Assistant de Direction

DYNAMIS RH est un cabinet de recrutement et agence de travail temporaire présent sur 3 divisions métiers : 
la Comptabilité/Gestion, les Ressources Humaines/Paie/Juridique et les métiers du WEB/IT/Digital.
Implantés à Paris, nous développons quotidiennement notre présence à travers la France.
Dans le cadre d'un remplacement suite à un départ, vous intégrez une structure de 22 collaborateurs qui appartient à un groupe leader dans la restauration de monuments.

Sous la responsabilité du Responsable de l'agence et d'un Directeur régional, voici vos missions :

1/ Assurer le suivi administratif et financier des chantiers en lien avec les conducteurs de travaux et le responsable d'agence :
- Gérer les factures fournisseurs / bons de commandes, les factures frais généraux,
- Effectuer le rapprochement bancaire et les relances
- Editer et suivre les dossiers de chantiers
- Gérer les contrats, déclarations fiscales et autre, mise en place des cautions bancaires, suivi des factures clients
- Préparer et suivre les contrats de sous-traitance, saisir les roulages
- Commander les EPI et les vêtements de travail, en assurer un suivi

2/ Assurer le suivi administratif de l'agence et la gestion de l'information :
- Gérer l'accueil, les courriers entrants et sortants ainsi que les documents internes du groupe
- Gérer le standard téléphonique, prise de messages claire et transmission aux intéressés
- Assurer la transmission des informations en interne et en externe
- Commander les fournitures / consommables

3/ Être l'interlocuteur de l'entreprise sur la gestion administrative du personnel :
- Etablir les contrats de travail et d'alternance
- Collecter les documents relatifs à l'embauche et faire les déclarations obligatoires (URSSAF, caisse des congés et Probtp, adhésion mutuelle) et commander la carte BTP
- Suivre les arrêts de travail / AT, les visites médicales, les congés et les heures des intérimaires
- Contrôler les bulletins de paie
- Saisir les pointages dans l'ERP et les transmettre au siège pour la paie
- Suivre le parc de véhicules : cartes carburant, contraventions, sinistres
- Gérer avec le directeur et suivre le plan de formation, les formations obligatoires et autres actions de formation ainsi que les entretiens individuels
- Assurer la mise à jour du registre du personnel

4/ Gérer les appels d'offres :
- Préparer les pièces administratives
- Diffuser et déposer sur la réponse sur Chorus
- Être en veille sur les affaires commerciales en lien avec le responsable d'agence

Statut non cadre aux 38h

Passation prévue
Formation Bac +2 minimum en assistanat administratif ou gestion PME/PMI
Minimum de 8 à 10 ans d'expérience dans un poste similaire, de préférence dans une PME du secteur BTP (rapprochement factures fournisseurs et RH).
La maîtrise du pack informatique est indispensable.
Excellente connaissance des marchés publics et de leurs procédures.

Qualités recherchées :
- Capacité d'organisation, autonomie, rigueur et sens du travail en équipe
- Bonne résistance au stress / assertivité
- Excellentes compétences en communication écrite et verbale

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