoirs.
- Assurer l'envoi (postal et/ou électronique) et le suivi des retours.
- Aider à la préparation des résolutions et du dossier AG.
- Après AG : diffusion du PV (selon process interne), mise à jour des décisions, suivi des actions.
D. Travaux, interventions et sinistres (support)
- Enregistrer les demandes d'intervention, solliciter des devis, planifier les interventions.
- Suivre l'avancement : relances prestataires, retours clients, éléments techniques.
- Aider au suivi des sinistres : déclaration, pièces, échanges assurances/expert, coordination.
E. Interface avec la comptabilité copropriété
- Transmettre/collecter les informations nécessaires (devis, factures, contrats).
- Saisie comptable, affectation de factures (évolution possible)
- Suivre les circuits de validation (bon à payer/bon à commander selon organisation).
- Participer à la préparation de documents financiers pour l'AG (selon périmètre). 4) Activités secondaires (selon organisation)
- Mise à jour de l'extranet copropriétaires et publication de documents; immatriculation et/ou mise à jour du Registre des Copropriétés.
- Participation aux campagnes de mise à jour (RGPD, coordonnées, RIB, etc.).
- Aide ponctuelle au gestionnaire sur les courriers juridiques simples (modèles).
- Contribution à l'amélioration des process (templates, checklists, délais standards). 5) Compétences requises Savoirs / connaissances
- Connaissance de base de la copropriété (Loi 1965, décret 1967 - notions).
- Notions sur AG, contrats d'entretien, sinistres, travaux.
- Culture service client et gestion des priorités.
Savoir-faire
- Très bonne expression écrite et orale.
- Maîtrise des outils bureautiques (Word/Excel/Outlook) et outils collaboratifs.
- Capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle, à relancer et à tracer.
- Rigueur administrative : contrôle des pièces, classement, suivi.
Savoir-être
- Sens du service, diplomatie, calme en situation tendue.
- Esprit d'équipe, fiabilité, confidentialité.
- Réactivité, organisation, autonomie progressive. 6) Profil recherché
- Formation : Bac à Bac +2/3 (immobilier, assistanat, gestion, droit)
- Expérience : 1 à 3 ans en syndic/immobilier (ou junior motivé avec alternance/stage)
- Atout : expérience relation client + environnement multi-interlocuteurs 7) Outils / logiciels (à adapter)
- Logiciel syndic : Neoteem
- Extranet, GED, signature électronique, visioconférence
- Google Workspace 9) Conditions de travail (optionnel)
- Horaires : (ex. 9h-12h30 / 14h-18h)
- Déplacements : occasionnels : AG le soir, visites si besoin